小區質量保修階段工程和設備管理監控規程制度
小區質量保修階段工程和設備管理監控規程
1.0目的
為入伙后房屋、設備設施進入免費保修階段提供操作指引,以便及時處理客戶報修和確保各類設備設施正常安全運行。
2.0范圍
適用于房地產開發公司和其下屬的物業管理公司(以下稱地產、物業)。
3.0職責
3.1物業公司負責編制、發布和修訂本工作規程。
3.2地產公司工程部負責對入伙及保修階段工程質量問題的處理。
3.3地產工程部負責監督、督促各施工單位工程質量問題的處理工作。
3.4地產對保修期內的房屋和設備質量問題承擔管理責任。
3.5物業公司負責在保修階段對設備設施進行日常管理和巡查。
4.0方法和過程控制
4.1工程質量問題處理方法
4.1.1地產在入伙前,需結合具體情況確定工程質量返修的管理辦法。目前工程質
量返修問題的處理主要有兩種方式:a、由地產直接負責跟進處理;b、地產委托物業代理跟進服務。
4.1.1.1由地產直接負責跟進處理
1)物業任一部門接到客戶反映的工程質量問題時,須予以記錄,并反饋至地產相關部門;
2)地產相關部門通知施工方并會診、約定維修時間,跟進、驗收、交付、記錄等,并將處理信息反饋給物業,以便協助處理和跟進;
3)地產工程部每月需統計并填報《工程質量保修記錄表》,并報地產總公司;
4)在處理過程中,積極與客戶進行溝通,防止問題的升級。
4.1.1.2地產委托物業代理跟進服務
1)地產與物業在入伙前簽訂工程返修委托代理合同或施工方、地產、物業簽定三方協議,明確工作方法及相關責任;
2)為物業便于管理,地產并將施工方的保證金轉至物業直接管理。物業內部須制訂保證金的扣罰審批流程,并將扣罰標準通知施工方;
3)物業負責受理業主報修、聯系施工方會診、約定維修時間,跟進、驗收、交付、記錄等工作,物業服務中心指定工程維修助理負責處理工程質量問題,
4)服務中心接到工程質量問題時,須進行記錄,并開具《房屋返修工作記錄單》,交工程維修助理負責處理。
5)工程維修助理聯系業主進行現場查看,并將查看結果記錄在《房屋返修工作記錄單》上。如查看結果為業主誤報或業主自身原因造成,無須維修或業主自行解決的,工程維修助理將《房屋返修工作記錄單》進行存檔。
6)確認為工程質量問題,工程維修助理通知施工單位負責人安排返修,施工單位負責人制定返修方案填寫在《房屋返修工作記錄單》上,并簽名確認。
7)如保修單位不履行責任,或多次返修不成功的,由物業制定返修方案,安排返修,并填寫扣款通知單交返修單位確認。
8)如為小修項目(五金配件、門窗配件等),返修完畢后,工程維修助理需對業主進行回訪,并將回訪結果的填寫在《房屋報修登記表》的備注欄。如較大維修,工程維修助理需與業主商定維修時間,與施工隊進行現場交底,并與施工隊負責人在《房屋維修任務書》上簽名確認。工程維修助理安排施工隊進場維修。維修完畢后,工程維修助理隨即進行初驗,合格后會同業主、施工隊負責人進行驗收,并請業主在《房屋返修工作記錄單》上簽名確認。
9)工程維修助理每月需匯總填報《工程質量保修記錄表》報地產工程部。
10)工程維修助理將返修資料歸檔。
4.1.2對于業主反映的普遍公共設施配套等問題,由物業提交專題報告報地產,由地產負責處理。
4.2設備保修期內的管理工作
4.2.1地產與物業按照《新建物業接管驗收指引》,辦理驗收手續,對部分在《物業管理委托合同》中未明確的設備設施免費維保的管理工作可一并交接給物業,同時對供應商保證金的扣罰流程共同進行確定。
4.2.2為在接管初期設備設施免費維保期內對施工或安裝單位的維保工作進行有效監控,地產應確保移交時,提供設備設施采購及安裝的合同復印件、維保作業計劃、維保期限及內容和其它服務承諾的復印件,設備設施供應商及安裝單位的聯系人、電話、地址等資料。
4.2.3物業應制定各類設備的保養作業指導書,包含對保修期內的設備設施的維修、保修監督工作,并嚴格按照作業指導書進行操作,填寫相關質量記錄。
4.2.4保修期內是由安裝單位/供應商進行日常保養維修的,服務中心應按照維保方提供保養計劃,將維修方每次到現場進行保養的情況記錄在《服務供方設備保養維修記錄表》上,并將日常出現的故障和服務不及時等情況在記錄表中記錄。
4.2.5電梯保修期結束后如物業公司仍須分包給社會專業公司維保的,物業公司應在電梯保修到期前二個月,著手準備供方的評估工作,確定有資格的合格供方。
4.2.6對于保修期內的各類設備,在出現或發現故障和問題時,服務中心應及時通知安裝單位處理,如影響到業主使用的,應同時做好防范措施。服務中心將故障及處理情況進行詳細記錄在《保修期內設備故障處理記錄表》,報送物業公司和地產公司相關部門。
5.0支持性文件
qp-15-02工程質量和設備保修協議書
6.0質量記錄
qp-15-01-f001保修期內設備故障處理記錄表
qp-15-01-f002服務供方設備保養維修記錄表
qp-15-01-f003工程質量保修記錄表
qp-05-01-f008房屋返修申報表
qp-05-01-f009房屋返修處理登記表
