商街物業檔案管理制度
步行街物業檔案管理制度
1目的
使公司的檔案管理規范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2適用范圍
公司所有檔案的管理。
3公司資料室文檔資料管理
3.1公司資料室文檔資料管理范圍:公司內部重要文件;公司對外往來的各類公文;公司內部重大活動、事件記錄;物業管理相關政策、法規;重要資料及文檔資料的電腦備份;人事資料;業主資料資料等。
3.2文檔資料收集及整理:人事資料由行政人事經理助理負責文檔資料的統一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引,檔案存放應有明確標識,以便查找;財務資料由財務部負責統一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引;其他資料由綜合文員負責統一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引。
3.2物業管理相關政策 、法規:由綜合文員負責從報刊雜志及政府來文中剪輯,統一歸入條例、法規類文件夾,并每季度核對或動議更改文件。
3.3重要資料:由綜合文員負責收集,主要包括:外出考察資料,重要資料歸屬重要資料類文件夾。
3.4公司本部重要文件,主要包括:
3.4.1內部管理文件:以公司名義下發的人事、行政類文件。
3.4.2人事制度:公司各種人事政策,條例和規定等。
3.4.3行政制度:公司各種行政制度、條例和規定等。
3.4.4重要通知及通報:公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會議紀要:總經理辦公例會、部門經理例會和以公司名義組織的專題會。
3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協議書、意向書等。
3.4.7各部門呈報的工作計劃、申請報告及管理規章制度等,由綜合文員責收集、跟蹤處理結果,并交綜合文員存檔。
3.4.8公司對外往來的各類公文:主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關業務單位往來文、外來商函及復函等,由行政人事部負責在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。
3.5文檔資料查閱或復印:物業管理政策、法規、合同及重要資料的查閱或復印,需到綜合文員辦理登記手續。
4各部門文檔資料管理
4.1各部門文件分類及編制要求:
4.1.1各類文件的編制需按規定的格式和編號方法進行,統一使用打印稿,行文應規范,不得有錯別字。
4.1.2通常情況下,文件標題定為三號黑體字,文件編號為小四號黑體字,文件內容為小四號宋體字。
4.1.3公司各部門(含職能部門 、業務部門及臨時成立的工作小組等)常用文件類別:
1)人事類:包括人事管理制度、職務任免決定、職責、管理架構、人事通報、通知等。
2)行政類:包括行政后勤管理規定、制度、行政通報、通知、活動計劃。
3)通知類:內部各類通知。
4)培訓類:培訓通知、計劃或方案、考核及效果評估等。
5)會議類:部門例會、專題會議、業委會會議等。
6)合同、協議類:部門簽定的合同(租賃合同、買賣合同等)。
7)對外文件類:
①對政府部門、上級單位、外企業、機構發文等;
②對客戶發文等:
③其它類:如電話表、名單、啟示等。
4.2質量管理部應保管的資料:
4.2.1發展商提供的資料:
1)產權資料;
2)技術資料(含圖紙);
3)交接手續及清單等。
4.2.2文檔收集及整理:各部門須指定專人負責文檔資料的收集、登記、編目、歸檔,并編制存放目錄索引,存放應有明確標識,并妥善保管。公司質量體系文件規定的質量記錄按體系文件要求執行。
4.3各類文件更改要求:
各類文件張貼或下發后如需更改,必須由原文件審批人審批后,方可執行,并需即作廢文件,同時在新文件上注明'以此文件為準'。
4.4各類文件發放要求:
4.4.1文件的發放應注明發放級別,通常應包括以下幾類:
1)部門負責人以上人員閱;
2)主管級以上人員閱;
3)內部傳閱;
4)張帖。
4.4.2重要文件的發放應辦理簽收手續。
4.4.3有關公司的重要政策、決議、經營合同(協議書)、行政人事制度、質量體系文件等屬機要文件,除責任者自行攜帶方式外,必須加封后傳遞。
4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔,內部管理文件須加強保密工作,禁止外來人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文檔管理:
4.5.1公司綜合文員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作,各部門須指定專人負責本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。
4.5.2電腦文檔須按文件類別設立相應的子目錄,分類保存各類文件,重要文件(行政人事制度、合同、協議書、重要會議紀要等)須加密,且以光盤備份,并指定專人保管,管理情況須在部門經理處備案。
4.5.3電腦文檔須妥善保存,如需刪除,須報部門經理批準。
4.5.4與相關單位簽署的合同、協議書及經客戶確認的文件,除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。
4.6資料管理人員要定期檢查專柜,核對件數,做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失,發現異常或被盜、丟失等情況,及時向領導反映,妥善處理。如系人為造成,要追究有關人員的責任。
