g供應商檔案管理制度
供應商檔案管理制度
供應商檔案管理是公司采購管理的重要內容,而不能把它僅僅理解為是供應商資料的收集、整理、
存檔。建立完善的供應商檔案管理系統和供應商管理制度,有利于更好的了解供應商之制程能力、品管
功能,更清楚地確認其是否有提供符合成本、交期、品質之產品的能力,是建立長期供需合作關系決策
的重要依據。
第一條 供應商檔案管理對象:
1、從時間序列來劃分:老供應商、新供應商、未來供應商。新供應商和未來供應商為重點管理對象。
2、從交易過程來劃分:包括曾經有過交易業務的供應商、正在進行交易的供應商和即將進行交易的供應商。對于第一類供應商,不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理;對于第二類的供應商,需逐步充實和完善其檔案管理內容;對于第三類供應商,檔案管理的重點是全面搜集和整理資料,為即將展開的交易業務準備資料。
3. 從供應商性質來劃分:特殊公司(與本公司有特殊業務等)、普通公司等。這類供應商因其性質、供應特點、供應方式、供應量等不同, 對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。
4. 從供應數量和市場地位來劃分:包括主力供應商(供貨時間長、供應量大等),一般供應商。不言而喻,供應商檔案管理的重點應放在主力供應商上。
第二條 供應商管理內容
1. 供應商基礎資料,即公司所掌握的供應商最基本的原始資料,是檔案管理應最先獲取的第一手資料。這些資料,是供應商檔案管理的起點和基礎。供應商基礎資料主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、e-mail、網址、負責人、聯系人;公司概況、設備狀況、人力資源狀況、主要產品及原材料等。
2. 供應商特征:供應能力、發展潛力、企業規模和知名度等。
3. 業務狀況:主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關系、與本公司的業務聯系及合作態度等。
4、交易活動現狀:主要包括供應商的交貨狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策;企業信譽與形象、信用狀況、財務狀況等。
第三條 供應商檔案管理方法
1、建立供應商檔案卡。作為供應商檔案管理的基礎工作,是建立供應商檔案卡(又稱供應商管理卡、供應商資料卡等)。采用卡的 形式,主要是為了填寫、保管和 查閱方便。
供應商檔案卡主要記載各供應商的基礎資料,這種資料的取得,主要有三種形式:
① 提供供應商資料卡,由供應商填寫。
② 由采購員通過平常的業務活動或其他各種渠道了解、收集供應商的相關資料。
③ 通過本公司和供應商已發生的采購情況(包括產品性能、產品質量、售后服務等實際情況)。
然后根據這三種渠道反饋的信息,對供應商的相關資料進行整理、核實匯總,填入供應商檔案卡。
2、通過采購員與供應商溝通建立供應商檔案卡的主要做法是:編制供應商信息周報,由
匯總整理,周會時上報總經理,據此建立綜合的供應商檔案。
第四條供應商檔案管理應注意問題
1. 供應商檔案管理應保持動態性。供應商檔案管理不同于一般的檔案管理。如果一經建立,即置之不顧,就失去了其意義。需要根據供應商情況的變化,不斷地加以調整,消除過舊資料;及時補充新資料,不斷地供應商的變化,進行跟蹤記錄。
2. 供應商檔案管理的重點不僅應放在現有供應商上,而且還應更多地關注意向供應商,為公司選擇新
應商,開拓新市場提供資料。
3. 供應商檔案管理應“用重于管”,提高檔案的質量和效率。不能將供應商檔案束之高閣,應以靈活的方式及時全面地提供給業務人員和有關人員。同時,應利用供應商檔案,作更多的分析,使死檔案變成活資料。
4、借閱供應商檔案時,必須辦理借閱手續。請借閱人員注明借閱期限。
