申購流程物資管理制度
申購流程和物資管理制度
各部門如有物資需要采購,相關(guān)同事提前填寫《采購申請表》,經(jīng)過部門經(jīng)理審核批準(zhǔn)并交由總經(jīng)辦簽名后,再移交到采購部。采購部可根據(jù)審批后的采購申請表到財(cái)務(wù)處借款購買物資。
對于金額大、數(shù)量多、使用頻率高的物資,各部門須寫申請由采購部去批量購買;對于金額小、需緊急使用、使用頻率低等特殊物資,可由各部門自行購買后再向財(cái)務(wù)報(bào)銷。
公司需采購的物品主要分為四大類:
服務(wù)站所需的五金維修物料和清潔用品:燈管、插座、水龍頭、門鎖等;拖把、掃把、潔廁精、垃圾袋等。
日常辦公用品:簽字筆、打印紙、文件袋、一次性水杯、紙巾、常規(guī)醫(yī)藥品等。
配置部所需的家具、家電、裝飾品和翻新材料:板式家具;空調(diào)、熱水機(jī)、洗衣機(jī)等;油漆、保護(hù)膜等。
其他物品:各部門所需的其他物品。
物業(yè)部和配置部所需的物資,由采購部購買回來后儲(chǔ)存在各個(gè)服務(wù)站。各種物資的領(lǐng)取登記和發(fā)放由各服務(wù)站的客服專員負(fù)責(zé)。每次的領(lǐng)取要做好《物資領(lǐng)取登記表》的填寫工作,并及時(shí)做好《庫存表》的出庫記錄工作。
服務(wù)站的辦公用品采購,每月月底由物業(yè)經(jīng)理匯總需求到行政專員處,行政專員再結(jié)合辦公室的辦公用品需求,告知采購部進(jìn)行統(tǒng)一購買。各服務(wù)站的物業(yè)經(jīng)理再到行政管理部領(lǐng)取相關(guān)辦公用品。
服務(wù)站進(jìn)購新物資后,采購部要及時(shí)把進(jìn)貨單發(fā)到各服務(wù)站的客服專員處,由客服專員做好《庫存表》的入庫記錄工作。
采購部須在每個(gè)月的固定時(shí)間去往各服務(wù)站,和客服專員一起檢查物資的使用情況和盤點(diǎn)庫存,做好相關(guān)統(tǒng)計(jì)工作。
對于家具家電的物資采購,在簽訂合同和預(yù)付訂金后,采購部要確保供應(yīng)商是否備貨齊全,再通知配置部進(jìn)行日常安裝配送工作。
