小區業主檔案管理制度9

小區業主檔案管理制度9

小區業主檔案管理制度(九)

管理處的服務過程是小區運營的最基本的組成部分。負責公共區域各地點的各項服務場地管理,也是面對業主各類服務關系。管理處的工作質量的優劣還會影響到日后業主對管理公司的形象。

1.管理處的主要業主管理任務:

管理處的主要任務就是“服務”。只有健全業主檔案及服務內容,才可能更好的服務業主。

2.管理處業主管理的日常工作包括:

及時上行下達業主與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

協調與業主之間的關系,加強橫向溝通;

做好與業主有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

接聽業主投訴,解決業主投訴;

接聽業主工程報修電話,及時聯系修復;

3.業主檔案管理

業主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般

業主檔案包括以下的資料:

收集業主單位資料

業主繳費記錄包括各樣應付之押金

業主裝修工程文件

業主遷入時填具之資料

業主資料補充

業主聯絡資料

緊急事故聯絡人的資料

管理人員在日常職務常與業主人事變遷資料

業主與管理處往來文件

業主違規事項與欠費記錄

業主請修記錄

業主投訴記錄

10)業主單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)