置業地產檔案管理制度
一、立卷檔案管理制度
第一條公司各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務,編制平時文件材料歸卷使用的《案卷類目》,《檔案類目》的條款必須簡明確切,并編上條款號。
第二條卷內文件材料應按排列順序,依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁正面的右上角,背面的左上角打印頁號。
第三條案卷封面應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
第四條公司檔案工作的基本原則是,集中管理與分散管理相結合的原則,以集中管理為主。
第五條歸檔的文件材料,應按照自然形成,保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔。
第六條全部案卷組成后,要對案卷作統一排列并編寫檔號,然后逐卷登記,填寫案卷目錄。
第七條借閱檔案要履行借閱手續,調閱檔案只限在檔案室查閱,不能帶出,必須帶出的,要經辦公室主任批準。
第八條檔案管理員每天對預存檔的資料進行清理歸檔,了解歸檔制度,做好文件索引以便查找。做好保密工作和安全防范措施。
二、聲像檔案管理制度
第九條公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄象、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。
第十條聲像檔案資料形成后,隨檔案其他載體形態的檔案同時歸檔,并建立歸檔控制措施。
第十一條建立健全聲像檔案統計制度,做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等項的統計工作。
第十二條具有專利的聲像檔案、外單位需要利用時,應按《中華人民共和國專利法》有關規定辦理。
第十三條聲像檔案的管理員應具有良好的職業道德和專業知識,在收集、整理、保管和統計方面認真負責。
