公司文印及辦公設備管理制度9
公司文印及辦公設備管理制度(九)
1文印工作管理
1.1文件打印
1.1.1文員接稿后,應認真檢查審批手續是否完備,字跡是否清楚,文面是否整潔。對批手續不全、文面凌亂不清的文稿,文員有權拒絕執行。
1.1.2文員要樹立嚴格的保密觀念,不得將打印、復印或傳真資料中有關公司秘密的事項透露給他人。
1.1.3文員要嚴格按照審批份數打印,不得截留任何文件,廢棄文稿須按規定銷毀。對需要留存的文檔,須按目錄存放并注明路徑。
1.1.4文稿清樣打印完畢后,文員將原稿與清樣及時送達呈交人或通知有關人員來取,不得延誤。
1.1.5擬稿人負責校對清樣并簽字。屬校對未發現的錯誤由校對人負責,校對后沒有改正的,由文員負責。
1.2文件復印、傳真
1.2.1文件資料復印、傳真由辦公室主任批準。
1.2.2文員對復印和傳真的文件資料,在《文件復印、傳真登記薄》上做好記錄,月終按部門匯總統計,報辦公室主任。
1.2.3私人資料,不得在公司復印、傳真。
2辦公設備管理
2.1公司辦公設備由辦公室統一管理,并定期檢查使用與維護情況。使用部門要指定專人負責保管和使用,指定專人在使用前必須經過培訓。否則,造成設備損壞除負賠償責任外,視情節給予30元―50元的罰款。
2.2各種辦公設備須放置在指定的地點,不得擅自移動。
2.3使用部門指定的專人要熟悉辦公設備的使用、保養方法,按規范要求操作,保持設備清潔和正常運行。發現故障,應及時向辦公室報修,禁止私自對設備進行拆卸修理。
2.4辦公室主任對報修的辦公設備進行界定,人為損壞的由直接責任人負擔維修費用;如果不是人為的損壞,則由公司負擔維修費用。維修工作由辦公室組織實施
2.5辦公室建立辦公設備臺帳,定期與財務管理部核對,每年盤點一次。
2.6電腦和網絡管理
2.6.1電腦管理員負責電腦及網絡的定期檢查與維護。
2.6.2嚴禁使用電腦干與工作無關的事情,如玩游戲、私自上網、干私活。違反者罰款10元/次。
2.6.3使用電腦要提高安全和警惕意識,定期進行殺毒,禁止使用不明來歷的軟盤和質次的光盤。如需使用外部軟盤,要先進行殺毒。
2.6.4在未獲批準和無專業人員指導的情況下,使用人員不得對電腦內軟件和程序進行刪除和修改,不得加載無關軟件。
