某項目檔案信息管理制度（十二篇）

第1篇 某項目檔案信息管理制度

1項目部配置檔案信息員,由工程管理部技術員兼任,負責工程檔案、信息的收集和整理工作。

2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的資料,按照檔案管理相關文件要求審查收集的資料是否符合文件要求,對不符合者退回整改處理。

3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關文件要求進行整理,收集整理工程竣工資料,在項目總工領導下完成竣工資料移交工作。

4檔案信息員負責做好對內信息傳達工作,并將內部反饋意見及時上達。

5檔案信息員負責做好對外信息發布工作,對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質量月報》、《安全月報》等報表,對業主項目部、監理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。

6及時聯系各物資供貨單位,按規定要求審查各單位提供物資質量保證文件,對不合格文件及時退回,并要求提供合格文件。

第2篇 項目工程技術檔案制度9

項目工程技術檔案制度(九)

1、工程技術資料是為建筑施工提供指導和施工質量、管理情況進行記載的技術文件。也是竣工后予存查或移交建設單位作為技術檔案的原始憑證。

2、單位工程必須從工程準備開始,就建立工程技術檔案,匯集整理有關資料,并貫穿于施工的全過程,直到交工驗收后結束。

3、凡列入工程技術檔案的技術文件、資料,都必須經各級技術負責人正式審定。所有資料、文件都必須如實反映情況,要求記載真實、準確、及時、內容齊全、完整、整理系統化、表格化、字跡工整,并分類裝訂成冊。嚴禁擅自修改、偽造和事后補作。

4、工程技術檔案內容分類

4.1是為了構建筑物的合理使用、維修、改建、擴建的參考文件;在工程教工時隨從其它交工資料一并提交建設單位保存(稱為交工技術資料)。

4.2是為了系統地積累施工經驗的經濟技術資料,并由施工單位保存(稱為施工技術資料)。

5、工程技術檔案是永久性保存文件,必須嚴格管理,不得遺失、損壞,人員調動必須辦理移交手續。由施工單位保存的工程檔案資料,一般工程在交工后統一交項目部資料員保管,重要工程及新工藝、新技術等由技術科資料室保存;并根據工程的性質確定保存期限。

6、各種技術資料檢查評分標準按現行全優工程檢查記錄執行。資料檢查直營公司每季度各項目部檢查一次。

7、各種資料由施工技術隊長收集并初步整理,臨交工之前將資料交技術科統一整理,資料一般應一式兩份。

第3篇 房地產集團公司項目檔案管理制度

房地產集團有限公司項目檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為充分發揮* 城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)項目檔案在工程建設、管理、維護及綜合驗收中的作用,確保項目檔案資料的完整、準確、安全和有效利用,根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規,結合 本公司實際,特制定本制度。

第二條 項目檔案是指公司開發房地產項目整個過程中形成的項目工程技術類檔案資料。主要由建設工程前期文件資料、施工技術文件資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監理資料、聲像資料等六個部分組成。

第三條 綜合管理部為公司項目檔案管理的歸口管理部門,負責項目檔案管理及個分、子公司項目檔案管理的指導工作。綜合管理部、前期管理部負責工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項目工程部負責施工技術資料、竣工圖、竣工測量文件資料、建設(施工)監理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等具體實施工作。

第四條 本制度適用于公司本部,控股項目公司、專業公司遵照執行,參股項目公司、專業公司參照執行。

第二章 檔案的分類

第五條建設工程前期文件資料

(一)可行性研究資料

1、項目建議書及批復;

2、可行性研究報告及批復;

3、項目評估意見;

4、環境影響報告書(表);

5、設計任務書、計劃任務書;

6、選址意見書。

(二)基礎、設計、施工前準備資料

1、基礎資料

(1)工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土、巖樣及說明;

(2)地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物、測量定位及觀察記錄;

(3)水文、氣象、地震等其他設計基礎資料。

2、設計文件

(1)初步設計文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設計說明書、工程概算、工藝設備初步設計;

(2)技術設計:建筑、結構、給排水、采暖、通風設備等圖樣,說明書、工程預算、計算書、材料表等;

(3)施工設計:施工圖、施工說明、設計計算書、施工預算;

(4)經過批準的施工圖審查報告、施工圖審查批準書。

3、施工準備資料

(1)征用土地批準文件及紅線圖;

(2)拆迂文件、補償安置協議書;

(3)環保、衛生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查意見書及認可文件資料;

(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應協議書;

(5)建設工程規劃(規劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;

(6)工程項目參加單位(設計、勘察、施工、監理單位)工程項目材料的采購招標、投標、中標文件資料及合同、協議、工程質量監督委托書等。

第六條 施工技術文件資料

(一)開工報告,停工、復工報告;

(二)施工組織設計、施工方案;

(三)圖紙會審紀要;

(四)工程技術、質量、安全措施交底;

(五)工程定位放線、測量記錄、驗線記錄;

(六)土壤試驗記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復核記錄、樁承載試驗記錄、樁位竣工總平面圖;

(七)地基驗槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

(八)基礎、主體中間驗收記錄,構件吊裝記錄;

(九)混凝土施工日記;

(十)技術復核記錄;

(十一)隱蔽工程驗收記錄(包括安裝工程);

(十二)工程沉降觀測、變形觀察記錄;

(十三)主要建筑安裝材料、設備出廠合格證、試驗報告;

(十四)構件合格證;

(十五)砂漿、混凝土試塊試驗報告;

(十六)水、暖、電氣等設備工程檢查、試驗、運行調試記錄;

(十七)工程變更設計聯系單;

(十八)混凝土缺陷修補記錄、補強記錄;

(十九)工程質量事故及處理材料;

(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);

(二十一)單位工程竣工驗收記錄;

(二十二)單位工程質量綜合評定表;

(二十三)分項、分部工程質量評定表;

(二十四)竣工報告;

(二十五)交工驗收材料;

(二十六)設計、勘察、施工、監理工程質量合格鑒定資料;

(二十七)施工技術總結,工程監理總結,工程試運行記錄;

(二十八)工程竣工驗收會議紀要、備案表;

(二十九)工程質量監督報告;

(三十)工程質量保修書;

(三十一)工程決算、決算審計。

第七條 竣工圖文件

(一)建筑安裝工程

l、各類建筑、結構專業圖;

2、各類電氣專業圖;

3、電信專業圖;

4、煤氣專業圖;

5、各類給、排水工程專業圖;

6、供熱、冷專業圖;

7、有關消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

(二)地下管線工程

1、總平面圖;

2、縱斷面圖、橫斷面圖、結點詳圖;

3、構筑物結構圖;

4、各種管線特征點圖;

5、管網綜合圖。

第八條 竣工測量文件資料

(一)綜合性資料

1、竣工測量(地形、地下管線)技術資料;

2、竣工測量施測方案;

3、竣工測量技術總結及測量精度分析;,

4、竣工測量所用儀器的各種檢測資料。

(二)控制資料

1、管線控制,加密控制點的觀察手簿

2、光電測距記錄;

3、水準觀測手簿;

4、平面、立面求算值的計算書;

5、控制點分布略圖、成果表。

(三)地形測量資料

l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖

;

2、圖根點及碎部座標的觀測手簿及成果計算書。

第九條 建設(施工)監理資料

(一)由施工單位提供的施工組織設計(施工方案)報審表;

(二)監理規劃、監理細則;

(三)監理通知、不合格工程項目通知;

(四)工程延期、費用索賠審批表;

(五)工程部分暫停報告;

(六)工程移交證書。

第十條 聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事件、主要環節的聲像資料。如反映工程全貌的變化、方案論證、領導視察、隱蔽、基礎施工局部(全貌)、重大技術和工藝施工、安裝等有關照片、圖像、錄音材料及文字說明。

第三章 檔案的收集和歸檔

第十一條 在項目建設過程中,綜合管理部、前期管理部、項目工程部應在各自的職責范圍內負責項目建設資料的形成、積累、整理和保管工作。及時將辦理完畢或有關人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整

第十二條 有關人員在收集、整理檔案資料時,應按城建檔案技術標準嚴格把好質量關。

第十三條 檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質、規格等內容須圖物相符,做到字跡清楚、圖面整潔、規格統一、反差良好、簽字手續完備。

第十四條 凡由易褪色書寫材料(如復寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應附復印件。

第十五條 檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。

第十六條 照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清晰,聲音清楚,解說與畫面同步,照片與聲像材料的文字說明準確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應符合國家有關標準。

第十七條 在整理檔案資料時,遇下列情況,應要求責任部門進行重新制作:

(一)一張圖紙上改動部分超過圖面 35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、分辨不清的圖(表);

(二)使用破損、受過光照圖面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;

(三)結構、工藝、平面位置(或局部)改變,無法在原圖上通過修改來反映的;

(四)管線平面位置變動(長度超過總長的五分之一,線位平移超過 2m),構造形式改變,斷面尺寸變化,豎向位置變動等;

(五)未按施工圖位置施工的管線工程。

第十八條 所有竣工圖應有竣工圖章。竣工圖章尺寸為70ram×50ram,內容有:編制單位名稱、編制人、技術負責人和編制日期。簽字要求填寫清楚、齊全,不得代簽。

第十九條 有關人員收集的設計、勘察、施工、監理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規定為準。

第四章 檔案的組卷和移交

第二十條 組卷要遵循項目檔案文件資料的自然形成規律和成套性特點,保持卷內文件的有機聯系,分類科學、組卷合理。

第二十一條 項目技術文件資料要按單項工程或裝置、階段、結構、專業組卷;項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、消防、環保順序組卷;項目管理性文件按問題、時間或依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷。

第二十二條 施工技術文件資料要按管理、依據、施工安裝記錄、檢測實驗、審定證明排列;竣工圖按專業、圖號排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

第二十三條 案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統一折疊成四號圖紙規格:297mm×2lomm。

第二十四條 案卷必須填寫卷內目錄、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁號,頁號位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。

第二十五條 項目檔案資料統一采用卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram 等四種。

第二十六條 項目檔案數量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報送城建檔案館。

第二十七條 在項目完成綜合驗收后6 個月內,綜合管理部應主動與當地政府城建部門聯系,辦理項目檔案移交手續。并配合城建檔案館對移交檔案資料的清點、審核、整理、立卷,入庫等工作。

第二十八條 移交項目檔案時應如實填寫《移交書》,《移交書》等相關文件資料均應歸入公司文書檔案。

第五章 附則

第二十九條 本制度由綜合管理部負責解釋和修訂。

第4篇 物業公司項目檔案管理制度格式怎樣的

物業公司項目檔案管理制度

一、檔案的建立。

1.1檔案的建立按下列流程建立:收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

1.2明確建檔內容,實行系統收集、集中管理。

1.2.1 房屋檔案:包括本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

1.2.2 設備設施檔案:包括各種設施設備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、 維修保養合同及維修保養記錄等;

1.2.3 業主檔案:包括業主入住時所填寫的'業主概況表'、'業主公約'、'入住契約'、'前期服務協議'、'接房登記表'等。

1.2.4 文秘檔案:包括業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等;

1.2.5 員工檔案:包括員工供職申請表、簡歷、身份證復印件、上崗證、學歷證復印件、職稱證復印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

1.2.6 財務檔案:包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納稅報表、維修基金使用的預算、計劃、業委會批準使用的文件等。

1.3建檔要求:制度化、標準化、電腦化。

二、檔案管理2.1為避免檔案的損壞、遺失,使重要檔案能永久保存,而又方便經常使用,對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理,并保存復印件。

2. 2檔案管理要求:

2.2.1 進行標準化的檔案管理。

2.2.2 采用多種形式的信息儲存方式,如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等,并采用適當的保存方法。

2.2.3 加強保密意識培養,確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

2.2.4 實行檔案管理手段的現代化,運用計算機檢索手段,開發多媒體信息查詢系統。

2.2.5 堅持檔案資料收集的系統化。

2.2.6 作到檔案分類科學化。

檔案按內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,按工作部門分柜保存。

2.2.7 實行檔案管理工作檢查經常化。

每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

第5篇 投資項目檔案管理規定制度

投資項目檔案管理規定

為加強本公司系統各投資項目的檔案管理,特制訂本管理辦法。

第一條“投資項目”是指:

(一)因本公司參與投資或合作而產生的盈利性建筑工程;

(二)因本公司參與投資或合作而設立的生產經營性企業。

第二條建筑工程的各種文件資料由房地產開發公司負責建檔和保管,生產經營

性企業的文件資料由公司總部執委會投資發展室負責建檔和保管。以下各條規定均指第二類

投資項目文件資料的管理。

第三條全部檔案按類、目劃分歸納,根據公司檔案現狀,設以下四類檔案,并將各項

目本身作為目:

(一)全資投資項目類;

(二)合資合作投資項目類;

(三)內地投資項目類;

(四)境外投資項目類。

第四條全資投資項目檔案包括的必要文件是:

(一)新上項目預報表和可行性分析報告;

(二)給政府的請求報告和政府批文;

(三)企業章程和董事會決議;

(四)總公司的法人營業執照和工商局批復;

(五)資信證明或資金來源證明;

(六)產權變更有關文件、材料;

(七)項目實際投資金額證明材料;

(八)歷年經營業績。

第五條合資合作投資項目檔案包括的文件是:

(一)新上項目預報表和合資企業可行性分析報告;

(二)外商投資企業名稱使用證和各方股東的政府批文;

(三)給政府的申請報告和政府批文;

(四)合資企業合同書;

(五)合資企業章程和董事會決議;

(六)合資各方企業法人營業執照和各方法定代表人證明書;

(七)合資各方資信證明或資金來源證明;

(八)各方(中方)主管單位意見;

(九)合資各方委派的董事名單;

(十)進口設備、辦公用品清單;

(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業執照;

(十二)產權、股權變更有關文件、材料;

(十三)項目實際投資金額證明材料;

(十四)歷年經營業績。

第六條內地投資項目包括的必要文件是:

(一)給政府經濟協作辦公室的申請報告;

(二)企業去內地興辦工商企業的章程;

(三)合資、合作的聯營合同或合資意向書;

(四)企業成立或變更時的政府批文;

(五)企業法人營業執照副本的復印件;

(六)派出負責人的法人授權委托證明書;

(七)會計師事務所的驗資報告;

(八)當年或上一年度的財務決算表復印件;

(九)銀行開具的資信證明;

(十)企業已經在內地投資的經營效益情況;

(十一)政府主管部門批文;

(十二)工商局批文;

(十三)外出興辦企業當地政府的批文;

(十四)外出興辦企業當地工商局批文;

(十五)外出興辦企業工農業執照復印件;

(十六)項目實際投資金額證明材料;

(十七)歷年經營業績。

第七條境外投資項目檔案包括的必要文件是:

(一)給外匯管理局及經發局的申請報告;

(二)可行性研究報告;

(三)海外公司合同、章程;

(四)投資方的政府批文、營業執照及法定代表人證明書;

(五)投資方資信證明、創匯證明、資產負債表及歷年經營業績;

(六)外派管理局關于項目投資風險及外匯來源的書面審查材料;

(七)政府主管部門征詢我駐外使領館意見的函;

(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;

(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;

(十)項目實際投資金額證明材料;

第八條項目檔案的收集和保管

(一)投資發展部設建檔員負責項目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應認真配合其

工作

,主動、及時地將項目檔案整理上交投資發展部,投資發展部建檔后將檔案原件移交總經理

辦公室,并保留二套完整復印件;

(二)各項目負責人將項目文件交給建檔員時,建檔員應及時登記文件交付日期、名稱

、原件或復件、交付人,并由文件交付人簽字認可;

(三)文件登記后由投資發展部經理或執委會主任簽字,按性質進行編號、歸檔;

(四)項目檔案保管期(原件和復印件)一般為永久保存。

第九條項目檔案的查閱

(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時,在投資發展部辦理相應的查閱或

借用手續;

(二)集團內各單位因公需要查閱項目檔案時,須出具本單位領導的批準證明。經執委

會主任或投資發展部經理同意后,方能由建檔員接待查閱;

(三)外單位人員因公需要查閱項目檔案時,應持有單位介紹信,經執委會主任同意后

,方

能由建檔員接待查閱,并由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查

閱理由;

(四)項目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特殊情況,需帶出室外或復制時,必須經

執委主任批準,由建檔員詳細登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;

(五)查閱人違反借閱規定時,建檔員有權對其提出批評以至停止其借閱。

第十條所有資料均應放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職

,使文件丟失或損毀,應追究其責任。

第十一條由于建檔員的變動或機構的改變等,項目檔案需要移交時,須辦理交接手續

,并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

第6篇 某地產項目商家檔案制度

地產項目商家檔案制度

1.案場經理在項目完成后,依商家資料填寫建立商家檔案;

2.對于老商家有新狀況發生時,須立即增補修訂;

3.各個招商人員應協助項目經理或項目負責人完成商家檔案;

4.將商家檔案進行電腦管理;

5.在商家簽約時郵寄公司賀卡和每一期公司資料電郵客戶;

第7篇 某項目安全生產資料檔案管理制度

項目安全生產資料(檔案)管理制度

1、建立安全生產資料檔案室,指定專人負責管理。

2、項目經理部安排一或兩人(資料員、安全員)負責記錄、整理、收集安全生產資料,建立檔案。

3、項目經理要經常檢查了解指導資料整理建檔工作。

第8篇 v項目檔案資料管理制度

以下是小編為大家整理收集的一份關于項目檔案的制度,僅供大家參考和閱讀。

項目檔案資料管理制度

第一條:項目文件的形成和積累項目文件產生于項目建設全過程。其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應的檢查、控制及考核措施。

第二條、項目建設各階段文件的收集及其責任

1、項目準備階段

建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備,工藝和涉外文件:勘查、設計單位負責收集、積累勘查、設計文件,并按規定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件。

2、項目施工階段

項目實行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理,并提交總承包單位匯總;由建設單位分別向幾個單位發包的。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件;項目監理單位負責收集,積累項目監理文件。建設單位委托的項目監理單位負責監督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統情況、審核,簽認竣工文件。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監理文件。

3、項目試運行階段

試運行單位負責收集、積累在生產技術準備試運行中形成的文件:項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應和財務管理中形成的文件。

第三條、收集范圍

1、反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件,應收集齊全,規入建設項目檔案。

2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1

第四條、收集時間

各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集:引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復印和分發使用。

第五條、項目文件質量要求

1、字跡清楚,圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續完備。

2、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。

3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質量的要求。

4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。

5、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。

項目文件的整理與歸檔標準

第一條、項目文件的整理

1、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定,并按檔案管理的要求,由文件形成單位進行整理。

2、建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件,應根據文件的性質

、內容分別按年度、項目的單項或單位工程整理

3、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件,應按項目或專業整理。

4、施工技術文件應按單項工程的專業,階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。

5、設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理;現場使用的譯文及安裝調試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件,工程事故處理文件由施工單位整理。

第二條、項目文件的組卷

1、組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點,保持卷內文件的有機聯系;分類科學,組卷合理;法律性文件手續齊備,符合檔案管理要求。

2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷:項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷;設備文件按專業、臺件等組卷;管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷;監理文件按文種組卷;原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。

3、案卷及卷內文件不重份;同一卷內有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。

第三條、案卷與卷內文件的排列

1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。

2、施工文件按管理、依據、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。

3、設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。

4、竣工圖按專業、圖號排列。

5、卷內文件一般文字在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。

第四條、卷內編目,裝訂必須符合規定要求,詳見綜合科檔案管理制度

第五條、聲像材料整理

聲像材料整理時應附文字說明。對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。

第六條、項目文件的歸檔

1、建設單位各機構、各施工承包單位、監理單位應在建設項目完成后,將經整理,編目后所形成的項目文件按合同協議規定的要求,向建設單位檔案管理機構歸檔。

2、根據基本建設程序和項目特點,歸檔可按階段分期進行,也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。

3、歸檔文件應完整、成套、系統。應記述和反應建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程;真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況,圖物相符,技術數據可靠、簽字手續完備;文件質量應符合項目文件質量要求的規定。

4、勘查、設計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件,應按國家有關檔案管理的規定和附表1的要求單獨立卷歸檔。

5、外文資料應將題名、卷內章節目錄譯成中文,經翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集,編制和整理后,應依次由竣工文件的編制方、質監部門、監理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審,經建設單位確認并辦理交接手續后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。

第八條、項目文件的歸檔時間

1、除受委托進行項目檔案匯總整理外,各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內將項目文件向建設單位歸檔;有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。即:在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。

2、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收后即時登記,安裝調試后歸檔(任務結束后一周內向上級檔案室移交)。

3、電子文件的邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔(一周內)。

5、下列文件材料應隨時歸檔:

5.1、變更、修改、補充的文件材料;

5.2、礦內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;

5.3、礦產權變動過程中形成的文件材料;

5.4、其他臨時活動形成的文件材料。

項目檔案的整理與移交標準

第一條、項目檔案的整理

全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織,其內容包括:

1、根據專業主管部門的建設項目檔案分類編號規則以及項目的實際情況,設計、制定統一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結構或專業分類;大中型項目按工程或專業分類,下設屬類。

2、依據項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統一的分類和編號;生產使用單位需要按企業檔案統一進行分類和編號的,建設單位(并責成設計、施工及建立單位)可用鉛筆臨時填寫檔案號。

3、對全部項目檔案進行清點、編目,并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。

4、負責貫徹實行國家及本行業的技術規范及各種技術文件表格

第二條、項目檔案的移交

1、項目檔案驗收合格后,建設單位應按合同及規定的要求,在項目正式通過竣工驗收后三個月內,向生產使用單位及其它有關單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目,應在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交。

2、建設單位與業主單位、生產使用單位及其它有關單位應辦理項目檔案移交手續,明確檔案移交的內容、案卷數、圖紙張數等,并有完備的清點、簽字等交按手續:建設單位轉為生產單位的,按企業檔案管理要求辦理。

3、竣工驗收以后,在大中型城市規劃區范圍內的重要建設項目。建設單位應在6個月內向城市建設檔案接收單位報送與城市規劃、建設及其管理有關的項目檔案。

第9篇 項目物業管理檔案管理制度7

項目物業管理檔案管理制度(七)

一.物業管理檔案建立與管理規定:

1.項目的檔案資料規定由管理處總物業經理負責監督保管,由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。

2.有關物業驗收檔案、圖則、業主及用戶資料、管理制度、合約及附件設備設施檔案及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經總物業經理許可,他人不得動用。

3.物業檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

4.物業檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

5.物業檔案在歷任總物業經理調職、離任時應向公司或接任者辦理移交手續,經確認后方可離任。

6.物業檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

7.因工作需要傳閱、復印專管部分檔案資料的,需經物業總物業經理書面確認,如有違反的做泄密處理。

8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況,對不符合要求的保管責任人將做適當處分。

9.物業檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業管理有重大影響及損害物業和公司利益的,管理處將視情節輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。

第10篇 物業項目檔案管理制度

物業項目檔案管理制度

(三)檔案管理作為物業管理的重要組成部分,應嚴格重視。

切勿丟失、泄密,以確保工作的有序正常進行。

1. 所有文檔實行統一管理,并指派專人負責;2.所有收、發文件由專人統一登記,文件傳閱后應及時歸檔,其他人員不得擅自處理;3.對性質不同的文件,實行分類立卷保管,以便日后查找;4.對于客人檔案應建立詳細檔案,未經上級領導同意,不得擅自將客人資料告知他人;

5.所有文件作到不泄密、不失密,定期檢查所有文件;6.對欲銷毀文件必須經過部門經理批準后進行銷毀工作,嚴禁向廢品回收站出售。

第11篇 縣某項目辦檔案管理制度

縣項目辦檔案管理制度

1、凡是反映本機關主要職能活動基本歷史面貌的(包括本機關、上級、同級機關產生的),并具有在今后工作中有查考價值的文件、材料、會議記錄、調查材料、群眾來信、人事組織介紹信、統計報表、圖紙、圖像、圖表、憑證、賬冊、反映本單位情況的重要剪報、照片、光盤以及大事記、年鑒、歷史沿革等均屬于歸檔范圍之列。

2、應歸檔的文件、材料應收集齊全、完整,按照有關規定按件進行整理、裝盒,使之能正確反映本辦各項工作活動的基本歷史面貌,便于保管和利用。歸檔文件材料要系統。凡歸檔文件均要區分它們不同的保存價值,按長期、短期、永久進行分類。跨年度的文件,要選擇有針對性的一年來進行歸檔。

3、文書檔案由辦公室將上一年度的文件材料在次年一季度前歸檔完畢,放入檔案室集中管理。會計檔案由辦公室在次年一季度前完成立卷歸檔,按相關規定進行保管。業務檔案由各職能科室按照上級規定的時間要求進行建檔。

4、檔案庫房要落實防盜、防光、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防有害氣體等措施,保持整齊、清潔、通風。應定期對檔案保管的狀況進行全面檢查,發現問題要采取積極有效措施,確保檔案的齊全完整。檔案室鑰匙由檔案員專人保管,其他人員不得無故入內。

5、屬于保管范圍的檔案資料,一般不予查閱,如確需查閱,應按規定報經批準后方可查閱。本辦工作人員,因工作原因需要查閱與業務工作有關的檔案,準予查閱,由檔案管理員記錄查閱情況,查閱人在記錄本上簽字。借閱本科室業務以外的檔案,需經辦公室分管領導同意方可查閱。外單位查閱本局檔案,必須持有該單位介紹信,經主任同意方可查閱。

6、檔案銷毀應在指定地點進行,同時要有兩人以上在場,并在銷毀清冊上簽字,銷毀清冊列入檔案保存。

7、檔案人員應定期向縣檔案館移交應進館的檔案,在移交進館檔案時,應按相應規定和要求執行。

8、檔案人員調動工作,應認真辦好交接手續。

第12篇 工程項目技術檔案管理制度十

工程項目技術檔案管理制度(十)

1、項目設兼職資料員,負責文件的接收、發放、登記、回收等工作。由資料員負責建立項目的收文、發文登記。

2、部門使用的資料由各部門專人發放并負責保管;長期保存的文件應需交由資料員統一保管。

3、所有文件必須按照檔案管理及項目有關規定進行收集、發放、整理、編目和保存。

4、檔案、資料要保持整潔,不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

5、存檔資料必須為原件。

6、涉及到經濟方面的設計變更其它形式的文件,必須向經營部門提供一份原件進行保存。

7、合同文件由經營部門控制、保存和發放。

8、不得私自借閱或讓他人隨意查看,不得隨意攜帶外出。對檔案文件內容不得隨意向外泄露。

9、對已歸檔的文件借閱時,必須辦借閱手續,限期歸還。如超過借閱時間,須重新辦理手續。

10、作廢文件不統一收回,但應在替換文件里指明,或以通知形式告知文件持有者。

11、管理人員因工作調動或其他原因不在項目工作時,應有職能部門資料員收回其持有的所有文件。

12、工程竣工驗收后,項目應及時將工程交工資料整理、匯總,交由武漢項目工程部歸檔。