第1篇 某物業管理公司保安部質量目標
物業管理公司保安部質量目標
根據公司總質量目標,保安部特制定以下分目標,作為公司保安工作及各管理處保安工作考核依據:
1.管轄區內無重大安全責任事故,區內治安案件年發生率占總人口的0.2%,無重大火災、刑事和交通事故。
2.業主對管轄區保安服務滿意率達95%以上。
3.無重大業主投訴。
4.有效投拆處理100%。
5.保安員上崗前培訓合格率達100%。
第2篇 三級文件：物業促銷及宣傳行為管理作業指導書
物業三級文件:促銷及宣傳行為管理作業指導書
1、目的
對所轄區域內外來商戶的各種促銷及宣傳行為進行管理,確保小區正常的公共秩序和生活環境。
2、適用范圍
適用于對外界主動提供上門的或由物管處為方便住戶而聯系的各種促銷和宣傳活動(政府機構、國家事業單位組織的各類活動除外)的管理。
3、職責
3.1各管理處負責各類促銷和宣傳活動的申請的洽談,經理負責審批。
3.2管理處專人負責聯系安排和協調各種促銷/宣傳活動的進行。
3.3社區服務員(客戶服務員)負責對促銷/宣傳過程的巡查、監督,提供必要的協助。
4、方法和過程控制
4.1各管理處應確定本社區可以進行室外展示的地點、部位,報小區經理批準后執行。
4.2對于在小區進行臨時性展/促銷活動商戶的管理。
4.2.1展示的歸口管理部門為管理處,具體同商家的合作事宜由管理處指定專人負責談判,談判結果的審批權在管理處經理。
4.2.2每個展位6平方米,超過須增加費用,每增加6平方米(含6平方米)按增加一個展位的費用計算。
4.2.3展示費用在公司規定的框架內根據各小區實際情況談判。
4.2.4需在小區內進行臨時性展/促銷活動的商戶,應請其到管理處進行登記并填寫《臨時展位申請表》,并提交營業執照或其復印件。如果展/促銷活動涉及到服務人員技能及政府部門管理規定要求的行為,須出具政府主管部門的批準文件。
4.2.5對于展/促銷商戶提供的證明,管理處指定的負責人應進行核對。如果其不能提供所要求的證明或對其所提供的證明的真實性產生懷疑,應拒絕其臨時性展/促銷申請的要求。如果申請方是專營廣告業務的企業或兼營廣告業務的單位,還要驗證其《企業法人營業執照》或《廣告經營許可證》。
4.2.6管理處與商戶進行洽談合作事宜,并將在展示期間應遵守的規定予以告知。雙方認可一切事項后商戶交納臨時展示費,報管理處經理批準。
4.2.7展示有以下內容的,不予批準:
a、違反我國法律、法規的;
b、損害我國民族尊嚴的;
c、有*、淫穢、迷信、荒誕內容的;
d、弄虛作假的;
e、貶低同類產品的;
f、產品質量不符合國家有關標準的。
4.2.8社區服務部應向促銷/宣傳人員發放《臨時展位申請表》b聯,并向促銷/宣傳人員指定展示地點,促銷/宣傳人員可憑此單出入小區。
4.3對需長期在小區內進行促銷或宣傳的商戶之管理。
4.3.1商戶需要長期在小區內進行促銷或宣傳活動,應事先向社區服務部提出申請,并填寫《臨時展位申請表》。促銷和宣傳的產品須出具有關部門的檢驗報告、合格證等資料;涉及服務人員技能及政府部門管理規定要求的促銷/宣傳行為,須出具政府主管部門的批準文件。
4.3.2若展示期為一個月(含一個月以上),管理處根據行情確定展示費用框架報公司審批;管理處經理根據審批后的范圍與商戶進行洽談;如遇特殊情況需優惠或減免展位費的如配合營銷部或舉辦活動進行展示的管理處經理批準后現場出納方可辦理展示聯辦單。
4.3.3促銷或宣傳活動不得散發、張貼宣傳單頁及印刷品,不得在園區懸掛條幅。
4.3.4在接到有關申請后,社區服務部應對促銷/宣傳單位的營業執照有效期、負責人和相關資信予以驗證,對促銷/宣傳人員進行審核,包括人員的身份、使用的工具及負責人聯系辦法等。社區服務部負責對《臨時展位申請表》進行審批并根據實際情況決定是否簽訂合同或協議。
4.3.5社區服務部負責人指定人員將批準意見知會促銷/宣傳單位,并安排有關人員予以管理與配合,有關促銷/宣傳單位的各種資料(《企業法人營業執照》或《廣告經營許可證》)須建檔保存。
4.3.6進出小區的促銷/宣傳人員必須按規定持社服部發放的《臨時展位申請表》b聯。
4.4公共秩序管理員負責驗證聯辦單的有效性,若展示單位無聯辦單或有效證明,要立即制止并上報管理處。
4.5社區服務部有關人員須對進場促銷/宣傳人員進行管理和監督,對于只準在指定的場合進行的活動,促銷/宣傳人員應按物管處規定的時間進、出場,自覺遵守小區的安全管理規定和清潔衛生管理規定,不得損壞公共設施。
4.5.1促銷/宣傳人員的著裝及宣傳攤位的擺放須符合小區要求,以保證小區良好的形象。
4.5.2促銷/宣傳人員攜帶顧客的物品離開小區時需按物資搬運的有關規定進行。
4.6社區服務部對來社區進行展示的商戶建立目錄,并對其在展示期間的表現結果進行評價和登記。
4.7對于違反有關規定的商戶,可以將其列為“不受歡迎”的商戶并不允許其今后在小區內進行展/促銷活動。
5、相關文件
無
6、質量記錄表格
**wy7.5.1-k03-03-f1《臨時展位申請表》
第3篇 項目物業管理處員工獎懲機制
項目物業管理處員工的獎懲機制
1、獎勵
(1)獎勵情形
如有下列情形,公司將予獎勵:
*對改革物業管理、提高服務質量有重大貢獻者。
*在服務工作中創造出優異成績,多次受到客戶表揚者。
*嚴格控制開支、節約費用有顯著成效者。
*提出合理化建議,并經實施有顯著成效者。
*為公司取得重大經濟效益者。
*為公司取得重大社會榮譽者。
(2)獎勵方式
獎勵方式為:下發《獎勵通知書》、通報表揚、升職、授予榮譽稱號、頒發獎狀和獎金等。
2、處分
如有違反以下情況之一的,視其情節輕重按下列規則予以紀律處分:
(1)口頭警告
*工作態度不認真的(如值班時看報紙、吃零食、吸煙、聽音樂、喧嘩、離崗等)。
*值班時制服衣著不整的。
*個人衣著打扮、外觀形象、儀容儀表不符合要求的。
*遲到、早退在十分鐘以內的。
*在本物業范圍內粗言穢語的。
*做出任何有損公共衛生的事,如隨地吐痰、亂丟垃圾或亂寫亂畫等。
*占用本物業電話作私人用途的。
*工作散漫或粗心大意的。
*違反安全守則或項目規定的。
*下班后,無特殊原因仍在本物業范圍內逗留的。
*忘記佩戴員工證的。
*未經同意,穿著制服外出的。
*未經許可,擅自截留、撕毀服務中心安排傳閱的各項有關規定、通知、公告等的。
(2)書面警告
*擅離工作崗位或遲到、早退超過十分鐘的。
*值班時打瞌睡的。
*曠工一天的。
*對上級不禮貌,頂撞、違背或不服從主管或上級合理工作指令的。
*對用戶、同事粗暴或不禮貌的。
*蓄意損耗、損壞物業公司財物的。
*在物業公司內銷售、買賣私人物品的。
*制造謠言或惡意中傷其他同事或物業公司業務的。
*在公司內聚賭或睡覺的。
*未經許可,將物業公司的物品移送別處的。
*在物業公司內私自派發各類文字或印刷品的。
*拾遺不報的。
*消極怠工,態度不端正,在崗上、禁煙區、禁區或公共區域吸煙的。
*有嚴重失職行為的。
*未經同意私自接聽私人電話時間超過五分鐘的。
*未經同意私自換班或調崗的。
3.即時開除
*使用恐嚇手段,威脅、危害同事人身安全的。
*工作時間飲用酒類或服用麻醉藥物的。
*偷竊的。
*虛報個人概況資料的。
*對外泄露物業公司商業管理機密的。
*收受賄賂或向別人行賄的。
*連續曠工2天的。
*攜帶違禁物品的(如武器、毒品、爆炸品等)。
*構成刑事犯罪或觸犯國家法律、法規的。
*因瀆職給物業公司帶來重大損失的。
*無事生非,挑起事端或動手打人的(造成傷害自行承擔有關費用)。
*擅離職守或值班睡覺給物業公司造成嚴重后果的。
*違反安全條例或守則,導致重大損失的。
*未經許可,以物業公司名義對外承諾、簽合同、訂協議、發函件等造成影響的。
第4篇 物業企業管理體系文件之總說明
物業企業管理體系文件總說明
一、體系文件的構成及分類
生產、研發
一級文件
二級文件
三級文件
四級文件
對物業管理企業而言,公司的管理體系,基本可由以下四個子系統構成:質量、環境管理體系;營銷管理體系;人事行政管理體系;財務管理體系。其分別對應企業的'生產、研發;營銷;人事;財務'五種基本職能。
文件體系分四個層次,'管理手冊'為一級文件,'程序文件'為二級文件,'工作手冊'為三級文件,'企業標準'為四級文件。
二、體系文件使用指南
質量、環境管理體系文件
我司提供的質量、環境管理體系文件是將質量管理體系與環境管理體系整合后形成的。通過認證,符合iso9001《質量管理體系要求》、iso14001《環境管理體系》標準要求。
質量、環境手冊:iso9001《質量管理體系要求》、iso14001《環境管理體系》是通用標準,適用于各種行業、各種組織。因行業差別,企業、組織需根據自身特點,用行業的語言來理解、描述iso9001、 iso14001標準條款的要求,從而產生了企業的《質量、環境手冊》。本企業編制的《質量、環境手冊》章節號和iso9001標準基本相同,通過把iso14001條款映射到iso9001結構中,將其進行整合?！顿|量、環境手冊》是企業質量、環境體系的一級文件,通過閱讀《質量、環境手冊》,可對物業管理行業的服務理念、組織結構、職責職權分配、資源配備、產品(服務)實現過程、環保節能、監測分析和改進方法等有一個整體綜合的理解。
程序文件:《程序文件》對物業管理活動中的重要過程、重要環境因素進行了識別,并告訴每個過程應做什么、什么時間做、什么地點做、由誰來做、為什么要做,如何做,即所謂的5w1h。程序文件是質量體系中的第二級文件。
接管入伙手冊:本手冊和以下手冊均為質量體系中的第三級文件,基本按專業進行劃分。本手冊詳細地描述了房屋接管過程與業主入伙過程的5w1h(比程序文件要詳細得多),并提供了部分工作標準、方法、流程及驗收標準索引等。
工程管理手冊:包含房屋修繕、業主裝修管理及設備管理三部分內容。介紹了土建、設備、精裝修管理模式、制度及運作程序。
支持《工程管理手冊》的文件有《房屋設備使用指南》、《房屋設備保養標準》、《紅旗設備檢評標準》、《計量器具檢定方法》、《節能環保指南》五個企業標準(四級文件)。《房屋設備使用指南》描述主要(重要)房屋設備的操作方法、使用規程、經濟性運行措施等內容,《房屋設備保養標準》為我司企業標準,按'三級保養'詳細敘述保養內容及應達到的標準。《節能環保指南》是iso14001體系的作業指導書。
清潔綠化手冊:實施清潔綠化工作的管理手冊。包括清潔標準、綠化標準、清潔過程控制程序、綠化過程控制程序、清潔檢驗標準、綠化檢驗標準。
安全護衛手冊:由安全管理、消防管理、車輛管理三大部分構成。其中物業管理安全護衛全方位管理、消防管理中的人防管理、車輛管理中的轄區和車場管理。包括部分應急情況的處理,如消防演習、緊急集合等方面。另對護衛員的職責、紀律、權限、著裝方面進行詳細說明。
應急手冊:識別了物業管理活動中可能出現的緊急情況、災害、事故,并制定了預防、反應措施及解決方案。
服務手冊:廣義上講,物業公司為業主及其物業而進行的全部活動均稱為服務,可分為公共服務、專項服務和特約服務。本手冊中的'服務'是指除基礎性的公共服務外的專項服務、特約服務及社區文化活動,'客戶'指業主及物業使用者等。本手冊是進行專項服務、特約服務、家政服務、社區文化活動及會所管理的指導性文件。
人事行政管理體系
行政管理手冊:按照行政管理方法編制而成的,在公司內部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規則、檔案管理、保密制度、印章管理、車輛管理、督辦辦法、公共關系、對外宣傳等。
人事手冊:文件規定了公司對人力資源的需求、識別、招聘、評估、培訓、考核、續約、解聘方面的制度。對員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細說明。
財務管理體系
財務管理手冊:財務管理手冊是在嚴格按照國家財務管理制度的基礎上編制的適合行業、企業的手冊,包括財務人員職責、財務管理、核算體制、各類費用政府標準等。
營銷管理體系
市場拓展手冊:是企業開拓市場的指導性文件。
第5篇 學校物業管理部職能3
學校物業管理部職能(三)
a、負責制定部門的工作目標。組織部門內部各班組協同配合共同完成集團賦予的職能。
b、做好本部門人員的專業知識培訓和各項規范化操作流程的建立,培養和建立一支工作高效服務專業的隊伍。
c、配合集團各部門開展工作,做好維修、環境管理和物業服務工作。
d、做好部門的人力、財力、物力的預算,合理節約,降低運行成本。
e、做好學校周邊環境的協調溝通工作,給學校的正常教學工作創造一個和協的環境。
f、接受集團的檢查、指導,組織人員參與集團各項活動,加強團隊意識,激活員工工作的熱情。
第6篇 物業管理費用收取管理程序
公司程序文件版號:a
修改號:0
ej-qp4.13物業管理費用的收取管理程序 頁碼:1/4
1.目的:
為規范物業管理服務收費行為,確保公司的經濟收入,促進公司事業的運作、發展。
2.適用范圍:
適用于公司經營管理部對住戶收取費用的工作。
3.引用文件:
3.1 質量手冊第4.9章
3.2 iso9002標準第4.9章
4.職責:
4.1經營管理部主任負責年物業管理費用收取的計劃工作和月收費情況的檢查工作。
4.2收費員負責年度、日常物業管理費用的收取。
4.3物業管理員負責年度、日常物業管理費用收取的統計報表工作。
5.工作程序:
5.1計劃工作:
5.1.1經營管理部主任每年年初根據物業管理委員會通過的收費標準和政府的各類收費標準制定《物業管理服務費收費計劃》,并報副總經理審核。
5.1.2物業管理員檢查收費員各項收費項目表格、報表是否齊全。
5.1.3物業管理員協助綜合辦公室檢查微機內收費系統數據:住戶的姓名、樓房號、面積等是否反映現實居住情況,由綜合辦公室打印出收費表。
5.2費用的收取:
5.2.1物業管理委托服務費:
5.2.1.1此項費用收費期為每年底和次年初,收費員在大門宣傳欄和單元防盜門右上角張貼收費通知。
5.2.1.2住戶交納費用時,收費員向住戶出示《物業管理委托服務收費表》,住戶確認無誤后,由住戶在表上簽字,同時請住戶交納費用,收費員開出票據,在收費過程中執行服務規范用語。
5.2.1.3收費完畢,收費員填寫《物業管理委托服務收費臺帳》,作復寫收據,將錢或支票交與財務部。
5.2.1.4完成上述程序后,收費員將程序中涉及的文件移交物業管理員,物業管理員審核后歸檔。
5.2.2“五費”的收取:
5.2.2.1“五費”是指冷水費、熱水費、燃氣費、電費、電話費。收費員每月或每兩月向住戶收取。
5.2.2.2收費員接到市政部門送來的水、電、氣費交納通知單后,將費用、表數分別填寫到《五費統收(單元)記錄》表上。
5.2.2.3收單后第二天開始,物業管理員下戶查表,準確記錄各表示數,將數據計入《五費統收(分戶)記錄》。
5.2.2.4收單后第四天,收費員在小區大門宣傳欄和單元防盜門右上角張貼交費通知。
5.2.2.5住戶交費時,收費員向住戶出示《五費統收(分戶)記錄》,住戶確認后,向住戶收取費用,并開據收據。過程中實行服務規范用語。
5.2.2.6收費后收費員將錢和支票填寫復寫收據后交與財務部。
5.2.3車輛的收費:
5.2.3.1每年不定期向車主收取車輛有關費用,收費員嚴格按照《車輛通行停放收費規定》收費。
5.2.3.2當車主通行證、停車證即將到期時,保安服務部車輛管理員應通知車主交費。
5.2.3.3車主到保安服務部交費時,保安服務部記清車主姓名、住址、車牌號,將收取的費用及時交給經營管理部收費員。
5.2.3.4收費員核準后,填寫收據,錢或支票交與財務部。
5.2.4有償服務收費:
5.2.4.1住戶申請有償服務時,物業管理員如實填寫《有償服務派工單》,并轉交有關部門執行。
5.2.4.2工作人員完工后,將派工單由住戶簽完字后交回收費員,由收費員通知住戶交費,并填寫《有償服務收費臺帳》。
5.3收費標準調整:
5.3.1收費員應嚴格按照各項收費標準收費,不收無標準的費、不收無批示的費。
5.3.2當政府對某項收費標準調整時,經營管理部主任將政府的文件和本小區調整的范圍上報公司審批,無需物業管理委員會批準,若公司對內部自定的收費標準調整時,應上報公司審批后,經物業管理委員會通過后才能執行。
5.3.3審批和通過后的標準,經營管理部主任組織管理員、收費員學習調整收費的文件和本小區實行新收費標準的測算方法,以便工作人員向住戶解釋。
5.3.4收費員及時將調整費用的通知在宣欄中通告住戶,物業管理員將審批文件的復印件給綜合辦公室保存。
5.3.5在質量體系運行前已執行的收費標準,在質量體系運行中未作調整的不執行本章程序。
5.4收費報表的制定:
5.4.1收費員根據各項收費記錄表,將各項費用匯總,每月最后一個工
作日填寫月《物業管理服務費匯總表》,每年十二月最后一個工作日填寫年度《物業管理服務費匯總表》。
5.4.2上述報表需收費員填寫,物業管理員核準,經營管理部主任
審核。
5.5催繳費用:
5.5.1住戶逾期未交納物業管理服務各項費用,由收費員發出《費用催繳通知單》,限期交付。
5.5.2《費用收繳通知單》發出后,過期不交又無正當理由的,物業管理員和收費員應登門征徇住戶意見,做其工作直到住戶交費為止。
6、支持性文件與質量記錄:
6.1《物業管理服務費收費計劃》 ej-qr-qp4.13-01
6.2《交費通知》 ej-qr-qp4.13-02
6.3《物業管理委托服務收費表》 ej-qr-qp4.13-03
6.4《物業管理委托服務費臺帳》 ej-qr-qp4.13-04
6.5《五費統收(分戶)記錄》 ej-qr-qp4.13-05
6.6《五費統收(單元)記錄》 ej-qr-qp4.13-06
6.7《物業管理服務費匯總表》 ej-qr-qp4.13-07
6.8《五費統收臺帳》 ej-qr-qp4.13-08
6.9《費用催繳通知單》 ej-qr-qp4.13-09
6.10《有償服務派工單》ej-qr-qp4.13-10
6.11《有償服務費臺帳》ej-qr-qp4.13-11
6.12《機動車車位登記表》ej-qr-qp4.8-01
6.13《費用調整的請示》無固定格式
6.14《車輛通行、停放收費規定》ej-wi-qp4.13-01
6.15《物業管理服務規范行為》ej-wi-qp8.1-01
第7篇 物業轄區消防設施運行管理程序
質量管理程序文件
--物業轄區消防設施運行及管理程序
1.0 目的
加強消防工作及設施運行的管理,保證所轄物業的消防設施安全使用,確保管轄區域內用戶生命、財產安全。
2.0 適用范圍
適用于公司所轄物業的消防工作及設施運行管理。
3.0 職責
3.1 公司總經理負責組建消防組織機構,并擔任指揮。
3.2 經理部經理為公司本部消防責任人,全面負責公司本部的消防工作。
3.3 管理處主任為管轄物業消防責任人,對管轄物業消防工作全面負責。各部門、管理處設立義務消防隊,所有員工均為義務消防隊隊員。
3.4 機電主管負責對維修工工作進行檢查監督;負責監控設備、供水、供電系統、消防設備的管理、檢查、監督。
3.5 維修工負責消防系統供水、供電系統、發電機組的維修、保養、清潔、運行、操作、監控、記錄;負責監控室的設備維修、保養。
4.0 工作程序
4.1 消防機構的建立
4.1.1 總經理負責建立公司質量/環境/安全管理委員會,規定組織機構及人員職責,并報上級主管部門。
4.1.2 各部門/管理處防火責任人負責通知住宅、商鋪、寫字樓等用戶設立安全責任人和聯系人,并登記在《用戶安全責任人和聯系人名單》上面。
4.1.3 經理部將公司《質量/環境/安全管理委員會設置》的文件發放到公司各部門、管理處,并登記存檔。各部門、管理處確保所有員工了解公司質量/環境/安全管理委員會人員設置情況。
4.1.4 管理委員會成員和用戶安全責任人和聯系人有變動時,經理部應及時將變動情況上報相關主管部門。
4.2 消防設施配備
4.2.1 各部門、管理處根據國家和深圳市有關消防法規配備消防設施和設備。
4.2.2 管理處維修班根據實際情況對主要消防設備設施,做文字或顏色的標識。
4.3 消防制度
4.3.1 消防檢查制度。
4.3.1.1 管理委員會負責制定《消防檢查制度》,內容包括檢查人員安排、檢查內容、檢查周期、頻次等。
4.3.1.2 各管理處每周對消防工作情況進行檢查,檢查內容包括:消防器材配置與完好程度;消防通道是否通暢;是否有新的火災隱患等,并填寫《消防工作周檢記錄》中。
4.3.1.3 各部門、管理處防火責任人進行消防檢查時發現的問題,應填寫《整改通知書》發放到安全責任人(聯系人)或用戶,限期整改,并跟蹤記錄整改結果。
4.3.1.4《整改通知書》中防火責任人應提出整改意見,其內容可以是:
a. 損壞消防設施,要求賠償損失并恢復;
b. 超負荷用電,要求限制警告罰款;
c. 明火作業未經批準,要求停止違章行為;
d. 違章使用液化氣或違章更改液化氣管道;
e. 裝修使用易燃材料,要求立即停工并更換材料;
f. 違章使用、搬運、貯存化學危險品;
g. 堵塞消防通道;
h. 其它不符合消防安全規定的行為。
4.3.2 動火審批制度
4.3.2.1 動火作業按消防部門規定進行,公司編制《動火作業安全操作規程》。
4.3.2.2 動火作業人需填寫《動火作業申請表》,由防火責任人審批,重點部位動火報市消防局。
4.3.2.3 管理處要請專人到現場監督動火作業,防火責任人要抽查,發現問題要求動火作業者立即整改。
4.4 消防知識宣傳與培訓
4.4.1 對用戶的消防要求通過發放《用戶手冊》和簽定《消防安全責任書》來實行。通過發放消防資料、宣傳欄、組織用戶參觀火災現場會等形式,增強用戶的消防意識。
4.4.2 各管理處每季安排一次消防知識學習,學習內容為消防法規等,并結合實際進行消防設備操作方法的培訓。將學習培訓情況填寫在《會議/培訓簽到表》上。
4.4.3 公司義務消防員培訓按《員工培訓和考核程序》進行。
4.5 消防演習
4.5.1 管理處每年至少組織一次有全體義務消防員參加的消防演習。
4.5.2 演習結束后由管理處完成《消防演習報告》,其內容包括演習時間、地點、參加人員、演習內容、演習狀況及存在問題的整改措施等,并發出《整改通知書》到責任人,跟蹤并記錄整改結果。
4.6 日常消防管理
4.6.1 管理處維修班檢查所轄物業的日常消防安全情況,包括消防設備巡檢、動火作業監督、安全用火用電。各管理處在消防檢查中,對箱式消防栓及滅火器的檢查應做適當標識,就檢查情況填寫《消防器材檢查記錄表》,貼于箱式消防栓玻璃上或滅火器上。檢查周期為每季一次。
4.6.2 所有日常管理中發現的安全、消防隱患,必須作好記錄,開具《整改通知書》交相關人員,并報告消防負責人。
4.6.3 當消防設備發生故障時,監控室值班員填寫《維修通知書》,及時通知維修工進行維修。
4.6.4 消防中控室值班員必須將消防設備監控運行情況及報警或故障信號等記錄在《中控制室消防設備監控運行記錄表》中,并保存電腦單等報警系統原始報警記錄。
4.6.5 管理處維修班根據《消防設施保養規定》負責管轄區域所有消防設備的保養及維修。
5.0 相關文件
5.1《公司質量/環境/安全管理委員會設置》(***-qp-06-pz-01)
5.2《消防檢查制度》(***-qp-06-w*-02)
5.3《動火作業安全操作規程》(***-qp-06-w*-03)
5.4《中控室設備運行操作規程》(***-qp-06-w*-06)
5.5《用戶手冊》(不定格)
5.6《消防安全責任書》(***-qp-06-w*-04)
5.7《員工培訓程序》(***-tp-08)
5.8《消防設施保養規定》(***-qp-06-w*-05)
6.0 質量記錄
6.1《用戶安全責任人和聯系人名單》(***-qp-06-1/a)
6.2《動火作業申請表》(***-qp-06-3/a)
6.3《整改通知書》(***-qp-04-4/a)
6.4《中控室消防設備監控運行記錄表》(***-qp-06-5/a)
6.5《會議/培訓簽到表》(***-tp-06-1/a)
6.6《消防演習方案》(***-ep-07-4/a)
6.7《維修通知單》(***-qp-06-4/a)
6.8《消防器材檢查記錄表》(***-qp-06-6/a)
第8篇 物業太陽城管理中心宣傳文案1
zz物業太陽城管理中心宣傳文案(一)
主題a
天津zz物業管理有限公司介紹/提供文字內容如下,請廣告公司根據以下文字配合圖片。
天津zz物業管理有限公司
天津zz物業管理有限公司成立于1997年,為zz集團全資子公司。
具有國家物業管理一級資質
中國物業管理協會理事單位
天津市物業管理行業十強企業之一
zz物業現有管理面積120余萬
第9篇 物業公司：鑰匙管理程序
物業公司程序文件:鑰匙管理程序
1.目的
加強鑰匙管理,消除安全隱患。
2.范圍
適用于物業公司鑰匙管理工作。
3.定義
顧客鑰匙:地產委托代管鑰匙(含未出售的房屋鑰匙、出售后業主未辦入住的鑰匙、地產公司管理用鑰匙等);因返修和入戶維修、代理租售等由業主(使用人)委托代管的鑰匙。
管理用鑰匙:除顧客鑰匙以外的所有鑰匙。包括辦公、公用區域內的鑰匙等。
4.職責
部門/崗位工作職責
管理處負責人負責鑰匙管理的監督、檢查及鑰匙配制的批準工作
管理處鑰匙管理員負責管理處所有鑰匙的接收、領/借用、保管和配制等相關具體工作的落實
部門鑰匙管理員負責部門所使用鑰匙的接收、借用、保管等
鑰匙使用人負責保證所借用鑰匙的正常使用,按時歸還
5.方法及過程控制
5.1鑰匙的統一管理及分配
5.1.1由管理處鑰匙管理員對管理處所接收的鑰匙,按顧客鑰匙和管理用鑰匙分別列制《鑰匙清單》。
5.1.2各部門可以根據實際工作需要,將日常使用或緊急備用鑰匙長期借出,作為部門常用鑰匙,但借出時間不應超過半年。部門需設置兼職鑰匙管理員,對部門所需鑰匙統一借出并管理。如超過期限,則須向管理處鑰匙管理員辦理續借手續。
5.1.3鑰匙使用人如需長期使用部門常用鑰匙,需到部門鑰匙管理員處申請并辦理長期借用手續。如需借用的鑰匙非本部門常用鑰匙,可直接到管理處鑰匙管理員處辦理借用手續。如需借用的鑰匙被其他部門作為常用鑰匙統一借出,鑰匙使用人則可到該部門鑰匙管理員處辦理借用手續。
5.1.4鑰匙管理員負責鑰匙的接收、領用、保管、配制,所有鑰匙的借出都應填寫《鑰匙使用登記表》。其間,由于鑰匙借用而發生的問題,由鑰匙借出人員負責。
5.1.5所有鑰匙應當天借用當天歸還,如借出鑰匙當天不能歸還,則需到管理處鑰匙管理員處辦理長期借用手續。
5.1.6鑰匙管理員或當值人員每天下班前應清點鑰匙數量,發現鑰匙未歸還應及時追回,如有異常應在《鑰匙使用登記表》的'備注'欄中記錄
5.2管理用鑰匙的管理
5.2.1管理用鑰匙的更換、配制
5.2.1.1任何人未經管理處負責人許可不得私自配制鑰匙,若因工作需要配制或鑰匙損壞時,須由管理處鑰匙管理員填寫《鑰匙配制申請表》,報管理處負責人同意后方可配制。
5.2.1.2門鎖損壞或鑰匙丟失(包括一套鑰匙中丟失任何一把)必須重新更換門鎖,應填寫《鑰匙配制申請表》,報管理處負責人審批后予以更換,同時應查明原因,如屬人為原因,應追究責任。
5.2.1.3重點部位門鎖的更換應在24小時之內完成(節假日時可口頭報管理處負責人同意),所更換的鑰匙交管理處鑰匙管理員在《鑰匙清單》上予以登記。無論何種原因,如果存在外部人員、離職人員等可以用鑰匙進出這些部位的情況,必須更換門鎖。
5.2.2管理用鑰匙的保管
5.2.2.1管理處鑰匙管理員負責將所有鑰匙分類加以標識,并確保標識清晰及持久性。
5.2.2.2管理用鑰匙應統一存放在管理處或部門鑰匙柜內,除員工因工作需要長期借出鑰匙外,其它鑰匙必須統一保管。
5.2.2.3部門鑰匙柜鑰匙應在管理處備份,存放于管理處鑰匙柜內。
5.2.2.4管理處/部門鑰匙管理員休假或外出時須把鑰匙柜的鑰匙交給管理處負責人/部門負責人,接收人須在《鑰匙使用登記表》上簽名確認。
5.2.3管理用鑰匙的使用
5.2.3.1鑰匙遺失須即刻報告部門負責人或鑰匙管理員,由部門負責人做出處理意見,鑰匙管理員在《鑰匙使用登記表》'備注'欄中說明。
5.2.3.2部門人員調動、離職,鑰匙管理員負責收回其持有的鑰匙,并將變更情況在《鑰匙清單》上記錄。
5.3顧客鑰匙的管理
5.3.1在房屋移交驗收時,管理處鑰匙管理員接收所有房屋鑰匙,列出《鑰匙清單》,并填寫《顧客鑰匙/物品領用清單》中顧客鑰匙一欄。房屋交付時發放鑰匙可參考《房屋交付手續辦理工作程序》。
5.3.2如顧客委托管理處提供居家服務時要求代管鑰匙,管理處應盡量委婉拒絕;如顧客堅持或有其他特殊原因需要代管鑰匙的,經部門負責人同意,管理處負責人批準后方可接收,并由管理處鑰匙管理員保管,具體流程執行《顧客財產管理程序》。
5.3.3因返修、代理租售等原因需為顧客代管鑰匙,須填寫《顧客委托(收回)鑰匙登記表》,管理處鑰匙管理員負責鑰匙的接收、借、還等手續。顧客委托和領回時均須在《顧客委托(收回)鑰匙登記表》中簽字確認。
5.3.4如須更換顧客門鎖必須由管理處負責人與顧客溝通,獲得顧客書面同意方可更換。
5.3.5顧客鑰匙借用的控制
5.3.5.1施工維修單位進入轄區作業施工,施工單位責任人必須持有地產項目處或顧客服務中心簽發的《入戶維修承諾書》到物業鑰匙管理員處領取鑰匙。
5.3.5.2鑰匙管理員必須對施工維修單位所持《入戶維修承諾書》及其身份證進行收驗核實無異議后,發放所需要領取的鑰匙。
5.3.5.3業主辦理入住時,必須認真填寫《顧客鑰匙/物品領用清單》的相關內容,做好鑰匙的交接;如業主有預留鑰匙存在管理處,需填寫《顧客委托(收回)鑰匙登記表》。
5.3.5.4業主需要借用鑰匙時,應出具有效身份證明或能證明為房屋所有人的有效證據,管理處鑰匙管理員方可借出,并填寫《鑰匙使用登記表》。
5.4鑰匙清查:
5.5.1每日下班前,鑰匙管理員必須對照《鑰匙使用登記表》清點所有借用鑰匙的數量,如有異常情況做好記錄及時向部門負責人匯報,并追究相關人員的責任。
5.5.2每周鑰匙管理員必須依據《鑰匙清單》清點鑰匙數量并進行整理,結合工作需要,對鑰匙管理提出合理化建議逐級上報。
5.5.3每月鑰匙管理員必須對鑰匙管理的質量記錄相關內容系統檢查整理成冊,交由所在部門統一存檔。
6.支持性文件
tjvkwy6.1-k01 《房屋交付手續辦理工作程序》
tjvkwy7.5.4-k02《顧客財產管理程序》
7.質量記錄表格
tjvkwy7.5.1-k02-f1&nb
sp; 《鑰匙清單》
tjvkwy7.5.1-k02-f2《鑰匙使用登記表》
tjvkwy7.5.1-k02-f3《鑰匙配制申請表》
tjvkwy7.5.1-k02-f4《入戶維修/施工承諾書》
第10篇 z物業管理公司各部門的主要職能劃分
辦公室:辦公室是總經理領導下的綜合辦事機構,也是綜合管理部門。主要負責公司內部日常行政事務,包括擬寫文書,組織會議,管理人事,后勤,檔案,培訓員工以及接待來訪客各項工作。
財務部:財務部在公司經理領導下,參與企業經營管理,搞好財務核算。財務人員必須按照國家有關財務管理的政策、法規和企業的規章制度,監督企業資金和資產的安全有效運轉,負責管理服務費的收繳,做好報表、納稅工作,要經常向總經理報告公司財務情況。
管理部:管理部應按照公司的計劃和安排,負責物業管理區域內的環境衛生、環境保護、綠化、保安、消防、車輛管理等工作。
服務部:服務部應依法建立各類服務網點,開展代辦業務,監督、檢查服務網點的服務態度和遵紀守法情況,最大限度地為物業管理區域內的各類用戶提供優良的服務。
工程部:工程部是負責物業維修及設備運行的技術管理部門,其主要職能是實施物業管理區域內的房屋修繕及其配套設備的維護,組織管理人員維護、管理好物業管理區域內的房屋建筑及各種配套設備。做好物業的產籍管理、保管圖紙、資料,及時為各部門提供相關物業資料。
第11篇 物管培訓:物業管理財務預算
在物業管理企業的財務管理過程中,財務預算居于十分重要的地位。任何管理活動都涉及了解過去、分析現在和規劃未來,物業管理財務也不例外。財務預算既是這些了解、分析和規劃活動結果的集中體現,又是保證公司的規劃目標或財務管理目標得以實現的管理控制工具。
一、財務預算的含義及其要求
財務預算是現代公司理財的重要手段,通過對公司資金運動規律的認識,以及充分調動公司員工參與財務預算編制和實施的積極性,它實現了科學管理和民主管理的結合。
(一)財務預算及其作用
理論上,財務預算有廣義和狹義之分。廣義的財務預算是根據物業管理公司的經營目標和經營方針,在了解過去、分析現在和預測未來的基礎上,對公司未來資金運動的過程和結果(包括資金來源、資金運用和資金結構等)進行事先安排的一種財務管理活動。具體而言,了解過去和分析現在是指了解公司過去和現在經營成果及其財務狀況;預測未來是在了解過去和分析現在的基礎上,對未來可能出現的各種情況及其對公司資金運動的影響進行科學的推斷;而財務安排則是指為達成未來的財務狀況和經營成果,針對相關影響因素而進行的各種財務決策活動。狹義的財務預算則是各種財務安排的系統化和具體化,即財務決策結果的匯總。可見,財務預算是物業管理公司理財活動的重要環節,它提供了物業管理公司未來資金運動的信息,為物業管理公司管理層和業主等信息需求者評估物業管理公司未來的現金流量和經營業績提供了基礎。
財務預算是物業管理公司理財活動的起點。廣義財務預算過程中,基于對公司資金運動的分析和預測,管理層對物業管理公司未來財務狀況進行了各種安排,財務預算就是這些安排的匯總。就本質而言,廣義財務預算確立了物業管理公司下一年度理財的方向和策略,因而,作為集中體現其結果的載體――財務預算,指明了物業管理公司理財的具體目標,提供了對物業管理公司日常資金運動進行控制的依據,并可作為物業管理公司經營業績的考評標準。
(二)財務預算的要求
財務預算的編制過程,是對公司未來經營活動和經營結果的安排過程。為此,為了保證財務預算的有效性,編制財務預算時,必須遵循以下原則或要求:
1.加強調查研究,認識資金運動規律
與其他企業的資金運動相比,物業管理公司的主營業務――物業管理服務的資金運動相對較為簡單,主要涉及收取管理費和費用支出兩個環節。盡管如此,為提高財務預算的準確性和可操作性,仍需在編制財務預算之前,了解其資金運動的特點,特別是設備維修保養等費用支出項目的規律性。
2.實行參與管理,調動員工積極性
財務預算是一種財務管理手段,其目的是對未來的資金運動進行控制。這一控制通過公司各部門全體員工的執行得以實現。實質上,財務預算的編制過程,就是財務管理目標的設置過程?，F代管理研究表明:員工參與其目標的確定過程,能有效地增強對其目標的認同,從而提高達成目標的可能性。由于公司全體員工都將參與財務預算的執行,因此,應盡可能讓員工參與財務預算的編制過程。
3.符合實際,適當留有余地
預算作為一種控制目標,其水平的高低既應該體現出挑戰性,同時也應是可實現的,不應是高不可攀的,否則,財務預算難以起到應有的作用。具體而言,編制的財務預算既應符合公司的實際情況,不宜過低,同時也不宜過高,通過全體員工的努力應能夠實現。
4.全面權衡,提高資金使用效益
現代管理研究證明:計劃帶來的節約是最大的節約。物業管理服務中,管理收費有既定標準,如何提高管理收費的使用效益必然是物業管理公司始終關心的主題。為此,不僅要求嚴格控制費用支出,更重要的是在財務預算過程中,應充分考慮各費用支出的必要性及其經濟價值,防止預算中包含不應發生的費用項目。
(三)財務預算編制方法
財務預算有多種不同的編制方法。理論研究表明,財務預算的編制方法不同,其效益性和實現的可能性大不相同。現實中,物業管理公司編制財務預算的常用方法為固定預算和零基預算兩種。
1.固定預算
固定預算,是指以過去的實際費用支出為基礎,考慮預算期內相關因素可能發生的變動及其影響,在過去實際費用基礎上增加或減少一定的百分比確定出的預算。這種預算編制方法也稱為增量預算或減量預算編制法。
固定預算是傳統的預算編制方法,在現實生活中得到了廣泛應用。其優點集中表現為:編制簡單,預算的編制成本較低;此外,由于固定預算以過去的費用支出為基礎,費用支出水平的控制要求易于為各部門所接受。這一方法的缺點為:沒有結合預算期的情況,重新對各項費用支出的必要性及其支出水平進行論證,難以實現費用支出效益的最大化;同時,由于采用該方法編制的預
算缺乏挑戰性,因而,也難以調動各部門和全體員工控制費用支出的積極性。
2.零基預算
零基預算是指一切從零開始,通過重新考慮費用預算的必要性和各項支出的經濟效益而編制的預算。該方法是美國學者p.德魯克等于20世紀60年代首先提出的,它很快就受到美國政府和工商界的重視。1976年,美國總統卡特將零基預算引入政府的預算管理,取得了較好的成效。在我國,零基預算作為成本費用預算的一種編制方法,越來越多地應用于政府部門和以微利為主要特征的行業(如物業管理行業等)。
零基預算不受以往實際費用支出水平的限制,完全根據預算期業務活動的需要和各項業務的輕重緩急,對各支出項目進行逐個分析和計量,從而制定出費用預算。具體而言,零基預算的編制程序為:①由各部門提出預算期內可能發生的費用項目及費用額,而不考慮這些費用項目以往是否發生及發生額是多少;②將全部的費用項目分為必須保證支出的費用項目和費用額可以增減變動的費用項目兩大類;③對各費用支出額可以增減變動的費用項目進行成本效益分析,并按照成本效益率的大小進行排序;④將預算期內可動用的經濟資源在各費用支出項目之間進行分配。分配時,首先滿足必須保證支出的費用項目,然后再按成本效益率的高低,將經濟資源在費用額可以增減變動的費用項目之間進行優化分配。
對物業管理公司而言,零基預算有著重要價值。在既定的管理收費標準下,它有助于提高管理收費的使用效益,改善公司與業主之間的關系,從而增強物業管理公司的市場競爭能力。但值得注意的是,零基預算也有一定的不足,主要表現為:編制預算的工作量相對較大,各費用項目的成本效益率的確定缺乏客觀依據等。
二、物業管理財務預算的主要內容
物業管理的財務預算,是對物業管理中資金運動過程和結果的全面反映,它涉及到公司經營活動的方方面面,內容十分豐富。為此,有必要對其具體內容作一認識。
(一)編制財務預算的假定
現實中,物業管理公司的未來資金運動面臨著較高的不確定性。編制財務預算時,首先應明確編制預算的前提條件,即為公司財務預算的編制作出必要的、合理的假定。
1.持續經營假定
持續經營假定與持續經營會計假定相同,是指在可預見的將來,物業管理公司將繼續為目前所管理的物業提供服務。物業管理公司根據合同對物業進行管理,除雙方或單方違約情形外,這一假定是合理的。
2.單一業務假定
單一業務假定是指物業管理公司僅提供物業管理服務,不從事多種經營。現實中,許多物業管理公司從事多種經營,但由于其非物業管理服務業務的預算與一般公司的預算并無差別,而物業管理財務預算需經業主大會批準,因此,有必要確立該假定,以簡化財務預算的編制。
3.現金收支假定
現金收支假定是假定公司有完善的財務管理制度,包括內部牽制制度、內部稽核制度和現金庫存量(上、下限)制度等。
4.存貨假定
存貨假定是指假定公司的存貨按經濟批量(經濟批量是確定存貨采購量的一種方式,在該方式下,預算期內存貨的采購費用和存儲費用之和最小)訂購,且庫存量能滿足日常維修保養之用。由于物業管理服務所需存貨多可在本地購買,因此,公司無需儲備額外的存貨(也稱安全儲備量)以備不時之需。
5.營運資金假定
營運資金為任何公司從事生產經營活動所必需。營運資金假定是指假定公司的營運資金由物業管理公約所規定的、由業主繳納的管理費押金提供。確立這一假定的現實意義在于,物業管理公司僅在極少數情形下為日常物業管理服務進行外部融資。
(二)財務預算的內容
各物業管理公司的經營活動是在財務預算的指導下展開的,財務預算綜合反映了公司預算期內的資金運動。一般而言,物業管理公司的財務預算包括收入預算、營業成本預算、管理費用預算、財務費用預算、資本預算、預計損益表、現金預算和預計資產負債表等多項內容。
財務預算的具體內容,主要包括八部分:
1.收入預算
物業管理公司的收入來自物業管理服務和多種經營(多種經營部分的預算應單獨編制預算,在此僅探討物業管理服務部分)兩個方面。管理服務收入是物業管理公司的主營業務收入,這一主營業務收入又可進一步分為管理收入(包括公共服務、公眾代辦性服務和特約服務三部分)、經營收入和大修收入等。
2.營業成本預算
營業成本是物業管理公司在從事物業管理活動中發生的各項直接支出,其預算包括直接人工費和直接材料費預算兩部分。其中,直
接人工費預算是公司在預算期內直接從事物業管理活動人員的工資、獎金和福利費等預計支出,而直接材料費預算是物業管理活動中直接消耗的各種材料、輔助材料、燃料和動力、低值易耗品和包裝物等方面的預計支出。
3.管理費用預算
管理費用預算是財務預算的主要組成部分之一,是從事物業管理活動中所發生間接費用的預算。其內容包括物業管理公司管理人員的工資、獎金及職工福利費、固定資產折舊費和修理費、水電費、辦公費、差旅費、郵電通訊費、租賃費、保險費、勞動保護費、保安費、低值易耗品攤銷和其他費用等。
4.財務費用預算
財務費用預算是物業管理公司在預算期內為籌措資金所發生費用的預算,其構成項目包括利息支出、匯兌損失、金融機構手續費和其他財務費用等。
5.資本預算
資本預算也稱設備維修更新計劃,是物業管理公司為實現物業的保值和增值,根據設備的運行狀況和管理服務的需要制定的有關長期資產(固定資產等)購入和更新改造支出的預算。
6.現金預算
現金預算亦稱現金流量表,是反映預算期內貨幣資金的流入、流出以及資金調度的預算。在此,現金并非指現鈔,而是指公司的貨幣資金。該預算是物業管理公司進行貨幣資金日常管理的基本手段。
7.預計損益表
預計損益表又稱年度利潤計劃,是在經營決策(包括財務決策)基礎上,綜合反映物業管理公司預算期(通常為一年,下同)內收入、成本費用和凈利潤的預算。
8.預計資產負債表
預計資產負債表或稱預計財務狀況表,是揭示物業管理公司資產、負債和股東權益在預算期末的水平及其構成的預算。
(三)現金預算和現金持有量的確定
現金預算是財務預算中居于中心地位的預算,它由現金收入、現金支出、現金余缺及其籌措和運用四部分組成。由于現金是無收益或收益較低的資產,編制現金預算時,確定現金持有量是一項十分重要的財務決策。
1.現金預算
現金預算集中反映了物業管理公司預算期內現金或貨幣資金收支及余缺情況,為物業管理公司日常的資金管理、融資和投資決策提供了依據,因而,在物業管理公司理財中,對這一工具應予以足夠的重視。
通常,現金預算由四部分內容組成:
(1)現金收入
現金收入是指公司物業管理服務取得的現金收入?，F金收入不同于營業收入,營業收入是一個會計概念,其確認基礎是權責發生制,無論款項是否收到,只要取得了收取款項的權利,即可確認為收入;現金收入是一個財務概念,其確認以收付實現制為基礎,即只有收到現金后才確認為現金收入。兩者之間的差異主要體現在公司的應收款項上。
(2)現金支出
現金支出的內容很多,分為營業現金支出和其他現金支出兩部分。營業現金支出是預算期內同物業管理公司管理服務有關的現金支出,包括采購材料、員工工資、營業費用和管理費用(不含折舊)等成本費用中的付現部分;其他現金支出主要有固定資產更新、上交的營業稅和所得稅等方面的付現支出。
(3)現金余缺
現金余缺是現金收入和現金支出之間的差額。差額為正數,說明現金有多余;差額為負數,表明物業管理公司入不敷出,現金短缺。
(4)余缺的運用或籌措
持有現金,收益很低;現金短缺,則公司的正常運作難以為繼。為此,在保證現金最低余額的前提下,可將多余的現金用于償還物業管理公司的借款或作短期投資;現金短缺部分,應考慮利用各種融資方式,如向銀行借款、調整物業管理收費等加以解決。
2.現金持有量的確定
物業管理公司持有現金的動機不同,其現金持有量各不相同。合理確定現金持有量的方法很多,較為常用的有鮑摩爾模式等。
(1)持有現金的動機
現金持有量的確定,與公司持有現金的動機有密切關系。理論上,物業管理公司持有現金的動機主要表現為:
①交易性動機。交易性動機是指企業為了滿足日常營業的需要而持有現金。在任何企業,現金收入和現金支出都不可能完全同步、同金額發生,為此,必須持有一定數量的現金,以滿足支出大于收入時的現金需求。對物業管理公司而言,由于其現金收入主要來自物業管理服務收費,在時間上相對集中,而支出發生的時間又相對分散,出于交
易性動機而持有現金顯得尤為必要。
②預防性動機。預防性動機是指企業為了應付意外情況而持有現金。構成現金預算的現金收入和支出,都來源于公司對未來的預測。由于未來存在不確定性,任何預測都難以百分之百準確,出現意外情況在所難免。為了滿足出現意外情況下的現金需求,有必要持有一定數量的現金作緩沖之用。如物業管理公司預計的公眾代辦性或特約服務收費未能及時取得,或物業的供水(電)系統的維修支出大大超出計劃等,這些情況都要求公司有一定的、超出正常營業需要的現金儲備。
③投機性動機。投機性動機是指企業為了利用可能出現的有利機會而持有現金。如預期存貨價格可能會發生暫時性大幅波動時,物業管理公司若計劃利用這一可能機會,則必須持有與之相應的現金?，F實中,僅有極少數公司出于此動機而持有現金。
一般而言,公司持有現金的數量取決于上述三項動機,但值得注意的是,若出現現金需求時,公司能從銀行等外部渠道取得資金,則公司持有現金的數量可相應地減少。
(2)現金持有量的確定
現金是一項無直接收益或收益甚低的資產,為此,公司持有現金數量越少越好;但另一方面,持有現金不足,又會給公司帶來嚴重后果?？梢?合理確定公司的現金持有量十分重要。最佳現金持有量的確定方法有多種,物業管理公司常用的方法為鮑摩爾模式。
鮑摩爾模式中,假定公司將多余的現金投資于國庫券等有價證券。需要現金時,則出售有價證券?，F金支出相對穩定:即在0~t1或ti~ti+1期間內,公司的現金持有量n隨支出穩步減少至0(見圖2-3-4)。最佳現金持有量是總成本最低時的持有量,它取決于兩個因素:持有現金的機會成本。即一筆資金既以現金形式持有,就無法同時以有價證券形式持有,此時,因持有現金而損失的有價證券投資收益,稱為持有現金的機會成本。一般而言,持有現金的機會成本是一項變動成本,即與現金持有量成正比例變化;有價證券轉換為現金的成本。轉換成本是指出售有價證券所必須支付的費用,如通訊費、稅金和手續費等。轉換成本是一項固定成本,即僅與轉換次數有關系,而與每次的轉換金額無關(注:即使轉換成本中存在變動成本,鮑摩爾模式仍然成立)。
三、物業管理財務預算的編制
不同的物業管理公司,編制預算的方式和程序各不相同。一般而言,為調動廣大員工的積極性,在全面預算的編制過程中,應盡可能讓物業管理公司的各個部門和所有員工共同參與,并由物業管理公司財務部門負責編制財務預算。
(一)財務預算的編制程序
財務預算的編制涉及公司的各個部門,編制預算時,需對財務預算的編制方式和編制程序作出具體、明確的規定?，F實中,財務預算的編制方式和程序為:
1.編制方式
各物業管理公司常用的預算編制方式為“二下一上式”。物業管理公司管理層首先將財務規劃確定的預計損益表分部門下達,作為各部門編制預算的控制目標(一下);各部門根據控制目標的要求,結合自身的實際情況,編制出分季度的預算草案,并上報物業管理公司財務部門(一上);財務部門對各部門的預算草案進行匯總和綜合平衡,編制出正式的財務預算,并報物業管理公司管理層,然后再由管理層交業主大會討論批準后,正式下達給各部門執行(二下)。
2.財務預算的編制程序
財務預算是經營預算中其他預算的匯總,編制財務預算應以其他預算為基礎。具體編制程序為:①根據相關法規和管理服務合同的要求(特別是物業管理的內容和收費標準等),編制資本預算及年度收入預算;②以收入預算為基礎,制訂營業成本預算,即直接材料費和直接人工費預算;③依據收入預算,編制管理費用預算;④根據收入預算、營業成本和管理費用預算等,并進而結合物業管理公司的收付款政策和資本預算,編制現金預算;⑤最后,綜合所有各項預算,編制利潤預算(預計損益表)和預計資產負債表。值得注意的是,利潤預算與財務規劃中的預計損益表并無不同。因為,預計損益表作為物業管理公司的控制目標下達給各部門,然后再由各部門按照以上程序編制相應的預算。這一編制過程,一方面使預計損益表得以分解,具備了實現的可能;另一方面,為物業管理公司理財提供了所需的新信息,如現金預算等。
(二)財務預算的編制過程
財務預算的編制過程十分復雜,現以天馬物業管理公司為例,具體揭示財務預算的編制過程。
天馬物業管理公司僅負責一高層住宅小區――簡稱“閑逸小區”的物業管理服務。1999年10月,天馬物業管理公司管理層進行調查研究后決定:2000年的財務預算按靜態預算進行編制。此后,天馬物業管理公司財務部將預計損益表(表5.5)按部門進行了分解,并下達給各部門。各部門根據下達的控制目標,結合自身的實際情況,編制了預算草案,其編制過程為:
1.收入預算
天馬公司的物業管理收入相對簡單,僅包括公共服務收入、公眾代辦
性服務收入和特約服務收入三部分。根據管理服務合同,公共服務的收費執行微利原則,并盡可能與政府指導定價相一致;公眾代辦性服務和特約服務的收費執行政府指導價。原則上,各項收費都應按時收取,但據以往經驗知,本季度的管理公共服務收入中,80%于當季收到款項,其余20%于下季度收到;其他服務收費基本上都于當季收取。
另外,按照我國現行稅法的規定,物業管理企業應就其營業收入繳納營業稅、城市建設維護稅、教育費附加和防洪工程維護費等流轉稅。由于其流轉稅的征稅對象為營業收入,為簡便起見,將付現支出――營業稅金列入了營業收入預算。
2.營業成本預算
營業成本是公司為賺取收入而發生的直接費用,包括直接材料和直接人工費。因此,編制營業成本預算,應以收入預算為基礎,分別確定公共服務收入、公眾代辦性服務收入和特約服務收入的直接成本。其中,公眾代辦性服務和特約服務直接成本的確定較為容易,可參照其他工商企業采用的方法確定;公共服務的直接人工費,據保安人員、維修工程人員和清潔人員等直接從事公共服務人員的人數和當地的工資水平(包括職工福利費)確定,其材料成本可以上年度實際發生的成本為基礎,增減一定百分比(通常為物價指數)來確定。由于直接材料多定點采購,公司的付款政策為:本季度采購額或成本的70%于當季支付,其余的30%于下季度付款。因此,本季度直接材料費的現金支出=70%×本季度直接材料費+30%×上季度直接材料費。
3.管理費用預算
管理費用預算是財務預算的重要組成部分。它涵蓋了天馬物業管理公司在提供服務過程中發生的所有間接費用,包括管理人員的工資和福利費、辦公費、差旅費、固定資產的折舊、保險費等。編制管理費用預算的最佳方法為零基預算,但為了簡便起見,天馬公司采用的仍然是固定預算。
4.現金預算
現金預算的編制,如上所述,以收入預算和成本費用預算為依據。天馬物業管理公司所需營運資金由管理費押金提供,最低的現金余額為10萬元,多余資金用于償還借款或購買國庫券(年利率平均為7%);1999年度,物業管理公司無借款,也無投資。按物業管理合同,物業管理公司每季度收取經理人酬金10萬元,預計所得稅為30萬元。
5.預計損益表
預計損益表是物業管理公司在預算期內經營成果的匯總反映。
由于缺少1999年度天馬物業管理公司的資產負債表,在此省略其預計資產負債表的編制。天馬物業管理公司的財務預算經“閑逸小區”業主大會通過后,于2000年1月正式下達執行。
四、物業管理的財務預算控制
財務預算,就其本質而言,是一種控制手段。在物業管理公司,財務預算的實施就是借助于財務預算,對物業管理公司的資金運動過程進行控制,即財務預算控制。為了保證財務預算能真正落到實處,公司財務管理部門應搞好物業管理財務的預算控制工作。
(一)財務預算控制的目的
財務管理部門進行財務預算控制的目的主要有:
(1)落實財務預算或財務計劃。財務預算能否有效地實施,很大程度上取決于財務預算控制是否有效。如果財務預算編制得好,但財務預算控制系統失效,則很難保證公司目標的順利實現。
(2)及時糾正偏差。由于不可預見因素的存在,財務預算在實施過程中難免會出現偏差,因而需要通過財務預算控制系統,及早發現問題,找出產生偏差的原因,然后提出修改和補救辦法進行糾正,保證財務預算任務的完成。
(3)提供決策依據。財務預算控制是對財務預算在實施過程中所進行的定期性考核與檢查,因而在財務預算控制的過程中會形成各種反饋信息,這些反饋信息又將成為公司管理層決策時的重要參考依據。
財務預算控制的內容很廣泛,主要有成本費用控制、現金流轉控制、應收票據控制、存貨控制、流動負債控制、長期負債控制和利潤分配控制等。
(二)財務預算控制的內容
財務預算控制主要應做好以下幾項工作:
(1)將財務計劃的各項預算指標分配落實到公司各部門。
(2)通過會計核算反映和監督公司各部門有關指標的實際完成情況。
(3)定期(按年或月)把實際完成情況同財務預算指標進行對比分析,找出存在的偏差,并分析產生偏差的原因,提出降低成本費用的途徑,制定糾偏的有效措施。
(4)對責任部門和責任人進行評價和考核。
(5)根據考核結果和獎懲辦法進行獎勵和處罰。
(6)調整預算。在財務
預算執行過程中會發生一些不可預見的因素,造成財務預算執行發生偏差,為了做到考核合理,獎罰分明,一般在每年第三季度對財務預算指標進行有依據的必要調整,保證預算的合理性和可行性。
(三)財務預算控制系統的構成要素
為保證財務預算的貫徹落實,物業管理公司應建立有效的財務預算控制系統。一般來說,財務預算控制系統由組織系統、信息系統、考核和獎懲制度等組成。
(1)組織系統
組織系統對財務預算控制機構及其各自工作職責作了規定。實施財務預算控制的基本要求是實行責任中心制,即在公司內部劃小預算單位,各預算單位(公司內部有特定責任的單位或部門)成為責任中心,每個責任中心都有明確的責任和控制范圍。根據所負責任和控制范圍的不同,責任中心又可分為成本中心、費用中心,利潤中心和投資中心。一般地,物業管理公司的業務部門(如保安隊、綠化隊、維修隊等)和各職能科室成為成本中心,該成本中心負責將人工、原材料和機器設備等投入轉變為物業管理服務。利潤中心是獲取最大凈利潤為經營目標的組織單位。對一般物業管理公司或物業管理企業集團來說,投資中心和利潤中心應分開,母公司或集團公司是投資中心,而緊密層、松散層和各子公司則是利潤中心,母公司或集團公司對子公司實行投資控股關系,集團公司內部的各分公司和具體業務部門則是成本中心。
(2)信息系統
信息系統是財務預算控制系統的重要組成部分。財務預算控制系統的信息分為公司內部信息和外部信息。內部信息包括財務預算數據和實際執行結果的數據,這些數據可從財務計劃(或財務預算)和會計信息系統中取得。而外部信息如市場預測、市場行情、政策法規變動等一般較難取得。在編制財務計劃預算時,預算人員必須熟悉公司內部和外部信息,計劃(預算)信息和現實信息。
(3)考核制度
考核是財務預算控制系統發揮其作用的重要因素?？己说囊话阕龇ㄊ?根據財務預算數據,找出實際發生的結果與財務計劃(或財務預算)要求之間的差異,分析產生這種差異的原因,落實責任人,并提出補救辦法,最后形成財務報告,并作為公司決策和采取行動的依據。
(4)獎懲制度
獎懲是根據業績考核結果,對業績突出者給予獎勵,對造成嚴重損失的責任者給予處罰的行為。考核的結果必須與獎懲掛鉤,否則,財務預算控制就如同紙上談兵,財務預算控制系統也就形同虛設。
(四)財務預算控制的步驟
財務管理部門實施財務預算控制,一般應遵循以下幾個步驟:
(1)建立財務預算控制系統。建立財務預算控制系統包括建立財務預算控制的組織系統和信息系統,建立考核制度和獎懲制度。財務預算控制組織系統是財務預算控制的組織保證,包括專門機構的設立、人員的配置、崗位責任的確立和責任中心、利潤中心與投資中心的建立。信息系統包括建立各種量化的控制標準(指標),它是實施財務預算控制的依據。信息系統還應包括信息反饋系統,以保證各種信息能及時傳遞和反饋,保證控制措施的及時落實。考核制度和獎勵制度是實施控制以及對考核結果進行處理的有關規定。它們在制度上保證了財務預算控制的有效實施及財務預算目標的實現。
(2)檢查監督。根據信息系統確立的標準,實行監督、檢查,比較實際執行結果與標準之間的差異。
(3)分析原因。實際執行結果與財務預算的標準之間必然會產生偏差,那么,到底是什么原因產生這些偏差,責任者是誰,應該予以明確。
(4)糾正偏差。提出糾正偏差的對策,并組織實施,盡最大努力減少損失。
第12篇 物業管理手冊－相關方環境制約控制程序
1、目的
為對相關方(業主、供方、裝修施工方、廢物處置方、運輸方、設備維修方等)施加影響,使他們了解本公司的環境方針,努力去滿足本公司的環境要求,特制定本程序。
2、范圍
本程序適用于為公司提供產品或服務的可施加影響的相關方。
3、職責
3.1本公司對外有業務聯系的部門(管理部、品質部、市場部、工程部、人力資源部、禮兵部、物業服務中心)負責了解相關方的情況,以便確定是否建立合作關系。
3.2本公司對外有業務關系的部門負責向相關方宣傳、解釋本公司的環境方針,提出本公司對相關方的環保要求,指導和監督相關方的環保活動。
4、程序
4.1供方
4.1.1管理部在選擇供貨方時優先選擇已通過iso14001環境體系認證或正在建立環境管理體系的單位,或已得到地方環保部門認可的污染物達標的單位。填寫《供方質量、環境保證能力調查記錄》,并予以保存。
4.1.2對可施加影響的供貨方,管理部要宣傳本公司的環境方針,要求供貨方提供環保產品。采購危險化學品時,管理部應要求他們提供危險化學品安全數據表(msds)。
4.1.3對供方可提出下列要求:
a)提供產品的合格證明,需要時提供檢測報告;
b)有毒有害廢棄物的回收;
c)運輸時不得灑落;
d)汽車油料無滴漏;
e)車輛尾氣排放達標。
4.2承包方
4.2.1物業服務中心
a)負責向綠化承包方宣傳本公司的環境方針,并在合同中提出明確的環保要求,使其在作業活動中將環境污染降至最低,不發生擾民事件。
b)負責向廢物處理、處置承包方宣傳本公司的環境方針,索取資質證明并在合同、協議或附加環境要求文件中明確在處理、處置廢物的同時不得造成二次污染。
c)負責向社區內提供服務的工作單位和人員提出明確的環保要求,必要時提出環保知識培訓要求。
d)負責進入社區車輛的管理,不允許在社區內鳴笛、油料滴漏等,防止對環境造成污染。
e)負責對裝修作業現場的監督管理,預防公共設施、設備的損壞、噪音擾民、污染或安全事故發生。具體執行《業主入住及裝修控制程序》。
4.2.2工程部負責向設備維修承包方宣傳本公司的環境方針,并在合同中提出明確的環保要求,使其在作業活動中將環境污染降至最低,不發生擾民事件。
4.3各物業服務中心負責對業主施加下列影響
4.3.1宣傳本公司的環境方針、目標、指標。
4.3.2與業主共同識別及協商解決物業服務中心管理范圍存在的環境因素,使其得到有效控制和改善。具體執行《信息交流控制程序》。
4.4各相關部門將本部門的主要相關方名錄傳遞給品質部,由品質部建立本公司《可施加影響主要相關方清單》。
4.5本程序產生的記錄按《記錄控制程序》規定執行。
5、相關文件
5.1《業主入住及裝修控制程序》
5.2《信息交流控制程序》
6、相關記錄
6.1《可施加影響主要相關方清單》jw/jl-7.5.1-12-001
6.2《供方質量、環境保證能力調查記錄》jw/jl-7.4-004
