第1篇 檔案管理員兼工程技術部內勤職位說明
房地產檔案管理員(兼工程技術部內勤)職位說明
直接上司:工程技術部經理。
工作職權、責任與范圍說明書
對部門經理負責,與行政人事部檔案管理人員協調,負責本部門的檔案管理工作與內勤工作;
負責收集、整理、分類、保管全部的工程技術資料、記錄、文件、批文、圖紙、證件、計劃書、預算書、設計變更單等工程技術檔案;
負責部門的總務、打字、復印等內勤工作;
對工程技術檔案保管的安全完整性負責;對本部門內勤工作的及時合理性負責;
完成部門經理交辦的其他工作。
工作標準
全面、規范、準確、專業化;安全、迅速。
崗位、職位綜合素質、技能要求
熟悉工程技術圖紙、資料分類、保管及有關的施工手續流程;具有二年以上檔案管理工作經驗;熟悉計算機及其他現代辦公設備的使用;檔案管理、文秘、管理、建筑等相關專業大專以上學歷,初級以上職稱,年齡在35周歲以下。
第2篇 汽修企業車輛維修檔案管理
汽車維修企業車輛維修檔案管理
1、檔案存放要有序,查找方便,并應做好六防工作,即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬,保持檔案存放處清潔衛生。
2、不準損毀、涂改、偽造、出賣檔案,檔案資料如有損壞應及時修補。
3、根據檔案的內容、性質和時間等待征,對檔案進行分類整理、存放、歸檔,并按內容和性質確定其保存期限,電子檔案要及時備份。
4、各班組負責人要對本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負責,在現場不得存有或使用失效的文件、資料。
5、各班組每年對檔案進行一次核對清理,并將所保存的檔案整理后交辦公室統一歸檔。已經到保管期限的文件資料,由辦公室按規定處理。
6、維修車輛實行一車一檔制,二級維護及以上作業的車輛檔案內容包括維修合同、檢驗記錄、維修人員和質量檢驗人員名單,竣工出廠合格證副頁、結算憑證。
7、檔案的借閱必須辦理規定手續,借閱者對檔案的完整、清潔負責,未經許可不得擅自轉借、復印。
第3篇 基本建設類檔案管理要求
1.熟悉基建類檔案工作的基本原則和歸檔范圍的確定。
2.貫徹、執行國家有關檔案工作的方針、政策和法規,制定基建檔案工作規章制度。
3.督促、指導、檢查、協助基建部門做好基建文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作,驗收各有關部門移交的基建檔案。
4.將收集、積累的基建檔案材料整理、組卷、裝訂,做到組卷合理、編目清楚、標題準確、裝訂整齊。
5.根據基建枵案材料不同種類的特征,合理分類存放,便于平時借閱、利用和立卷歸檔。
6.積極組織開發基建灼案信息資源,充分發揮其作用。
第4篇 物業管理師物業管理實務試題-第十二章物業管理檔案管理
物業管理師物業管理實務試題匯編之第十二章物業管理檔案管理
一、單項選擇題(備選項中有1個符合題意)
1.以下關于檔案的說法,不正確的是()。
a檔案是歷史的原始記錄
b檔案是該原始記錄的信息內容
c檔案是經過歸檔保存的原始記錄及其載體
d施工圖紙在工程竣工驗收之前,是正在使用的文件,它既是原始記錄,也是檔案
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對檔案定義的理解。有關內容可參見教材第178頁。
2.能夠較好地保持文件在內容方面的聯系,使內容相同或相近的文件集中在一起的檔案分類方法是()。
a月度分類法b年度分類法c事件分類法d組織機構分類法
【答案】c
【解析】本題考查的是考生對檔案分類方法的理解和掌握。有關內容可參見教材第178頁。
3.物業承接查驗期的基礎資料檔案不包括以下哪項內容()
a物業及其附屬設施設備的權屬文件
b物業及其附屬設施設備的技術文件
c物業及其附屬設施設備的驗收文件
d日常物業管理文件
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對物業承接查驗期檔案的收集與整理的理解和掌握。有關內容可參見教材第180頁。
4.關于物業管理檔案的保存與安全,說法不正確的是()。
a某個單份檔案文件的價值是不能孤立鑒定的,應當從相互關聯的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限
b房屋共用部分和共用設施設備的檢測、檢修與運行記錄檔案,保存期限為設備的使用年限
c檔案損壞有人為的原因和自然的因素
d檔案的安全包括:檔案本身不受到損壞與丟失;檔案信息不被非法復制、查閱和傳播
【答案】b
【解析】本題考查的是考生對檔案管理要求的理解和掌握。有關內容可參見教材第184―186頁。
5.關于物業管理企業信用檔案,說法不正確的是()。
a物業管理企業信用檔案的建立范圍是所有物業管理企業和物業管理師等執(從)業人員
b建設部負責全國一級和二級資質物業管理企業及執(從)業人員信用檔案系統的建立和監督管理
c地方物業管理行政主管部門負責二級資質以下物業管理企業及執(從)業人員信用檔案系統的建立和監督管理
d建設部信息中心負責物業管理企業信用檔案系統建設的技術支持和系統運行與維護管理工作
【答案】b
【解析】本題考查的是考生對物業管理企業信用檔案的理解和掌握。有關內容可參見教材第186~187頁。
6.不屬于物業管理企業信用檔案記錄內容采集途徑的是()。
a通過政府部門、協會采集
b通過物業管理企業、執(從)業人員采集
c通過中介機構及社會公眾采集
d通過口頭方式采集
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對物業管理企業信用檔案記錄內容的采集途徑的理解和掌握。d選項是采集方式,因此,是錯誤的。有關內容可參見教材第192頁。
7.物業承接查驗期檔案的索取對象是()。
a建設單位b施工單位c監理單位d早期介入的物業管理企業
【答案】a
【解析】本題考查的是考生對物業承接查驗期檔案的收集與整理中物業承接查驗期物業管理檔案收集的范圍的理解和掌握。此階段檔案收集的索取對象較單一,主要是建設單位。有關內容可參見教材第180頁。
8.日常物業管理企業檔案的收集范圍不包括的是()。
a設備設施運行記錄
b設備設施維修養護記錄
c工程竣工驗收記錄
d物業服務記錄
【答案】c
【解析】本題考查的是考生對日常物業管理期檔案的收集與整理的理解和掌握。“工程竣工驗收記錄”是在“物業承接查驗期”收集的檔案。有關內容可參見教材第182頁。
9.關于物業檔案保存注意事項說法不正確的是()。
a物業承接查驗期和人住收集的檔案資料保存管理和安全十分重要
b房屋共用部分和共用設施設備的監測、檢修與運行檔案的真實性和保存期限應明確規定
c設備檢修與運行記錄檔案保存期限一般不低于該設備使用年限的2倍
d所有設備運行和維護檔案應有一個銷毀的管理方案和程序
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對物業管理檔案的保存和安全的理解和掌握。d選項是錯誤的,教材講的是“小型設備的運行和維護記錄檔案’’應有銷毀的管理方案和程序。有關內容可參見教材第184~185頁。
10.下列檔案損壞屬于自然因素是()。
a遺失
b榻壞
c被盜
d墨跡的自然消失
【答案】d
【解析】本題考查的是考生對物業管理檔案的損毀的理解。有關內容可參見教材第185~186頁。
11.關于物業管理企業信用檔案的投訴處理,說法不正確的是()。
a物業管理企業信用檔案應當接受社會公眾的網上投訴
b投訴信息轉給被投訴企業后,被投訴企業應在20天內將處理意見反饋給信用檔案管理部門
c反饋意見應由當地物業管理行政主管部門簽章
d無正當理由不按期反饋的,可作為不良記錄計人企業或執(從)業人
員的信用檔案并進行公示
【答案】b
【解析】本題考查的是考生對物業管理企業信用檔案的投訴處理的理解和掌握。b選項是錯誤的,教材講的是15天。有關內容可參見教材第184~185頁。
二、多項選擇題(備選項中有2個或2個以上符合題意)
1.物業管理檔案包括以下哪些內容()。
a物業權屬資料、技術資料和驗收文件
b業主(或物業使用人)的權屬檔案資料、個人資料
c物業運行記錄資料、物業維修記錄、物業服務記錄
d物業管理公司行政管理及物業管理相關合同資料
e國家及地方行政管理部門的相關規定
【答案】a b c d
【解析】本題考查的是考生對物業管理答檔案內容的理解和掌握。有關內容可參見教材第178頁。
2.物業管理常用的檔案分類方法有哪些()。
a月度分類法b季度分類法c年度分類法d事件分類法
e組織機構分類法
【答案】c d e
【解析】本題考查的是考生對物業管理檔案的分類方法的理解和掌握。有關內容可參見教材第178~179頁。
3.物業承接查驗期物業管理檔案收集范圍包括以下哪些內容()。
a權屬資料檔案
b技術資料檔案
c物業運行記錄檔案
d驗收文件檔案
e業主(或物業使用人)的權屬檔案
【答案】a b d
【解析】本題考查的是考生對物業承接查驗期物業管理檔案的收集范圍的理解和掌握。有關內容可參見教材第180~181頁。
4.關于物業入住期物業管理檔案收集的方式和程序說法正確的是()。
a物業人住期的資料檔案收集與入住期物業管理工作密切相關,須同步進行
b應設立檔案資料收集整理工作小組,由該小組專責進行檔案資料的收集和整理
c專責工作小組應按照業主權屬資料、業主(或物業使用人)個人資料檔案分組,并確定各自檔案資料的收集范圍、相關表格和收集程
d將相關的權屬資料和個人資料的復印件作為檔案資料保管
e在檔案資料收集后,應及時整理并歸檔
【答案】a b c e
【解析】本題考查的是考生對物業入住期物業管理檔案收集的方式和程序的掌握。只有d選項是不準確的,應為“與原件核對后的復印件”作為檔案資料保存。有關內容可參見教材第182頁。
5.關于el常物業管理期檔案的收集與整理,說法正確的是()。
a日常物業管理期檔案主要是權屬資料檔案、技術資料檔案和驗收文件檔案
b物業運行記錄檔案的收集范圍包括:建筑物運行記錄檔案和設施設備運行記錄檔案
c物業維修維護記錄檔案的收集范圍包括:建筑物維修維護記錄檔案和設施設備維修維護記錄檔案
d手續辦理完畢的文件,應由承辦單位或個人保存,一年后向檔案部門移交
e日常物業管理期檔案主要包括物業運行記錄檔案、物業維修記錄檔案、物業服務記錄檔案和物業管理公司行政管理檔案
【答案】b c e
【解析】本題考查的是考生對日常物業管理期檔案的收集與整理的理解和掌握。有關內容可參見教材第182~183頁。
6.物業管理檔案管理中,紙介質檔案常用的檢索工具有()。
a目錄式檢索工具
b簿式索引檢索工具
c電子目錄檢索工具
d卡片式檢索工具
e指南式檢索工具
【答案】a b d e
【解析】本題考查的是考生對物業管理檔案的檢索的理解和掌握。c選項是錯誤的,紙介質檔案常用的檢索工具沒有這一項。有關內容可參見教材第183頁。
7.以下屬于物業管理紙介質檔案提供利用的方式的有()。
a檔案室閱讀
b外借光盤
c制作副本
d向查閱者提供檔案的專業知識
e向查閱者提供檔案索引的方法
【答案】a c d e
【解析】本題考查的是考生對物業管理檔案中紙介質檔案的檢索的理解和掌握。b選項是錯誤的,紙介質檔案中不含有光盤。有關內容可參見教材第183―184頁。
8.關于物業管理檔案的保存與安全,說法正確的是()。
a某個單份檔案文件的價值是不能孤立鑒定的,應當從相互關聯的一組檔案文件來綜合考慮檔案的保存價值和保存期限
b房屋共用部分和共用設施設備的檢測、檢修與運行記錄檔案,保存期限為設備的使用年限
c檔案損壞有人為的原因和自然的因素
d檔案的安全包括:檔案本身不受到損壞與丟失;檔案信息不被非法復制、查閱和傳播
e小型設備的運行和維修記錄檔案應長期保存
【答案】a c d
【解析】本題考查的是考生對物業管理檔案的保存和安全的理解和掌握。有關內容可參見教材第184~185頁。
9.物業承接查驗期其物業管理檔案收集主要包括()。
a權屬資料檔案
b建設單位的資料檔案
c驗收文件檔案
d業主使用人檔案資料
e技術資料檔案
【答案】a c e
【解析】本題考查的是考生對物業承接查驗期檔案的收集與整理的理解和掌握。有關內容可參見教材第180頁。
三、案例題
1.張先生于2002年購買了一套某花園式住宅的配套底商。人住時,小區尚未全部竣工。急于用底商開餐廳的張先生沒有追究工程的不完善,草草接收了房屋,餐廳也隨即開業。由于在其后對房屋
的使用中,張先生對房屋以及物業管理存在諸多不滿,除人住時交了一年物業費外,3年內沒有向物業公司交過任何費用。截止到2004年底,張先生已經拖欠物業費、水電費、取暖費20多萬元。在多次催繳無效的情況下,物業公司將張先生告上了法庭。經過調查審理和法院調節,張先生對物業費和取暖費沒有異議,但對水電費不能認同。原因是:物業公司不能提供由張先生簽字確認的水電費的起始數字依據。最終,物業公司損失了水電費總額的20%。請問法院這樣判決是否恰當在此案例中,物業公司的錯誤在哪里
【答案】(1)法院對此進行的判決比較合理,因為物業公司不能提供水電費的起始表數,按照正常的慣例推理,物業公司交付給業主的水電表均不可能為“零起始”。同時張先生也不能提供已交費的證據。根據公平的原則及法官的自由裁量權,法院支持物業公司收取張先生80%的水電費較為合理。
(2)物業公司為代收取水電費的主體,應做好相關的準備工作。此案中物業公司沒有及時對張先生所購買房屋的原始水電表數與張先生進行書面確認。為以后的收取工作留下隱患。
2.如果你是某物業公司的檔案管理員,負責檔案的保存工作,請說明檔案保存應注意的事項有哪些
【答案】(1)物業承接查驗期和人住期收集整理的檔案資料屬于物業基礎資料檔案,是物業管理檔案中最重要和基礎性的檔案,它的保存管理和安全十分重要。
(2)房屋共用部位和共用設施設備的檢測、檢修和運行記錄檔案,在分析房屋主體安全、設備運行狀況和事故分析中有時起著十分關鍵性的作用,因此這類檔案的真實性和保存期限應有明確規定,一般不能低于設備的使用年限的2倍。
(3)各類小型設備的運行和維護記錄檔案、環境與安全管理記錄檔案的數量較大,這部分檔案的保存期較短。這類檔案應有一個銷毀的管理方案和程序,以騰出空間,避免檔案室空間被無謂占用。
3.如果你是某物業公司的管理人員,分管檔案管理工作,請說明物業管理企業信用檔案管理工作的目標和要求。
【答案】目標:以物業管理電子政務系統、物業管理行業協會自律管理系統和企業經營管理系統為基礎,形成覆蓋物業管理行業所有企業及執(從)業人員的信用檔案系統,并通過中國住宅與房
地產信息網實現各級物業管理行政主管部門、行業協會網站的互聯互通。
要求:(1)各級物業管理部門要提高認識,加強領導,積極組織、指導和推動物業管理企業信用檔案系統的建設工作。
(2)擴大物業管理企業信用檔案的覆蓋面。
(3)保證物業管理信用檔案系統信息的全面、準確。
(4)及時做好信用檔案記錄信息的更新工作。
(5)統一系統數據平臺,保證信息傳遞暢通、資源共享。
(6)物業管理企業信用檔案記錄信息的報送、傳遞及有關事宜的聯系,主要采用電子郵件方式。
4.如果你是某物業公司的管理人員,分管檔案管理工作,請說明物業管理企業信用檔案的記錄內容有哪些。
第5篇 物業管理檔案建立與管理
物業管理檔案的建立與管理
1.資料收集
資料的收集堅持內容豐富的原則,根據實體資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要和服務的角度出發,擴大信息的收集來源,從時間上來講是指從規劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料,從空間上講是指物業構成的全部,大到房屋本體公共設施,小到花草苗木都應有詳細的資料。
2.資料分類整理
(1)分辨真偽。
(2)分類排序。
(3)組編檔號。
(4)裝訂精美。
3.檔案資料管理
(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。
(2)采用多種形式的文檔儲存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤、膠卷、照片、圖景等方法)。
(3)建議盡可能的采用電腦儲存,便于查找調用,以便更好地保護原始檔案的資料免受翻動的磨損和損壞。
(4)建立健全的檔案外借管理規定,檔案管理必須專人負責,應做到保管、保密,工作細致;如有破損,應及時修補。
(5)檔案管理室必須達到防火、防潮、防變質的“三防”標準。
第6篇 管理處物業檔案操作流程10
管理處物業檔案操作流程(十)
●收集資料(歸檔范圍):
一、工程技術資料:1、項目取得資料(批文等);2、各類建筑許可證;3、各類圖紙;4、開竣工、綜合驗收等報告、通知、會議紀要;5、物業接管驗收記錄;6、其他合同、資料。
二、客戶資料:
1、前期服務協議;2、交房清單;3、業主(客戶)入住驗房表; 4、裝修資料(包括申請、許可證、檢查記錄、[改建、增設]申請、人員出入登記、裝修違規記錄);5、家庭情況登記;6、租戶資料。
三、維修資料:
1、任務單;2、報修、約修記錄。
四、安全維護管理資料:
1、值勤記錄;2、交接班記錄;3、物品出入登記;4、外來人員出入登記5、車輛管理資料(包括情況、出入登記)。
五、設施、設備管理資料(包括消防):
1、購銷合同;2、安裝圖紙;3、說明書;4、養護計劃;5、運行、維修、養護、巡查記錄。
六、綠化管理資料:
1、圖紙;2、承包合同;3、養護工作計劃;4、檢查記錄。
七、環境衛生管理資料:
1、工作計劃;2、檢查記錄。
八、社區文化資料:
1、活動計劃;2、活動通知;3、活動圖片。
九、業主反饋資料:回訪記錄、投訴記錄、維修回訪記錄。
十、行政文件資料:
1、規章制度;2、總結、通知、通報、決定等相關文件資料。
十一、業主委員會資料:
1、籌備、成立等文件資料;2、會議紀要、決議等。
十二、財務管理資料:
各種收費資料(包括綜合服務費、日常維修費、車輛管理費等報表、單)。
●資料整理、歸檔:
按照市、省、全國住宅轄區物業管理綜合考核的規定與物業管理檔案歸檔要求進行整理,然后歸檔立卷。
●檔案借閱:
文檔查閱須經檔案管理部門負責人批準。
范王碼●檔案的銷毀:
根據文檔的保存期限,定期對過期和作廢的文檔進行清理,防止文檔資料堆積和混淆。對已過期的檔案,經主管領導核實報公司領導審批后予以銷毀,同時建立銷毀的文檔清單備查。
第7篇 某園區物業檔案建立與管理
園區物業檔案建立與管理
檔案資料管理是物業管理工作中的一個重要組成部分,科學的、規范化的檔案管理能有效地為園區的公用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指引和服務。為此,管理處將配備檔案管理人員,建章立制,充分利用智能化系統、電腦系統和原始文件資料管理三個手段,建立與完善【**新城國際】檔案管理體系,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理,為業主服務。
(一)檔案建立
檔案資料的分類:
1、開發商提供的資料
各類圖紙;
各類設施設備單位和聯系人、保修卡和說明書;
所有房屋驗收的合格證明;
所有業主商品房買賣合同的復印件;
業主基本情況表等;
房屋維修記錄。
2、管理處自建檔案資料
物業資料;
住戶資料;
日常管理資料;
車輛管理檔案;
裝修管理檔案;
工程返修檔案;
維修服務檔案;
收費管理檔案;
設備管理檔案;
社區文化檔案;
業主意見征詢、統計記錄;
服務質量回訪記錄;
住戶投訴及處理記錄;
員工檔案管理;
培訓檔案;
行政文件;
業主管理委員會文件。
(二)檔案管理
檔案建立和管理流程
收集-整理-分類-分級-編號-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查
檔案管理要求
1、多種形式的檔案儲存方式并利于保管。
2、電腦儲存,便于查找和利用。
3、原始文件按照其使用性質及重要性分類并編制相應文件目錄。
4、檔案按不同業務性質分塊,以內容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄并分柜保存。
5、檔案管理人員必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找,檔案借閱必須辦理手續并及時收回,防止文件流失和泄密。
6、檔案存放的環境要求達到防火、防潮等,配置有效的滅火器材,遇潮濕天氣需放置生石灰等物質,以保證檔案資料的完好無損。
第8篇 研究生檔案管理內容
1.熟悉研究生材料歸檔范圍。
2.負責研究生畢業論文及評審等材料的接收、整理、裝訂、編目、保管和利用。
3.嚴格執行保密制度,借閱研究生材料須經研究生處同意。
第9篇 建筑公司檔案分類管理說明
建筑工程公司檔案分類管理說明
1文件檔案的管理:
1.1 文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業內資料等內容。
1.2 公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。
1.3 歸檔的文件材料必須完整、準確、系統,文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規范。
1.4 檔案資料如因特殊情況,需修改,復印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領導審批,各部門保密文件由各部門部長審批。
1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6 文件檔案紙張的規格以a4紙為標準,特殊類型的紙張經整理后達到210mm*297mm尺寸標準。
2電子文檔的管理:
2.1 收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時,如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作,則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據實際條件或需要,確定是否保留。
■保存與紙質等文件內容相同的電子文件時,要與紙質等文件之間,相互保證準確、可靠的標識關系。
■在'無紙化'計算機辦公或事物系統中產生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質拷貝件保留。
■用文字處理技術形成的電子文件,收集時應注明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮方法,則應將相關軟件一并收集。
■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必須保證其對設備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關軟件和各種數據。
■用視頻設備獲得的動態圖象文件,收集時必須保證收集其壓縮
方法和軟件;用音頻設備獲得的文件,收集時必須保證收集其屬性標識和相關軟件。
■由計算機多媒體技術制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必須保證參數準確、數據完整。
■通用軟件產生的電子文件,收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。
■計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
2.2 收集、積累方法:
■及時按照要求制作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3 歸檔要求:
■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數據集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。
■本標準推薦采用的載體按優先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽,標簽內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等信息。
■將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
■需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發的應用軟件,也應將軟件及相關數據存在同一載體上。
■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少一年。
3聲像檔案的管理:
3.1 聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。
3.2 文字說明的編寫要求:
■基本內容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。
■應能準確解釋檔案材料的內容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全。
■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。
3.3 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。
3.4 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤,應放在專用架內,嚴禁擠壓堆放,并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。
3.5 原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領導批準,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借使用。
第10篇 車輛技術檔案管理
為了保證營運車輛技術質量,防止事故發生,根據公司安全管理規定,特制定此制度:
一、車輛檔案管理
1、新車行駛證、營運證、附加費證、購車發票、附加費收據復印件及車輛照片等有關行車資料交給公司,建立車輛基本情況檔案;
2、車輛駕駛員要在每月例保后將車輛的月行程里程、保養維修、肇事情況上報公司二保站登記,由二保站負責人核實后填寫車輛技術登記;
3、車輛重要部件或證件如有改動,應將改動情況報公司登記備案;
二、車輛檢查
1、司機平時出車前后要做好檢查,嚴禁帶病營運,一經發現,視情況輕重罰100至500元;
2、公司每季將定期或不定期的對車輛進行檢查,車輛技術狀況必須達到以下標準:
(1)車輛號牌齊全、清晰,安裝位置正確,無遮擋物;
(2)燈光、喇叭、雨刮器、觀后鏡等裝置齊全有效;
(3)發動機汽缸工作正常,無異響、漏油、漏水等現象;
(4)轉向裝置操作靈活,無過緊或過松現象,高速行駛時車輛不會出現跑偏或擺頭現象;
(5)制動系統良好,符合國家制動規范要求,前后四輪的定位準確;
(6)車輛各種線路完好,接放安全牢固;
(7)輪胎保持良好,輪胎胎冠上的花紋深度不得少于3.2mm;
(8)其他部件符合安全行車標準。
3、公司營運部管理人員上路檢查車輛行駛情況時,在出示檢查證后,司機必須停車配合,如發現車輛狀況不佳的或違反公司安全管理規定的,管理人員有對車輛進行停駛、回場檢查的權力。
三、車輛保養和審驗
1、關于車輛二級維護、季檢、年審。
(1)車輛每季進行一次二級維護;
(2)車輛進行二級維護后,司機要將二級維護單交到公司二保站備案,再到市運管所在二級維護本上簽章;
(3)嚴禁車輛不進廠檢測而取得二級維護單等弄虛作假現象,一經發現查實,除了重新進行二級維護外,公司將對司機進行500元至1000元的罰款;
(4)車輛每年進行綜合檢測年審一次。
2、按規定參加交警、運管部門組織的檢測、年檢、年審。
第11篇 電器企業員工檔案管理
電器公司員工檔案管理
1 員工檔案分為試用期員工檔案、員工檔案、促銷員員工檔案三類。
2 公司為上述人員設立檔案。
3 員工被辭退或調離,公司將為員工保存檔案一年。
4 除有關領導因工作需要須借閱員工檔案外,未經人力資源部許可,其他人不得私自翻閱員工檔案。
第12篇 s物業檔案管理培訓
物業檔案是物業形成、變遷和管理工作中的歷史記錄。因此物業檔案管理是物業管理工作的重要組成部分。
物業檔案是指關于某物業所有的包括過去和現在的一切活動中所形成的,具有參考價值,應當歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
1、物業檔案的內容:
物業檔案的內容主要由物業設計施工圖、物業產權檔案和物業卡片三部分組成(簡稱圖、檔、卡)。此外,根據物業管理的工作需要所編制的各種帳冊和表格也屬于物業檔案資料的內容。
物業設計施工圖是一種反映物業現狀的圖紙,在物業大修或改建時,它們反映了物業的功能和結構等的變化情況,使之成為與物業的現狀相吻合的專業圖紙;是物業使用、保養、維修的重要依據。
物業管理公司可以通過圖紙了解物業的分布,占有、結構、面積、層數、建成年份以及各戶房屋與土地的權屬范圍和面積,了解物業使用、維修、改建后在結構與功能上的變化情況,為正確使用和維護物業提供了重要依據。
2、物業檔案的特點:
專業性、動態性、真實性、價值性、法律性。
3、物業管理檔案的要求:
物業檔案管理工作是一項動態性較強的管理工作,當物業的產權發生移動或房屋現狀因大修、改建等原因發生變化時,各種物業資料應及時進行變更異動,才能保證物業資料的準確、完整、真實、真正反映物業的狀況。為此,物業檔案管理要求做到規范化、科學化、經常化。具體的要求是:
(1)收集資料要全面;
(2)整理資料要規范;
(3)保管資料要科學;
(4)變更資料要及時;
(5)使用資料要得當;
(6)統計資料要準確。
4、物業檔案的收集
收集的實質就是集中,收集工作是物業檔案管理工作的起點,是一個重要環節。物業檔案收集的要求是:
(1)納入計劃、明確責任;
(2)內容要齊全、完整、準確、翔實;
(3)形式要標準規范;
(4)載體要豐富。
5、物業檔案的整理
(1)物業檔案的整理要求:
整理工作就是將處于零亂狀態和需要進一步條理化的檔案進行基本的分類、組合、排列和編目,使之系統化。
要求做到:分類科學,組卷合理,排列有序,保管期限準確,裝訂整齊、牢固,案卷封面、脊背、卷內目錄和備考表(異動記錄)填制準確、字跡工整、圖樣清晰,載體和裝具質地優良,便于保管和利用。
(2)設備檔案管理
設備的標識、建帳和資料的管理
①設備的標識:
所有設備實現單機懸掛《設備卡》,標識該機的編號、技術資料、責任人、運行狀況等。
②設備的建帳:
建立《機電設備臺帳》,臺帳內容包括:設備名稱、統一編號、型號、生產廠家、技術資料、保養人等。
③設備資料的歸檔:
每臺設備資料依次編入:每臺設備所涉及的設備檢查保養計劃表、設備檢查保養表、機電設備維修保養記錄表及說明書、合格證等。
第13篇 業主檔案管理作業程序
一、目的
規范業主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業業主檔案的保管與跟蹤
三、職責
1、事務部主管負責業主檔案與跟蹤工作。
2、管理員負責依照本程序具體實施業主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業主檔案內容
(1)經業主簽署后的《業主公約》。
(2)經業主簽署后的《消防安全責任書》。
(3)《業主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領用登記表》。
(5)《業主證領用登記表》。
(6)《業主入住驗房表》。
(7)《裝修施工申請表》、相關圖紙及施工單位資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結果資料。
(9)業主的有關證件復印件。
(10)其他應保存的資料。
2、將業主的有關資料放在相應的文件袋內。
3、將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。
4、業主檔案的跟蹤
(1)當發生下列情況變化時,服務處員工應將變化情況記錄在業主檔案中:
①通訊電話聯絡方式發生變化時;
②業主發生更替時。
(2)業主檔案跟蹤管理,由服務處員工每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電綱和其他服務費一個月以上的業主,管理員應至少每隔15天跟蹤一次。
5、業主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處主任批準,經事務部檔案管理員辦理登記手續后方可查閱。
6、業主檔案應永久保存。
7、將各業主資料輸入電腦進行管理。
第14篇 公司文件、檔案質量管理過程
某公司文件、檔案質量管理過程
目標:*檔案管理全年不出現10次錯漏現象;
*倉庫管理年無事故率100%
1 文件管理:
文件管理包括:對文件的制定、編寫、發放、回收、作廢的管理和控制,具體操作步驟按《文件控制程序》條款5.1流程的步驟進行。
2 檔案入庫流程
流程說明:
2.1各部門將需要保管的資料經文員整理后,移交給檔案管理員。由文員填寫移交表格 。
2.2合同類文件必須復印一份到財務部,并填寫《文檔簽收表》。
2.3檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應案卷并統一編號。
2.4檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。
2.5對檔案管理員的考評按行政部的月考評,每月1次。
3 檔案管理:
3.1傳統文件、記錄的管理按照按《文件控制程序》、《質量記錄的控制程序》執行;
3.2電子文檔的管理參見《文件控制程序》條款5.10執行;
第15篇 管理處業主檔案管理程序
管理處業主檔案管理程序
一.目的
規范客戶檔案的管理工作。
二.適用范圍
適用于管理處業主檔案的動態管理。
三.職責
1.物業部主管負責監控業主檔案保管與跟蹤工作。
2.行政接待人員負責依照本規程具體實施業主檔案的保管與跟蹤。
四.程序要點
1.業主檔案內容。
1)經業主簽署的《業主公約》。
2)經業主簽署后的《消防安全責任書》。
3)《業主家庭情況登記表》。
4)《鑰匙領用登記表》。
5)《業主證領用登記表》。
6)《業主入住驗房表》。
7)《裝修申請審批表》、簽署后的《裝修施工承諾表》、《裝修安全責任書》、相關圖紙及裝修施工隊資料。
8)《違章處理通知單》及處理結果資料。
9)業主的有關證件復印件。
10)業主產權確認登記(產權證書)。
11)其他應保存的資料。
2.檔案盒(夾)的制作。
1)根據檔案盒(夾)的規格準備相應的檔案標貼紙。
2)在檔案標貼紙上的打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機構、名稱組成,如:×××-×.×-s.w-業主檔案:表示物業管理公司××管理處物業部管理的業主檔案。
3)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(夾)左側立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
3.業主檔案袋的制作。
1)準備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。
2)將寫有'棟號、樓層號、房號'的標貼紙貼在檔案袋封面上。
4.將業主的有關資料存放在相應的檔案袋內。
5.將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。
6.按檔案盒(夾)內的各業主的檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業主檔案目錄》內,內容包括:序號、檔案編號、業主姓名、入住時間、檔案頁數、備注等欄目。
7.業主檔案的跟蹤。
1)當發生下列情況變化時,行政接待人員應將變化情況記錄在業主檔案中:
a)通訊電話聯絡方式發生變化時;
b)業主發生更替時。
2)業主檔案跟蹤管理,由行政接待人員每季度進行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業主,行政接待人員應至少每隔15天對業主的聯系方式跟蹤一次。
3)對產權發生變更的業主,管理處應及時為新業主建立'業主檔案',同時對原業主的檔案另置保管,保管期三年。
8.業主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報管理處經理批準,經物業部檔案行政接待人員辦理登記手續后方可查閱。
9.業主檔案應永久保存。
10.具備電腦辦公系統的可以將各業主資料輸入電腦進行管理。
11.本規程執行情況作業物業部檔案行政接待人員績效考評的依據之一。
12.檔案收集齊全完整,組卷合理,做到類別清楚,排列存放有序,便于檢索;
13.檔案無蟲蛀、霉變、破損、遺失;
14.借閱檔案要經過批準,并做好記錄。
