第1篇 檔案管理辦法
第一章? 總則
第1條 為加強公司檔案管理，保證檔案管理的有效性、規范性，理順工作程序，明確工作職責，使檔案工作更好地為企業經營管理服務，特制訂本辦法。
第2條 本辦法適用于集團總部及區域公司檔案管理工作，財務檔案管理須參照財務有關制度實行。
第3條 本辦法所稱檔案是指集團各中心、區域公司在各個歷史時期的各項活動中形成的全部檔案的總和。包括紙質檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案、實物檔案等都是企業檔案的有機組成部分，應根據其自身特點妥善管理，統一歸檔。公司全體員工有保護檔案的義務。
第4條 主要職責。
1.集團行政管理中心：負責集團檔案管理工作規劃、計劃及規章制度的編制、實施工作；負責集團檔案的收集、整理、歸檔、保管等管理工作。
2.集團各中心：負責本中心檔案的收集、整理、存檔與借閱審批等工作；指導、督促、檢查各區域公司對口業務部門的檔案管理工作。
3.區域公司：負責做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作；接受集團行政管理中心的統一指導與監督，并定期向行政管理中心匯報檔案管理工作情況。
第二章? 管理體制
第5條 公司檔案管理工作堅持集中統一領導、分級保管的原則，進行網絡化管理，即集團公司收文、發文及經營活動中形成的資料由集團公司檔案室歸檔；區域公司的職能部門形成的文件材料按規定移交各區域公司檔案室。
第6條 集團行政管理中心設立檔案室，負責公司檔案的集中統一管理，并對各中心/區域公司的檔案工作進行指導、監督和檢查。
第7條 每個中心/區域公司指定專人（兼職）負責本中心/區域公司的資料的收集和整理，檔案資料收集、整理的第一責任人為各中心/區域公司指定的檔案負責人，第二責任人為中心/區域公司負責人。
第8條 日常管理工作中形成的文件材料應由具體承辦人負責積累、整理，并移交給行政管理中心檔案管理員。
第9條 集團行政管理中心檔案管理具體職責。
1.負責集團的檔案管理工作，定期或不定期對檔案管理情況進行檢查，及時協調解決檔案管理工作中的問題，確保集團檔案管理相關制度的貫徹、執行和檔案管理工作的有序開展。
2.負責集團檔案管理工作規劃、計劃及規章制度的編制、實施工作。
3.統一管理集團的檔案資料，做好檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和開發利用工作。
4.定期進行檔案的檢查核對工作，保證公司檔案妥善管理、有序存放和檔案的完整、安全。
5.及時對超期保管的檔案提出處理意見，做好檔案的銷毀工作。
6.參與集團及區域公司企業產權變動檔案的處置工作。
7.及時總結檔案管理工作情況，向集團匯報檔案管理工作，提出檔案管理工作的意見和建議。
8.協調、監督、指導集團總部各中心、區域公司相關人員按照歸檔要求完成文件的整理和歸檔工作。
9.組織對區域公司檔案管理人員進行業務培訓，負責對區域公司檔案管理工作情況進行檢查和考核。
第10條 區域公司檔案管理具體職責。
1.區域公司要指定專門的機構或檔案管理工作人員，認真做好本公司檔案的積累、收集、整理、保管和利用工作，并對公司的檔案管理工作進行監督和指導。
2.區域公司所屬項目工程項目竣工驗收活動結束后，工程、技術部門將有關資料收集齊全，整理完善，及時呈報集團工程管理中心審核，并移交區域公司檔案管理部門。
3.區域公司應重視檔案管理工作，建立健全科學的檔案管理制度；為便于對檔案的有效利用，應采用先進技術，配備必要的設備設施，從而實現檔案管理的現代化，以防止檔案破損、褪變、霉變、蟲蛀和散失，確保檔案的安全和完整。
4.區域公司檔案管理工作人員應積極參加集團組織的檔案培訓及其它有關檔案管理工作的各項活動，并定期向集團行政管理中心匯報檔案管理工作情況。如檔案管理工作人員發生變動時，應及時向集團匯報。
第三章? 文件材料的形成和歸檔
第11條 檔案的收集。檔案資料是指過去和現在的公司各級部門、員工從事業務所形成的文件、會議資料、申報資料、經營業務合同、科技技術資料、會議審計資料等，形式可為光盤、照片、榮譽實物、證件等不同的載體。集團各中心、區域公司及其他下級單位應及時向集團行政管理中心移交有關檔案資料。
第12條 歸檔時間：
1.黨群工作、行政管理、勞動人事、生產經營管理等方面的文件材料（包括電子文件）在次年的1月份前歸檔。
2.財務類檔案五年一歸，期間由財務管理中心負責檔案管理。
3.審計類檔案，由審計部門整理成冊（包括電子目錄），次年3月底前歸檔。
4.經營管理檔案(包括電子文檔)在次年的1月底前將應歸檔的文件材料整理成冊向檔案室歸檔。
5.實物類證書如獎牌、獎狀、證書、營業執照證件類都隨時歸檔。
6.載體類（報刊、照片、光碟），在次年的1月前將應歸檔的電子文稿統一整理打包向檔案室移交歸檔。
第13條 歸檔要求：
1.歸檔的文件材料必須齊全完整，照片、錄音、錄像帶、電子文檔等必須同其詳細的文字說明材料一起歸檔。
2.歸檔的文件材料必須是原件，必須易于長久保存，同時要保證圖像清晰、字跡工整，審查簽字手續完備，禁用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。
3.凡與集團公司產權、資產和重大活動有關的檔案，由該發生直接關聯關系的分子公司整理歸檔，同時報集團行政管理中心檔案室備存。
4.歸檔的案卷由檔案管理員統一編制案卷目錄，案卷目錄一式兩份，一份由檔案管理員存檔，另一份由歸檔部門留存，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第14條 歸檔范圍：各相關單位應當注意收集各種門類和載體的文件材料，重點收集資產產權、商業信譽、知識產權、合同協議、客戶信息和企業文化等方面的文件材料。集團公司將根據有關規定劃分密級和保管期限。公司文件材料的歸檔范圍主要包括：
1.黨群工作形成的文件材料：包括黨務、工、青、婦，商會、協會等工作形成的文件材料。
2.行政及企業管理工作形成的文件材料：包括企業籌備期的可行性研究、申請、批準，企業章程，股東大會、董事會、監事會會議，企業機構設置及變更，行政及法律事務，公證、審計，人事任免等工作形成的文件材料。
3.經營管理工作形成的文件材料：包括企業改革、經營戰略決策，計劃與統計工作，資產管理，知識產權和商業秘密，企業信用管理、形象宣傳，合同管理，財務管理，物資管理，營銷管理，境外經營管理以及招投標項目管理等方面的文件材料。
4.生產技術管理工作形成的文件材料：包括生產準備、組織、調度工作，質量管理、檢測、控制工作，能源管理，企業管理現代化和信息化建設，科技管理，生產安全和消防工作，事故分析與處理，交通管理，環境保護、檢測與控制，危險源辨識、風險評價與控制，計量工作，標準化工作等方面的文件材料。
5.基本建設項目形成的文件材料：包括基建項目和技術改造項目的可行性研究、立項、勘探、測繪、招標、投標、征遷、設計、施工、監理、竣工驗收、評獎創優、使用、維修、改擴建等方面的文件材料。
6.工程管理形成的文件材料：包括工程招投標形成的文件材料、開竣工報告、施工許可證、施工組織設計、技術交底、圖紙會審記錄、工程定位記錄、地基驗槽記錄、樁基施工記錄、工程變更設計聯系單、各原材料出廠證明、質量報告、技術復核記錄、沉降觀測記錄、結構吊裝記錄、施工日記、砼施工日記、工程質量驗收記錄、水電、暖通、消防、玻璃墓墻、電梯工程資料、竣工驗收證明、竣工圖紙。
7.設備儀器管理形成的文件材料：包括購置設備儀器的立項審批、購置合同，設備儀器的開箱驗收或接收、安裝調試、使用、維護和改造、報廢等方面的文件材料。
8.會計工作形成的文件材料：包括會計憑證、會計賬簿、財務報告及報表等方面的文件材料。
9.人力資源管理形成的文件材料：包括員工基本信息、勞動合同、職工履歷、工資、考核、技能評定、專業技術職務評聘、社會保險與公積金、培訓等方面的文件材料。
10.公司重大活動、會議相關的策劃方案、發言人報告，以及相關的攝影、錄音、錄像等各種形式的材料。
11.公司人員外出參與會議、講座、培訓帶回的文件及資料。
12.其他對國家、社會和企業有保存價值的各種載體的文件材料。
第15條 檔案的密級。檔案的保密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”和“內部”等四種。
1.“絕密”是保密內容的核心部分，包括在一定時期、一定范圍內需要絕對保密的，一旦泄密會使公司遭受嚴重危害和重大損失。
2.“機密”是保密內容的重要部分，包括在一定時期，一定范圍內需要保密的，一旦泄密會使企業遭受較大危害和較大損失。
3.“秘密”是保密內容的一部分，一旦泄密會使企業遭受較大危害和較大損失。
4.“內部”是沒有對外的文件，只限于內部有關人員使用。
第四章? 檔案管理
第16條 檔案的分類與編目。
1.檔案的分類是以公司全部檔案為對象，由行政管理中心組織所有部門對檔案進行分類，形成檔案分類大綱，并按檔案分類大綱進行編號。
2.檔案管理員對接收的各類歸檔材料及檔案要及時地進行登記，并編制案卷目錄。
第17條 檔案的保管。
1.檔案室必須有專門檔案庫房，配備專用的檔案柜架，并且具備防火、防盜、防潮、防塵、防有害生物等安全措施。
2.檔案管理員要定期對檔案進行檢查、清點，發現有破損、蟲蛀、褪色等現象時應及時修補、復制或進行其他技術處理。
第18條 歸檔材料及檔案的移交。
1.檔案管理員接收歸檔材料及檔案時要認真驗收，嚴格履行交接手續。檔案管理員調動工作時，必須辦理完移交手續后方可離崗。
2.各部門發生變動、撤銷時，應將原部門檔案移交公司檔案室保管。
第19條 檔案的鑒定。
1.檔案管理員應依據《檔案歸檔范圍和保管期限》（見附件1）劃定歸檔案卷的保管期限。檔案保管期限分永久、30年、10年三種，凡介于兩種保管期限之間的檔案一律從長。
2.公司要定期對檔案的密級、時限進行鑒定，鑒定工作由集團行政副總、部門主任和檔案管理員參加的鑒定小組負責。
3.對歸檔文件必須在顯著位置（例如文件頁面的右上角）注明“歸檔”字樣，有密級的還應注明“密級”。
4.凡是已超過保管期限又確無保存價值的檔案應在《檔案銷毀清冊》（見附件2）上登記，并填寫《檔案銷毀清冊審批表》（見附件3）經集團總裁、董事長審批后由專人監銷，《檔案銷毀清冊》應立卷永久保存。
第20條 檔案室應建立檔案統計制度，對檔案的收入、移出、保管、利用等情況進行統計。檔案管理員應編制各種檔案檢索工具，以保證及時、準確地提供利用檔案信息。
第21條 檔案借閱管理。檔案借閱可通過oa流程或填寫《檔案借閱審批表》（見附件4）進行申請。公司必須嚴格履行借閱絕密、機密檔案的批準手續，填寫《絕密、機密檔案審批表》（見附件5），未經有關領導批準，不得隨意借閱。檔案管理員編制《檔案借閱登記簿》（見附件6），并監視借閱人員如實填寫借閱信息。檔案借閱需遵守如下規則：
1.公司檔案不允許外單位人員查閱。
2.非財務、審計人員查閱會計、審計檔案，須經總裁批準，方可查閱。
3.公司內部員工因工作需要，由所在部門負責人、行政管理中心批準后可借閱工作范圍內的檔案。
4.具有保密要求的電子檔案，未經批準，任何單位或個人不得擅自復制、傳播等，一般情況下不得通過聯網方式查閱利用，如遇特殊情況需聯網利用時，必須符合企業有關保密規定，并有穩妥的安全保密措施。
5.凡外出工作或調離本公司的員工，離開前必須歸還全部所借檔案。
第22條 檔案借閱流程
1.內部、秘密檔案的借閱：員工發起→員工所在管理中心/區域公司負責人審批→集團業務對口管理中心負責人核準→集團行政管理中心主任審批→集團檔案管理人員歸檔。
2.機密、絕密檔案的借閱：員工發起→員工所在管理中心/區域公司負責人審批→集團業務對口管理中心負責人核準→集團行政管理中心主任審批→行政副總審批→總裁審批→集團檔案管理人員歸檔。
第23條 開發利用檔案信息應遵守國家有關保密和知識產權等方面的法律、法規，任何個人不得擅自公布檔案內容，對涉及侵犯公司利益和第三者權益的行為，應追究責任人相應的法律責任。
第五章? 附則
第24條 本辦法由集團行政管理中心負責起草、修訂、監督執行及解釋。
第25條 本辦法經集團高層經營班子會議審議通過，自下發之日起執行。
第26條 附件：（1）檔案歸檔范圍和保管期限；（2）檔案銷毀清冊；（3）檔案銷毀清冊審批表；（4）檔案借閱審批表；（5）絕密、機密檔案審批表；（6）檔案借閱登記簿。
第2篇 油品調運分公司檔案管理辦法
工貿油品調運分公司檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公司”或“公司”)檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,為企業發展建設服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《z省檔案管理條例》、上級單位相關管理辦法及有關檔案工作的法律法規,制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案,是指油品調運分公司在從事基本建設、科研、經營、管理等各項活動中直接形成的,包括外部合作,各類項目管理等活動中形成的,具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數據、實物等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條 公司檔案工作實行統一領導,分級管理的原則,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第四條 公司要把檔案工作列入企業發展規劃和計劃,把檔案工作所需經費納入財務預算計劃,保證檔案工作所需經費,逐步加強設施設備等必備條件,維護檔案的完整與安全。
第二章 組織機構及職責
第五條 公司綜合辦公室負責檔案工作的監督指導、保存利用和日常管理工作,并根據實際,設專(兼)職人員負責檔案工作。
第六條 檔案管理的主要職責:
(一)貫徹實施《檔案法》和國家關于檔案工作的法規和方針政策,以及上級主管部門制定的規定辦法,規范標準,結合本單位實際,制定有關制度、標準和實施細則。
(二)具有公司檔案工作的整體建設、統籌規劃、組織協調、監督指導和檔案安全保管的職能。制定公司檔案工作計劃,并組織實施。
(三)負責公司文件材料形成、積累和歸檔工作。
(四)集中管理公司各種活動中形成的所有檔案。維護檔案的完整與安全,負責公司各類檔案的收集、歸檔、保管和開發利用。
(五)負責公司檔案工作的統計分析和匯總上報工作。
(六)負責向上級檔案部門移交有關檔案和資料。
(七)負責公司重點工程、重大科研項目、重要活動的歸檔材料的驗收。
(八)負責公司檔案管理網點的業務指導、檢查和人員的培訓。
(九)負責公司檔案管理新技術、新方法的推廣和檔案計算機管理的應用工作。
第七條 各部門應執行國家有關檔案工作的法律、法規和政策,按照檔案工作的標準規范、規章制度,做好各部門文件資料的形成、積累、整理、立卷歸檔和移交工作。
第三章 歸檔范圍
第八條 歸檔文件材料的來源
(一)公司內部形成的文件材料。
(二)各部門移交公司的文件材料。
(三)各部門引進項目、外購設備等附帶的文件材料。
(四)公司參加的合作項目、合作單位按要求向公司呈交文件材料。
(五)公司執行、辦理的外來文件。
第九條 公司在籌備、成立及生產經營過程中形成的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔范圍(見附件二)。
第十條 歸檔文件材料主要包括紙質文件、電子文件、照片及感光底片、膠片、光盤、磁帶、實物等各種載體形式。
第四章 立卷歸檔要求
第十一條 文件材料應在規定時間內歸檔。
(一)管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
(二)產品、科研課題及基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工驗收、財務決算后3個月內歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。
(三)外購設備儀器的文件材料在開箱驗收后歸檔。
(四)職工參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后15日內歸檔。
(五)會計文件材料在會計年度終了后,由財務資產部門保管一年后移交歸檔。
第十二條 電子文件邏輯歸檔適時進行,物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
第十三條 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。
第十四條 下列文件材料應隨時歸檔:
(一)變更、修改、補充的文件材料。
(二)企業內部機構變動和職工調動、離崗時保留在部門或個人手中的文件材料。
(三)企業產權變動過程中形成的文件材料。
(四)其他臨時重要活動中形成的文件材料。
第十五條 各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應先按要求立卷歸檔后再辦理借閱手續。
第十六條 各部門向綜合辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續。
第十七條 檔案工作人員應協助各職能部門,對應歸檔文件材料的完整程度、準確性及保存價值進行確認,經職能部門負責人簽審后歸檔。
第十八條 科研成果鑒定、產品定型、基建項目工程竣工驗收,重要外購設備儀器開箱驗收及項目引進、對外協作項目等有關活動,要有檔案工作人員參加,按照規定對所形成的檔案資料進行驗收。堅持“三納入、四參加”制度。沒有完整、準確、系統的文件材料以及項目沒有歸檔,不能申報成果或評獎;不能最后通過驗收或鑒定;所有經費不予結算。
第十九條 立卷歸檔的總體要求:
歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系和系統,符合質量標準要求,區別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
(二)在職能活動中形成的,具有查考利用價值,辦理完畢的各種形式和載體材料的文件及實物材料,都必須按照規定向檔案部門移交歸檔,其電子檔案應與紙質檔案同步歸檔。
(三)歸檔文件以件為單位,進行裝訂和系統化整理。
(四)卷內文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。
(五)卷內文件材料應按照排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(六)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫;沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內;卷內文件目錄放在卷內。
(七)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任
者。
(八)當年辦結的文件放在當年,跨年度的文件放在結案的年份里。長期不能結案的文件,可根據情況分階段歸檔。
(九)歸檔時要注意辦結情況,避免未結案歸檔及已結案的長期不歸檔。
第五章 檔案的移交
第二十條 檔案移交前須向檔案管理部門提交移交清冊,詳細填寫檔案的門類及數量,并經本部門負責人簽字審核。
第二十一條 檔案管理部門要組織專門人員,對所移交檔案的案卷質量情況進行檢查,符合要求的檔案經檔案管理部門負責人簽字審核后,辦理交接手續。
第二十二條 檔案移交時,經交接雙方核實后在移交清冊上簽字。
第二十三條 移交的檔案在運送過程中,移交部門應由專人負責,以確保檔案的安全。
第六章 檔案保管期限
第二十四條 按國家有關規定,檔案管理部門結合公司情況制定各類文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保管期限分為:永久、長期和短期。長期為10至50年左右,短期為10年以下。
第二十五條 確定公司檔案保管期限的原則:
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
第七章 檔案的鑒定與銷毀
第二十六條 檔案管理部門對所保存的檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規定進行銷毀。
第二十七條 檔案鑒定工作由公司綜合辦公室主持,由業務部門領導、專業技術人員和檔案部門人員組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
第二十八條 檔案鑒定小組審定后,經公司有關領導批準,報上級業務部門審批后,方可銷毀。原則上三年進行一次檔案銷毀工作。
第二十九條 銷毀檔案材料,要由二人以上進行,并在指定地點進行監銷,監銷人要在銷毀清冊上簽字。
第八章 檔案的借閱
第三十條 公司各部門因工作需要借閱檔案需填寫檔案借閱申請單。
第三十一條 檔案管理人員依據檔案級別判斷是否需要審批。當為不受限制檔案時直接辦理借閱手續。
第三十二條 檔案借閱要堅持嚴格保密、方便利用的原則。
(一)凡政府有關部門依法執行公務需要查閱檔案,檔案部門應按有關規定及時提供完整準確的檔案。
(二)凡社會有關方面需要借閱檔案,必須經有關職能部門審查,由公司負責人或主管領導批準。
(三)外單位人員調閱檔案,一般要求在檔案室內查閱。同時需持單位介紹信,經有關專業職能部門批準,并登記利用檔案清單。
(四)借閱涉密檔案必須經公司主要負責人審批。
第三十三條 若借閱涉及公司機密的受限制檔案或為外單位人員借閱時,需經公司研究審批后方可借閱。
第三十四條 不得任意擴大借閱范圍,對需要出據檔案證明的,要認真核對摘抄內容,進行登記。
第三十五條 借閱檔案者,不得泄密、涂改、拆散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經公司綜合辦公室負責人批準。
第三十六條 借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
第三十七條 借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
第三十八條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規定辦理。
第三十九條 企業負責人和員工調離工作崗位時,必須上繳應歸檔的文件材料和借閱的檔案,檔案部門簽署意見后,方可辦理有關手續。
第九章 檔案庫房管理
第四十條 檔案庫房是保存公司檔案的重要地點,檔案管理人員要以高度負責的精神,確保檔案資料的安全完整。
第四十一條 檔案部門應集中統一地保管好全部檔案,設立專門的檔案管理場所,并配備符合檔案管理標準的保管設備、設施。
第四十二條 庫房內物品進行定置管理,檔案柜統一編號,并定期對庫房進行整理、整頓、清掃、清潔,執行國家有關檔案庫房的“八防”要求,保證庫房安全。
第四十三條 庫房內的檔案資料定期(半年)清點,保證帳實一致。
第四十四條 非檔案管理人員不得隨意進入檔案庫房。
第四十五條 認真貫徹安全消防工作方針,嚴格執行安全消防法規和規章制度。對檔案人員進行消防教育,做到人人持證上崗。
第十章 檔案信息保密與利用
第四十六條 產生重要檔案的部門和檔案管理部門必須執行中華人民共和國《檔案法》和《保密法》,忠于職守,嚴守國家秘密和企業秘密。
第四十七條 加密檔案應按規定在文件上標注密級和時間期限,注意重點保管。
第四十八條 整理檔案應在專門地方(室內)進行。檔案整理人員不得將檔案帶出檔案館(室),以防失密、丟失。
第四十九條 建立完善檔案利用制度,嚴格履行利用檔案手續,保護企業的知識產權和商業秘密,保障企業合法權益不受損害。
第五十條 公司對所保存的重要、珍貴檔案,應當用復制品代替原件提供利用,原件應妥善保存。
第五十一條 嚴禁私自復制及對外提供檔案資料,尤其對外協作項目、研究課題等活動中利用檔案,必須簽訂利用保護協定。
第五十二條 檔案部門和檔案工作人員要通過多種方式開發利用檔案信息資源,采用編制參考資料,制發檔案證明,印發檔案匯編和編研成果等有關索引服務方式,為利用者提供方便,提高服務質量。利用者分別采用查閱、借閱、復制、電話、網絡查詢檔案信息。
第五十三條 利用者應嚴格遵守“閱卷規則”,注意愛護檔案,損壞檔案按規定懲處。嚴禁拆卸、勾畫、調換、污損、轉借、短失和私自復制檔案。
第十一章 獎勵與懲罰
第五十四條 根據《檔案法》規定,有下列事跡之一的,公司應給予表彰和獎勵:
(一)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的。
(二)對保護檔案和檔案現代化管理做出顯著成績的。
(三)對檔案學研究做出重要貢獻的。
(四)將重要的或者珍貴的檔案贈給企業的。
(五)同違反檔案法律、法規的行為作斗爭表現突出的。
第五十五條 凡違反本辦法,無故延期或不交應歸檔的文件材料的,一經發現,限期上交,經催交仍拖延不交的,除責令其文件負責人和部門領導
做出檢查外,必要時進行經濟處罰,并予以通報批評。
第五十六條 凡違反本辦法,泄露秘密的,按保密工作相關管理辦法進行處理。對涂改、拆散、抽換、損毀丟失、盜竊倒賣或未經批準轉借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領導和當事人進行處罰,并予以通報批評。
第五十七條 凡違反本辦法,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
第五十八條 遺失檔案的,應立即報告。因遺失檔案,泄露秘密的,按保密工作相關管理辦法進行處理。
第五十九條 對違反《檔案法》的有關規定,已構成犯罪的,要依法追究其刑事責任。
第十二章 附則
第六十條 本辦法由綜合辦公室負責解釋。
第六十一條 本辦法未盡事宜,按照國家法規及工貿公司規定執行。
第六十二條 本辦法自下發之日起施行。
附件1:
油品調運分公司檔案分類規則
為規范工貿公司油品調運分公司檔案管理工作,根據國家檔案局《工業企業檔案分類試行規則》及上級單位《檔案分類規則》,結合本企業檔案工作實際,制定本規則。
一、本規則明確了油品調運分公司檔案的分類原則、類目設置及基本范圍;
二、油品調運分公司檔案分類原則是以公司全部檔案為對象,充分反映企業的職能劃分,并結合檔案形成規律和特點,保持文件材料之間的有機聯系,便于檔案的科學管理和檔案信息資源的開發利用。
三、油品調運分公司檔案分類共設置9個一級類目,即黨群管理類、行政管理類、經營管理類、生產管理類、產品生產類、項目建設類、設備儀器類、會計業務類、特殊管理類。其類目名稱、排列順序統一使用油品調運分公司分類表(附后)標記,代碼可根據企業分類情況以英文字母或阿拉伯數字順序標記。
四、油品調運分公司檔案分類二級類目按照企業管理職能和檔案形成特點設置、檔案分類表中的二級類目是企業進行檔案分類的基本類目。二級類目的代碼和排列順序不作統一規定。
五、聲像、事務等非紙質載體形式的檔案,可按其載體形式的不同組織建立案卷目錄,其保管要求應符合國家有關規定。
附件2:
油品調運分公司檔案分類表
一級類目二級類目基本范圍
代 碼名 稱代碼名稱
a黨 群 管 理 類01黨務工作黨總支綜合性工作、黨總支會、黨員代表大會及黨黨支其他事務性工作等。
02組織工作組織建設,黨員管理,黨費管理,干部管理等工作。
03宣傳工作理論教育,宣傳教育,思想政治工作與精神文明建設等。
04統戰工作民族、宗教、僑務工作等。
05紀檢工作黨風黨紀教育、檢查,違紀案件審查,干部廉政建設等。
06武裝工作民兵工作,征兵、復員、轉業工作,人防工作等。
07工會工作職代會,民主管理,勞動競賽,先進表彰,會員管理,勞保福利,女工工作,文體活動等。
08共青團工作組織建設,政治思想教育,團代會,團員、團費、青少年管理等項工作。
09其他
b行 政 管 理 類01行政事務綜合性行政事務工作,機要文件,工作會議,專題會議,辦公會議,文秘工作,信訪、接待工作,調研工作,印信管理等。
02公安保衛治安綜合治理,案件偵查,消防管理,自然災害防范,交通管理,戶籍管理等。
03法律事務法律事務,公證工作,專利商標,工商登記管理,政紀監察等。
04審計工作各項審計工作,審計規章制度等。
05人事管理人力資源管理(招聘、調配、勞動合同),勞動工資管理,考核,獎懲,職稱評聘,任職、任免,離退休工作,職工教育等。
06教育工作普通教育,職業教育,高等教育、培訓教育等。
07醫療衛生衛生監督、防疫、職工防病治病,計劃生育工作等。
08公用事業職工生活福利,后勤服務,職工住房等
09外事工作出訪考察、國際會議等企業涉外活動。
10公共事務企業與地方關系、政府協調、公共關系、資質手續辦理等
11其他
c經 營 管 理 類01經營決策企業改革,經營戰略決策,企業發展規劃,方針目標管理等。
02企業管理企業整頓和企業升級,責任制管理,企業現代化管理等。
03計劃統計綜合計劃,生產經營計劃,統計報表,經營分析項目審批等。
04財務管理綜合財務管理,資金管理,成本管理,稅金管理,會計工作,投資融資管理等。
05物資管理物資采購、分配,物資合同協議,物資核算調撥,倉庫管理等。
06合同管理經濟合同管理、審核、備案等。
07知識產權管理企業標識、商標標識、商標侵權等。
08其他
d生 產 管 理 類01質量管理全面質量管理,產品質量檢測和質量控制,質量認證等。
02能源管理能源消耗管理,節能消耗工作,資源管理等。
03安全環保安全生產,事故處理,安全教育,環境保護,勞動保護等。
04計量工作計量管理,計量設備、儀器,統計報表等。
05標準化工作企業標準化管理工作。
06科技管理新產品、新技術開發,科研、技措、技改管理,科技成果管理,技術引進等。
07檔案與信息管理企業檔案工作,各類數據管理,計算機信息,通訊管理等。
08其它
e 產 品 生 產 類01油氣產品天然氣等。
02化工產品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化氣、液化天然氣等。
03其它
02民用設施辦公樓,科研設施,文教衛生,體育,商業服務,住宅,環衛,園林綠化工程等。
04其它
g設 備 儀 器 類01綜合設備管理規定、辦法、方案、規劃、總結、臺賬等
02公務車輛機動車技術參數檔案、產權證書、完稅憑證、維修保養記錄等
03其它
h會 計 業 務 類01會計憑證各種會計憑證。
02會計賬簿各種財務賬薄。
03會計報表各種財務報表。
04財務報告各種財務報告(決算)。
05其他會計移交清冊,會計檔案保管、銷毀清冊,銀行余額調節表、對賬單等。
j特
殊 管 理 類01印章公司各類作廢印章,包括公章、部門印章、法人私章等。
02獎牌上級單位頒發的各類榮譽獎牌。
03獎杯上級單位頒發的各類榮譽獎杯。
04證書上級單位頒發的各類榮譽證書。
05錦旗外部單位授予的各類錦旗。
06題詞上級領導對公司的題詞。
07照片公司舉辦的各類重大會議、活動照片。
08光盤公司舉辦的各類重大會議、活動照片、錄音、視頻等刻制的光盤。
09磁帶公司舉辦各類重大會議、活動現場錄音、錄像等制作的磁帶。
第3篇 檔案管理辦法細則
檔案法實施細則全文
第一章 總則
第一條 根據《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱〈檔案法〉)的規定,制定本辦法。
第二條 〈檔案法〉第二條所稱對國家和社會有保存價值的檔案,屬于國家所有的,
由國家檔案局會同國家有關部門確定具體范圍;屬于集體所有的,個人所有以及其他不屬于國家所有的,由省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍。
第三條 各級國家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級管理,分級的具體標準和管理辦法由國家檔案局制定。
第四條 國務院各部門經國家檔案局同意,省、自治區、直轄市人民政府各部門經本級人民政府檔案行政管理部門同意,可以制定本系統專業檔案的具體管理制度和辦法。
第五條 縣級以上各級人民政府應當加強對檔案工作的領導,把檔案事業建設列入本級國民經濟和社會發展計劃,建立、健全檔案機構,確定必要的人員編制,統籌安排發展檔案事業所需經費。
機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導,保障檔案工作依法開展。
第六條 有下列事跡之一的,由人民政府、檔案行政管理部門或者本單位給予獎勵;
(一)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的;
(二)對檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的;
(三)對檔案學研究做出重要貢獻的;
(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給國家的;
(五)同違反檔案法律、法規的行為作斗爭,表現突出的。
第二章 檔案機構及其職責
第七條 國家檔案局依照〈檔案法〉第六條第一款的規定,履行下列職責;
(一)根據有關法律、行政法規和國家有關方針政策,研究、制定檔案工作規章制度和具體方針政策;
(二)組織協調全國檔案事業的發展,制定發展檔案事業的綜合規劃和專項計劃,并組織實施;
(三)對有關法律、法規和國家有關方針政策的實施情況進行監督檢查,依法查處檔案違法行為;
(四)對中央和國家機關各部門、國務院直屬企業事業單位以及依照國家有關規定不屬于登記范圍的全國性社會團體的檔案工作,
中央級國家檔案館的工作,以及省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門的工作,實施監督、指導;
(五)組織、指導檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓;
(六)組織、開展檔案工作的國際交流活動。
第八條 縣級以上地方各級人民政府檔案行政管理部門依照〈檔案法〉第六條第二款的規定,履行下列職責;
(一)貫徹執行有關法律、法規和國家有關方針政策;
(二)制定本行政區域內的檔案事業發展計劃和檔案工作規章制度,并組織實施;
(三)監督、指導本行政區域內的檔案工作,依法查處檔案違法行為;
(四)組織、指導本行政區域內檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓。
第九條 機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案、機構依照〈檔案法〉第七條的規定,履行下列職責;
(一)貫徹執行有關法律、法規和國家有關方針政策,建立、健全本單位的檔案工作規章制度;
(二)指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作;
(三)統一管理本單位的檔案,并按照規定向有關檔案館移交檔案;
(四)監督、指導所屬機構的檔案工作;
第十條 中央和地方各級國家檔案館,是集中保存、管理檔案的文化事業機構,依照〈檔案法〉第八條的規定,承擔下列工作任務;
(一)收集和接收本館保管范圍內對國家和社會有保存價值的檔案;
(三)采取各種形式開發檔案資源,為社會利用檔案資源提供服務。
按照國家有關規定,經批準成立的其他各類檔案館,根據需要,可以承擔前款規定的工作任務。
第十一條 全國檔案館的設置原則和布局方案,由國家檔案局制定,報國務院批準后實施。
第三章 檔案的管理
第十二條 按照國家檔案局關于文件材料歸檔的規定,
應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業務機構收集齊全,并進行整理、立卷,
定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理;任何人都不得拒為己有或者拒絕歸檔。
第十三條 機關、團體、企業事業單位和其他組織,應當按照國家檔案局關于檔案移交的規定,定期向有關的國家檔案館移交檔案。
屬于中央級和省級、設區的市級國家檔案館接受范圍的檔案,立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交;
屬于縣級國家檔案館接受范圍的檔案,立檔單位應自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交。
經同級檔案行政管理部門檢查和同意,專業性較強或者需要保密的檔案,可以延長向有關檔案館移交的期限;
已撤消單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案,可以提前向有關檔案館移交。
第十四條 既是文物、圖書資料又是檔案的,檔案館可以與博物館、圖書館、紀念館等單位相互交換重復件、復制件或者目錄,聯合舉辦展覽,共同編輯出版有關史料或者進行史料研究。
第十五條 各級國家檔案館應當對所保管的檔案采取下列管理措施;
(一)建立科學的管理制度,逐步實現保管的規范化,標準化;
(二)配置適宜安全保存檔案的專門庫房,配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施;
(三)根據檔案的不同等級,采取有效措施,加以保護和管理;
(四)根據需要和可能,配備適當檔案現代化管理需要的技術設備。
機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案保管,根據需要,參照前款規定辦理。
第十六條 《檔案法》第十四條所稱保密檔案密級的變更和解密,依照《中華人民共和國保守國家秘密法》及其他實施辦法的規定辦理。
第十七條 屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案,檔案所有者可以向各級國家檔案館寄存、捐贈或者出賣。
向各級國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣、轉讓或者贈送的,必須報經縣級以上人民政府檔案行政管理部門批準;
嚴禁向外國人和外國組織出賣或者贈送。
第十八條 屬于國家所有的檔案,任何組織和個人都不得出賣。
國有企業事業單位因資產轉讓需要轉讓有關檔案的,按照國家有關規定辦理。
各級各類檔案館以及機關、團體、企業事業單位和其他組織為了收集、交換中國散失在國外的檔案、進行國際文化交流,
以及適應經濟建設、科學研究和科技成果推廣等的需要,經國家檔案局或者省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門依據職權審查批準,可以向國內外的單位或者個人贈送、交換、出賣檔案的復制件。
第十九條 各級國家檔案館的一級檔案嚴禁出境。
各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的,必須經國家檔案局審查批準。
各級國家檔案館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案及其復制件,
各級國家檔案館以及機關、團體、企業事業單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的,必須經省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準,海關憑批準文件查驗放行。
第四章 檔案的利用和公布
第二十條 各級國家檔案館保管的檔案應當按照《檔案法》的有關規定,分期分批地向社會開放,并同時公布開放檔案的目錄。
檔案開放的起始時間:
(一)中華人民共和國成立以前的檔案(包括請代以前的檔案;民國時期的檔案和革命歷史檔案),自本辦法實施之日起向社會開放;
(二)中華人民共和國成立以來形成的檔案,自形成之日起瞞30年向社會開放;
(三)經濟、科學、技術、文化等類檔案,可以隨時間社會開放。
前款所列檔案中涉及國防、外交、公交、國家安全等國家重大利益的檔案,以及其他雖自形成之日起已滿30年但檔案館認為到期仍不宜開放的檔案,經上一級檔案行政管理部門批準,可以延期向社會開放。
第二十一條 各級各類檔案館提供社會利用的檔案,應當逐步實現以微縮品代替原件。
檔案微縮品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的,具有與檔案原件同等的效力。
第二十二條 《檔案法》所稱檔案的利用,是制對檔案的閱覽、復制和摘錄。
中華人民共和國公民和組織,持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明,可以利用已開放的檔案。
外國人或者外國組織利用中國已開放的檔案,須經中國有關主管部門介紹以及保存該檔案的檔案館同意。
機關、團體、企業事業單位和其他組織以及中國公民利用檔案館保存的未開放的檔案,須經保存該檔案的檔案館同意,必要時還須經有關的行政管理部門審查同意。
機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構保存的尚未向檔案館移交的檔案,其他機關、團體、企業事業單位和組織以及中國需要利用的,須經檔案保存單位同意。
各級各類檔案館應當為社會利用檔案創造便利條件。
提供社會利用的檔案,可以按照規定收取費用。
收費標準由國家檔案局會同國務院價格管理部門制定。
第二十三條 《檔案法》第二十二條所稱檔案的公布,是指通過下列形式首次向社會公開檔案的全部或者部分原文或者檔案記載的特定內容;
(一)通過報紙、刊物、圖書、聲像、電子等出版物發表;
(二)通過電臺、電視臺播放;
(三)通過公眾計算機信息網絡傳播;
(四)在公開場合宣讀、播放;
(五)出版發行檔案史料、資料的全文或者摘錄匯編;
(六)公開出售、散發或者張貼檔案復制件;
(七)展覽、公開陳列檔案或者其復制件。
第二十四條 公布屬于國家所有的檔案,按照下列規定辦理;
(一)保存在檔案館的,由檔案館公布;必要時,應當征得檔案形成單位同意或者抱經檔案形成黨委的上級主管機關同意后公布;
(二)保存在各單位檔案機構的,由各該單位公布;必要時,應當抱經上級主管機關同意后公布;
(三)利用屬于國家所有的檔案的單位和個人,未經檔案館、檔案保存單位同意或者前兩項所列主管機關的授權或者批準,均無權公布檔案。
屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的檔案,其所有著向社會公布時,應當遵守國家有關保密的規定,不得損害國家的、社會的、集體的和其他公民的利益。
第二十五條 各級國家檔案館對寄存檔案的公布和利用,應當征得檔案所有者同意。
第二十六條 利用、公布檔案,不得違反國家有關知識產權保護的法律規定。
第五章 罰則
第二十七條 有下列行為之一的,由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責令限期改正;情節嚴重的,對直接負責的主管人員或者其他直接責任人民依法給予行政處分;
(一)將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據為幾有,拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的;
(二)據按照國家規定向國家檔案館移交檔案的;
(三)違反國家規定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的;
(四)不按照國家規定開放檔案的;
(五)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的;
(六)檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
第二十八條 《檔案法》第二十四條第二款、第三款規定的罰款數額,根據有關檔案的價值和數量,對單位為1萬元以上10萬元以上,對個人為500元以上5000元以下。
第二十九條 違反《檔案法》和本辦法,造成檔案損失的由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關主管部門根據損失檔案的價值,責令賠償損失。
第六章 附則
第三十條 中國人民解放軍的檔案工作,根據《檔案法》和本辦法確定的原則管理。
第三十一條 本辦法自發布之日起施行。
第4篇 流動人員人事檔案管理規定辦法
流動人員人事檔案管理暫行規定
第一章總則
第一條 為進一步加強流動人員人事檔案的管理,維護人事檔案的真實性、嚴肅性、完善人才流動社會化服務體系,促進人才合理流動,根據《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關法律、法規,制定本規定。
第二條 本規定所稱流動人員人事檔案是指:
(一)辭職或被辭退的機關工作人員、企事業單位專業技術人員和管理人員的人事檔案;
(二)與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業技術人員和管理人員的人事檔案;
(三)待業的大中專畢業生的人事檔案;
(四)自費出國留學人員的人事檔案;
(五)外商投資企業、鄉鎮企業、區街企業、民營科技企業、私營企業等非國有企業聘用的的專業技術人員和管理人員的人事檔案;
(六)外國企業常駐代表機構的中方雇員的人事檔案;
(七)其它流動人員的人事檔案。
第三條 流動人員人事檔案管理遵循“集中統一,歸口管理”的原則,接愛同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監督和指導。
第二章流動人員人事檔案管理機構
第四條 流動人員人事檔案管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構(以下簡稱人才流動服務機構),其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴禁個人保管他人人事檔案。
第五條 跨地區流動人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動服務機構管理,也可其現工作單位所在地的人才流動服務機構管理。
第六條 尚未建立人才流動服務機構的地區,流動人員人事檔案仍由原人事管理單位管理。
第七條 人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作,認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作,經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。
第三章流動人員人事檔案的轉遞
第八條 人才流動服務機構憑符合國家有關政策規定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調檔函,原單位接到調檔函十五天內,將流動人員人事檔案隨檔案轉遞必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉出。
人才流動服務機構經審核無誤后,及時將檔案轉遞通知單回執退回原單位。
人才流動服務機構發現轉來的檔案材料不齊全或不清楚的,應要求原單位補齊或查清楚。
第九條 流動人員人事檔案轉遞,應通過機要交通或專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。
對流動人員本人自帶的人事檔案,人才流動服務機構不得接收。
第十條 人才流動服務機構管理流動人員人事檔案,須由流動人員或其現所在單位辦理委托存檔手續。
人才流動服務機構應與流動人員或其現所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內容。
第十一條 人才流動服務機構開具的轉檔手續,與機關、國有企事單位開具的轉檔手續具有相同的效力。
機關、國有企事業單位必須憑人才流動服務機構開具的轉檔手續,方可接收流動人員人事檔案。
第四章流動人員人事檔案的收集、整理與利用
第十二條 人才流動服務機構應加強與流動人員及其現所在的工作單位的聯系,做好流動人員檔案材料的收集工作,不斷充實流動人員人事檔案的內容。
收集的材料,必須經過認真的鑒別。
需經單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。
第十三條 人才流動服務機構應按照干部檔案整理工作的有關規定,認真做好流動人員檔案材料的整理工作。
在整理檔案過程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或流動人員人事檔案材料。
第十四條 人才流動服務機構應按照《干部檔案工作條例》中的有關規定,建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項。
(一)查閱流動人員人事檔案應辦理審批手續。
查閱單位應申明查閱單理由,管檔單位根據規定和需要確定需提供的檔案材料。
(二)查閱單位應*黨員到人才流動服務機構查閱流動人員人事檔案。
對不符合規定條件的,人才流動服務機構可根據實際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關情況。
(三)人才流動服務機構對高級專來技術人員和涉及國家秘密的流動人員人事檔案要嚴格保管,嚴格查閱手續。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閱檔案必須嚴格守保密規定和閱檔規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。
第五章流動人員人事檔案的保管
第十五條 人才流動服務機構應具備管理流動人員人事檔案的物質條件,建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房,配備鐵質的檔案柜;經常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。
要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術,逐步實現檔案管理的現代化。
第十六條 建立健全流動人員人事檔案管理的內部規章制度,加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實行目標管理,不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質量。
第十七條 流動人員人事檔案管理應由專人負責。
檔案管理人員必須是黨性強、作風正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業知識的共產黨員。
第六章監督與處罰
第十八條 對違反本規定有下列情形的,由黨委組織部門會同有關部門進行處理:
(一) 擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人:
(二) 擅自涂改檔案內容或造檔案材料的:
(三) 擅自向外公布、泄露檔案內容的:
(四) 在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作中,出現違反本規定行為,造成嚴重后果的。
對前款所列情形負有責任的單位或直接責任者,現視情節輕重,給批評教育或黨紀、政紀處分;違犯法律的,要依法追究責任。
第七章附則
第十九條 人才流動服務機構管理流動人員人事檔案,應本著“服務為主,適當收費”的原則,按照有關規定收取服務費,但不得以蠃利為目的。
第二十條 各省、自冶區、直轄市可根據本規定制定實施辦法或工作細則,并報人事部備案。
第二十一條 本規定由人事部負責解釋。
第二十二條 本規定自頒布之日起施行。
*中央組織部、人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》(人調發[1989]11號)和《關于進一步加強流動人員人事檔案管理的補充通知》(人調發[1989]11號)同時停止。
第5篇 油品調運分公司人事檔案管理辦法
工貿油品調運分公司人事檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為了提高zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公 司”或“公司”)檔案管理水平,有效地保護和利用人事檔案,使其更好地為企業改革發展 服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《z省檔案管理條例》、《干部檔案工作條例》和 工貿公司有關規定,特制定本辦法。
第二條 本辦法適用于公司機關各部門及各駐站。
第三條 本辦法中的人事檔案指企業人力資源等有關部門在工作中形成的記載個人經歷、政 治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料,是人力 資源管理與開發、反映個人成長歷史的憑證和依據。
第四條 人事檔案工作實行統一領導、分級管理的原則,管理時要注意維護檔案完整與安全 ,便于企業各方面的利用。任何部門和個人不得私自保存、擅自銷毀或據為己有。
第二章 組織機構及職責
第五條 人事檔案是由公司綜合辦公室統一管理,業務工作接受上級有關業務部門的監督。
第六條 綜合辦公室的主要人事檔案管理職責是:
(一)貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策;
(二)建立健全公司人事檔案工作規章制度;
(三)負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供公司各級員工的人事檔案;
第三章 歸檔
第七條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,綜合辦公室應收集公司員工的工 作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反 映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。
第八條 歸檔要求:
(一)收集的人事檔案材料,必須經過認真的鑒別,做到真實準確,完整齊全,文字清楚, 對象明確,手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章簽字后方 能歸入人事檔案。
(二)人事檔案歸檔材料必須統一使用十六開規格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或 紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。
(三)凡需銷毀的材料必須詳細登記,并經人力資源部負責人和主管領導審查批準,由專人 負責監銷。
(四)不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔。
(五)檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規格應按照統一的標準進行制作與裝訂,以便于查 找。
第九條 公司要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由綜合辦公室人事干事、組織干 事負責收集各部門的歸檔材料。
第四章 管理和利用
第十條 人事檔案管理人員對人事檔案材料按在職/退休、干部/職工檔案進行分類、編號、 排架。對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管,并按規定收取管理費。
第十一條 建立人事檔案登記和統計制度以及各類檔案名冊,每半年做一次檢查核對,做到 檔案號與檔案名冊編號一致,發現問題及時解決。
第十二條 根據安全保密,便于查找的原則,人事檔案應嚴密科學地保管;人事檔案管理人 員應嚴格執行保密制度,不得泄露檔案內容,確保檔案的絕對安全和準確無誤。
第十三條 凡需利用本單位人事檔案的,必須由綜合辦公室上報主管領導,經審批后方可進 行;應妥善保存重要、珍貴的檔案,用復制品代替原件提供利用。
第五章 檔案的傳遞
第十四條 員工在公司工作期間形成的各類材料必須在調離公司前全部歸檔后再做檔案移交 。
第十五條 對人事檔案的接收、移交必須嚴格履行相關手續,做好登記與審批工作,留存雙 方交接單備查。
第十六條 人事檔案應通過機要交通渠道傳遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外 單位派專人提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,否則不予辦理。
第十七條 收到接收單位調檔函后,必須經綜合辦公室負責人同意簽署意見方可轉出。檔案 轉出后,應聯系確認檔案是否轉到,并收取對方回執以防丟失。
第六章 附則
第十八條 本辦法由綜合辦公室負責解釋和修訂。
第十九條 本辦法未盡事宜,按國家相關法律法規和集團公司、工貿公司相關規定執行。
第二十條 本辦法自頒布之日起施行。
附件:
人事檔案材料收集歸檔范圍
1.員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免 呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批 表,軍隊轉業部門審批表等。
2.錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續聘審批表,退職材料。
3.出國出境人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。
4.黨代會、人代會、政協會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登 記表和委員的簡歷表、政績材料。
5.辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。
6.評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表,專業技術職務考績 材料以及聘任專業技術職務的審批表。
7.員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表, 組織審查報告,上級批復以及所依據的證明材料。
8.黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員 登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料,民主評議黨員工作中形成的組織 意見。民主評議黨員登記表,優秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的 主要事實依據材料和審批材料,*材料,取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申 請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。
9.干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材 料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。
10.表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。
11.各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12.員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13.體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14.辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。
15.高等教育
、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學 習成績登記表、畢業登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。
16.學生學籍變動記錄材料。
17.學生在校期間每學年的思想品德評定表。
18.畢業學生體檢表。
第6篇 某中學團籍檔案管理辦法
中學團籍檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了進一步加強我校團務工作制度化建設,規范團籍檔案管理工作,根據《中國共產主義青年團章程》、《中國共產主義青年團團員證管理暫行條例》的相關規定,結合我校實際,特制定本辦法。
第二條 各團總支應設專柜對團籍檔案進行分類存放,并成立團籍檔案管理工作小組(以下簡稱“工作小組”),組長由團總支副書記擔任,副組長由院(系)團總支組織部部長擔任,成員為團總支組織部干事。工作小組工作受校團委組織宣傳部(以下簡稱“校團委組宣部”)監督管理。
第二章 年度團籍注冊
第三條 年度團籍注冊于每年10月中旬與團員教育評議工作一并開展。
第四條 受警告、嚴重警告、撤銷團內職務等處分的團員,如能正常參加團的活動,按時交納團費,應予以注冊。團員受留團察看處分,所在院(系)團總支應回收其團員證。察看期滿,恢復團員權利后,團總支將團員證歸還本人并及時注冊。
第五條 團員在前一學年教育評議等級為不合格的,經教育仍無改進,將不予以注冊;凡拒交團費的團員,將不予以注冊。
第六條 超過規定注冊時間一年而未注冊的團員證,將視為失效。
第七條 年度團籍注冊程序如下:
(一)工作小組于每年的10月15日前收齊符合注冊條件團員的團員證,并在團員證的“團籍注冊”處填寫注冊時間(時間為該年的10月17日)。
(二)工作小組將團員證交至校團委組宣部辦公室加蓋“注冊”專用章,加蓋完畢后,工作小組取回發還本人自行保管。
第三章 組織關系轉接
第八條 組織關系轉接包括轉入和轉出兩類。
(一)團組織關系轉入
1.高一新生團組織關系轉入
(1)工作小組于每年9月25日前收齊新生班級團支部團員的團員組織關系介紹信,并將信中的團籍檔案及團員證做好分類及登記工作。
(2)工作小組在新生的團員證上填寫團員組織關系轉入日期(日期一般為入學時間)。
(3)工作小組把所有新生的團員證統一交至校團委組宣部辦公室加蓋校團委公章。同時,根據所轄新生班級團支部的支部數領取《下吉中學團籍檔案袋》及《下吉中學團籍檔案登記表》。
(4)工作小組在團員的團籍檔案封面的右上角及團員證內頁的第二頁右上角寫上該學生的學號,并按學號順序將團籍檔案及團員證排列整齊。
(5)工作小組以團支部為單位,將新生團籍檔案分別裝入其所屬團支部的團籍檔案袋中,并把填寫好的《下吉中學團籍檔案登記表》粘貼于團籍檔案袋封面。
(6)工作小組完成上述流程后,把團員證發還本人自行保管。
2.工作小組完成大一新生及外轉學生同學的組織關系轉入手續后,于每年的12月10日前匯總各團支部的《下吉中學團籍檔案登記表》,并以電子版形式上交校團委組宣部匯總備案。
(二)團組織關系轉出
1.畢業生團組織關系轉出
(1)畢業生團組織關系轉出工作于每年6月份開始。工作小組根據本校畢業班的團員情況,于6月1日前向校團委組宣部上報需要辦理轉出手續的人數,統一領取團員組織關系介紹信、團員檔案袋。
(2)工作小組以團支部為單位收齊所有畢業生團員的團員證,統一在團員證上的組織關系轉接處填寫轉出原因、時間及團費交納情況(填寫格式為:××年6月30日,因畢業,組織關系轉出,團費交至××年6月),填寫完畢后交至校團委組宣部辦公室加蓋校團委公章。
(3)工作小組將畢業生團員的團籍檔案、團員證及團員評議表裝入團員檔案袋中,在檔案袋封面做好相關登記并作封口處理。
(4)工作小組根據畢業生團員的信息填寫團員組織關系介紹信,加蓋校團委公章后沿虛線撕下介紹信的右半部分,將其粘貼于團員的團員檔案袋封面,介紹信的左半部分將作為存根由工作小組自行妥善保管。
(5)工作小組將所有畢業生團員的團員檔案袋交至校團委組宣部辦公室加蓋校團委公章。做好統計和登記工作后,發還團員本人,同時報校團委組宣部備案。
2.非畢業原因轉出團組織關系
(1)因非畢業原因辦理團組織關系轉出的同學須向所屬團總支提交書面申請。
(2)工作小組收齊申請人的書面申請及團員證,并在團員證“組織關系轉接”欄上根據實際情況填寫轉出原因、時間及團費交納情況。
(3)工作小組將申請人的團籍檔案、團員評議表及團員證統一交至校團委組宣部辦公室辦理相關手續。
第四章 團籍檔案、團員證補辦
第九條 遺失團籍檔案或團員證的同學,須及時到校團委組宣部辦公室提交補辦申請。
第十條 補辦團籍檔案流程如下:
1.需要補辦團籍檔案的同學,應先向所屬團支部提交書面申請及相關申請材料,由團支書審核材料后,報團總支備案。
2.工作小組根據需要補辦團籍檔案的人數,到校團委組宣部辦公室領取《入團志愿書》,交補辦同學填寫。
3.工作小組將補辦同學的《入團志愿書》交至校團委組宣部辦公室辦理相關手續。
第十一條 補辦團員證流程如下:
1.需要補辦團員證的同學,應向所屬團支部提交補辦團員證的書面申請及相關申請材料,由團支書審核后,報團總支備案。
2.工作小組收齊申請同學相關補辦材料后,到校團委組宣部辦公室統一辦理相關手續。
第十二條 申請補辦團員證或團籍檔案的同學,均需交納工本費和一張一寸免冠彩照(注:彩照背面須注明姓名、性別、班級和學號)。
第五章附 則
第十三條 本制度最終修訂權和解釋權歸校團委所有。
第十四條 本制度自印發之日起實行。
第7篇 文理學院招投標與采購檔案管理辦法
文理學院招投標與采購檔案管理辦法
第一條 為了加強和規范學校招投標與采購檔案管理工作，維護招投標與采購檔案的完整、準確與安全，充分發揮招投標與采購檔案在學校建設和管理中的作用，更好地服務于學校建設，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國招投標法》《中華人民共和國保密法》《紹興文理學院招投標與采購管理辦法》等有關法規制度，結合學校實際，制定本辦法。
第二條 涉及學校招投標與采購活動的檔案管理均適用本辦法。
第三條 本辦法所稱招投標與采購檔案是指在招投標與采購活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數字、符號、圖表、聲像等各種不同載體的原始記錄。
第四條 招投標與采購檔案是招投標與采購活動的真實記錄，學校招投標與采購中心(以下簡稱中心)應當重視招投標與采購檔案工作并做好招投標與采購檔案原始記錄的收集、整理和移交工作。
第五條 學校檔案館集中統一管理招投標與采購檔案，并負責指導中心做好招投標與采購文件材料的立卷、歸檔工作。
第六條 招投標與采購檔案歸檔范圍：
(一)紹興文理學院招標采購計劃表;
(二)招標采購公告;
(三)招標采購文件;
(四)標底;
(五)投標報名登記表(對投標人投標資格進行考察的須提供調查報告及入圍名單);
(六)答疑會簽到表、答疑會紀要;
(七)邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等申請表;
(八)招標采購會簽到表、記錄稿
(九)入圍表、資格審查表、評委評分表、評委評分匯總表、評標小組評標報告;
(十)投標人承諾書;
(十一)投標書正本;
(十二)中標公告;
(十三)招標采購會、評標會錄像(光盤);
(十四)合同復印件(合同簽訂后5個工作日內，由合同簽訂部門蓋上公章后提供給中心);
(十五)其他和招投標與采購活動有關的重要材料。
第七條 招投標與采購檔案按年度歸檔(基建檔案按工程項目竣工年度歸檔)。每年3月份由招投標與采購中心負責完成上一年度的招投標與采購檔案立卷歸檔工作。
第八條 凡屬歸檔材料應書寫規范、字跡清晰、紙質優良、內容準確，簽署手續完備，使用黑色碳素筆或藍黑墨水筆。
第九條 建有檔案室的獨立法人或經濟獨立核算單位參照此辦法執行;反之，統一歸檔到學校檔案室。
第十條 本管理辦法自發文之日起執行，《紹興文理學院招投標檔案管理辦法》(紹學院發〔2005〕28號)文件同時廢止。
第十一條 本辦法由校招投標與采購中心負責解釋。
第8篇 企業人事檔案管理規定辦法
檔案管理 亦稱檔案工作,是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱,也是國家檔案事業最基本的組成部分,來看小編為大家整理的關于某公司人事檔案管理辦法范本:
某公司人事檔案管理辦法:
人事檔案管理辦法
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理,有效的保守機密;同時為了維護人事檔案的完整,防止材料損壞,便于高效、有序的利用檔案資料,特制定本管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案:個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議。
2、員工培訓檔案:培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案:將員工績效考核相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案:員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關系,死亡等情形。
三、檔案相關規定
1、基礎管理
1.1原則:分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。
1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查,如有虛假,可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔,按在職人員、離職人員進行整理,并及時登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二),并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號,人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等),應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔,原件當場查驗。
1.5調動和錄用入公司的員工,應在辦理手續前調閱檔案。
在其報到新崗位前,對調入或新建立的檔案都應登記。
1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性,歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。
材料須經審批蓋章和本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查,另外存檔,檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放,一個員工一個編號,防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閱,只能在檔案室閱覽,不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱,須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三),經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案,下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長),對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記,并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容,如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容,違反者視情節嚴重,予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時,由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五),經行政人力資源部經理批準后銷毀。
4.3經批準銷毀的人事檔案,人力資源部須認真核對,將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔,登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批準后,由人力資源部實施,修訂和廢止亦同。
人力資源部
第9篇 x電子文件歸檔、電子檔案管理辦法
1.總則
1.1 對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理,應當由主管部門統一協調,指定專門機構或人員負責,保證管理工作的連續性。
1.2 電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作,檔案部門要進行指導與監督。
1.3 電子文件的管理由檔案部門負責,電子文件形成部門要提供協助和支持。
1.4 應明確規定歸檔時間、歸檔范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等,以保證電子檔案的質量。
1.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施,確保其信息的真實性、安全性和完整性。
1.6 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時,則應在內容、相關說明及描述上保持一致。
1.7 具有保存價值的電子文件,必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時,必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔。
2.電子文件的收集與積累
2.1 收集范圍。電子文件的收集范圍,按國家關于文件歸檔的現行有關規定執行。
2.2 收集積累要求
2.2.1 記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時,如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作,則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據實際條件或需要,確定是否保留。
2.2.2 保存與紙質等文件內容相同的電子文件時,要與紙質等文件之間,相互建立準確、可靠的標識關系。
2.2.3 在“無紙化”計算機辦公或事務系統中產生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于能夠脫機保存的載體上,井對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留。
2.2.4 用文字處理技術形成的電子文件,收集時應注明文件存儲格式和屬性。
2.2.5 用掃描儀等設備獲得的圖象電子文件,如果采用非標準壓縮算法,則應將相關軟件一并收集。
2.2.6 用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時應注意其對設備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關軟件和各種數據。
2.2.7 用視頻設備獲得的動態圖象文件,收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。
2.2.8 用音頻設備獲得的文件,收集時應注意收集其屬性標識和相關軟件。
2.2.9 由計算機多媒體技術制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時應注意參數準確、數據完整。
2.2.10 通用軟件產生的電子文件,收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。
2.2.11 計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
2.3 收集、積累方法
2.3.1 及時按照要求制作電子文件備份。
2.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
2.3.3 電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
2.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。
2.3.5 電子文件性質代碼:r―草稿性電子文件;u―非正式電子文件;o―正式電子文件;n―無紙電子文件;t―文本文件;i一圖象文件;g―圖形文件;v一影像文件;a―聲音文件;m―多媒體文件;p―計算機程序;d―數據文件。
3.電子文件的整理
3.1 電子文件的整理,應按內容、保管期限、密級等因素相對集中。
3.2 電子文件應按《檔案著錄規則》著錄,并制成機讀目錄。
3.3 歸檔電子文件應填寫登記表。
4.電子文件的歸檔。應定期把符合歸檔條件的電子文件,按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。
4.1 歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分,可參照國家關于文件的現行有關規定執行。
4.2 歸檔時間邏輯歸檔應實時進行,物理歸檔應定期完成。
4.3 檢測在進行電子文件歸檔工作時,應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括:硬件環境的有效性、軟件環境有效性及其信息記錄格式等。
4.4 歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作,參照國家關于文件的現行有關規定執主,鑒定結果,在電子文件的機讀目錄上制作相應的標只。
4.4.1 有效性和完整性鑒定。歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核,并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文牛的有效性和完整性則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。
4.4.2 保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分,參照國家關于文件的現行有關規定執行。
4.5 歸檔要求
4.5.1 把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數據集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復制第3套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作,
4.5.2 本標準推薦采用的載體按優先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。
4.5.3 存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽,標簽內填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境
4.5.4 將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。
4.5.5 需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發的應用軟件,也應將軟件及相關數據存在同一載體上。
4.5.6 原電子文件數據集載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少1年。
4.5.7 在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸檔。
5.電子檔案的移交與保管。電子文件歸檔后按有關規定移交至檔案保管部門,作為電子檔案進行保管。
5.1 檢驗
5.1.1 檔案保管部門應配備相應的
處理設備,以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗,合格率應達到100%。與紙質檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數不少于總數的20%合格率應達到100%。
5.1.2 檢驗項目。
5.1.2.1 載體有劃痕,是否清潔。
5.1.2.2 有無病毒。
5.1.2.3 核實電子檔案的完整性和有效性審核手續。
5.1.2.4 核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。
5.1.3 將檢驗結果填人電子檔案人庫登記表。檢驗有合的,應退回形成單位,重新制作。
5.2 移交手續驗收合格后,檔案保管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份,一份交電子文件形成單位一份自存。
5.3 保管要求電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外,還應符合下列條件。
5.3.1 歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放,做到防塵、防變形。
5.3.2 環境溫度選定范圍: 14℃― 24℃;相對濕度選定范圍:45%―60%。
5.3.3 存放時應注意遠離強磁場,并與有害氣本隔離。
5.3.4 電子檔案在形成單位的保管,也應參照上述條件。
5.4 存效性保證
5.4.1 每滿1年,對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記。
5.4.2 每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%如發現問題應及時采取恢復措施。
5.4.3 設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性,如不兼容,應進行電子檔案的載體轉換工作,原載體同時保留時間不少于3年。
5.4.4 磁性載體上的電子檔案,每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。
5.4.5 定期檢驗結果應填人電子檔案管理登記表。
5.5 利用
5.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。
5.5.2 利用時使用拷貝件。
5.5.3 利用時要遵守保密規定。
5.5.4 利用者對電子檔案的使用應在權限規定范圍之內。
5.5.5 具有保密要求的電子檔案上網時必須符合國家或部門有關保密的規定,要有穩妥的安全保密措施。
5.6 電子檔案的銷毀鑒定。
5.6.1 電子檔案的銷毀鑒定,按國家現行有關規定執行。
5.6.2 電子檔案的銷毀,應在辦理審批手續后,方可實施。
5.6.3 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時,如存儲在不可擦除載體上,須連同存儲載體一起銷毀并在網絡中徹底清除。
第10篇 附屬中學財會類檔案管理辦法
為了加強海南師范大學附屬中學財會類檔案（以下簡稱財會檔案）工作的業務建設，不斷提高財會檔案的質量和科學管理水平，更好地為學校和社會經濟事業服務，根據《會計檔案管理辦法》等法律、法規、規章，結合學校實際，制定本管理方法。
一、財會檔案歸檔和不歸檔范圍
凡在財務管理和會計活動中直接形成的具有保存利用價值的文字材料、憑證、帳薄、報表等文件材料，均屬財會檔案。
（一）歸檔范圍
1.反映財務管理、會計活動的全過程，對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用的文件材料。
2.歸檔的主要內容包括綜合管理、會計憑證、會計帳薄、會計報表、工資清冊等方面，具體范圍見附表。
3.其他對本校工作具有查考價值的文件材料。
（二）不歸檔的范圍
1.上級有關財務的普發性（非專指學校）、不辦的文件。
2.未定稿的文件。
3.重份文件。
4.未生效的合同、協議、單據。
5.無查考利用價值的臨時性文件、事務性文件。
二、財會檔案工作崗位責任制
（一）財會管理部門領導職責
1.制定和健全財會檔案管理制度，確保財會文件材料的形成積累，并將財會檔案納入日常管理工作之中，監督承辦人員執行。
2.加強同檔案室聯系，共同做好業務監督、指導、檢查工作，保證歸檔檔案的質量。
3.指導財會檔案的鑒定工作。
（二）財會管理部門兼職檔案人員職責
1.在部門負責人領導下，協助各會計承辦人員做好平時各類會計核算材料的收集積累工作；檢查已收集、積累的文件材料是否完整、系統、準確，并按要求進行整理歸檔。
2.做好暫時存在本部門的檔案的分類、編目、登記、保管利用等工作。
3.接受檔案室的業務指導、監督、檢查工作，保證歸檔檔案的質量。
4.負責編制財會檔案移交清冊，按時向檔案室移交檔案。
三、財會文件材料的歸檔流程
（一）形成與積累
學校財會室分工歸口歸檔。
1.學校財會室領導，在制定財會計劃時，應向會計經辦人員布置形成積累財會材料的任務，指定本部門的兼職檔案人員。
2.財會室的兼職檔案員，要督促會計承辦人員，做好平時文件材料的收集、積累，保證文件材料的完整、系統和準確。
（二）整理方法
1.裝訂
綜合文件材料應按件裝訂。一般在左側裝訂，要求文件材料左、下側邊對齊。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文和復文作為一件時，復文在前，來文在后。會計帳薄、報表、工資清冊按自然形成件裝訂；會計憑證按會計憑證順序號裝訂，每件厚度不超過2cm為宜，用不銹鋼釘或線裝訂。對破損的文件材料應進行修補。
2.分類
分類方案：分年度──分二級類目──分保管期限
（1）分年度
將財會文件材料按照會計年度分開，不同年度的會計核算材料不能放在一起，歸檔年度采用自然年度。
（2）分二級類目（分問題）
在每個年度下按問題分類，一級類目是財會檔案實體分類的最高層位，標識為“CK”。財會檔案劃分至二級類目，其分類標識規定如下：
二級類目名稱標識代號
財會綜合CK11
會計報表CK12
會計帳簿CK13
會計憑證CK14
工資清冊CK15
（3）分保管期限
財會檔案在二級類目內劃分保管期限，分為永久、長期、短期三種。永久標識為“Y”，長期標識為“C”，短期標識為“D”，具體保管期限見附表。
3.排列
歸檔文件材料在二級類目下同一保管期限內排列，綜合管理文件材料按事由結合重要程度排列；報表、帳簿、憑證、工資清冊等按形成時間順序排列。
4.編號
歸檔文件材料按排列順序逐件編號。
5.編制歸檔文件目錄
歸檔文件材料應依據檔號的順序編制歸檔文件目錄，其格式式樣如下：
歸檔文件目錄
2011-CK11-Y
件號 責任者 文號 題名 日期 頁數 備注
上述表中各項填寫要求如下：
件號：填寫檔案室編件號；
責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者；
文號：文件的發文字號；
題名：文件材料標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加“[]”號；
日期：填寫文件材料最后形成日期；
頁數：每一件歸檔文件材料的頁數，文件材料中有圖文的頁面為一頁；憑證頁數填寫“會計憑證總頁數”的頁數；
備注：注釋文件材料需說明的情況。
6.裝盒
將歸檔文件材料按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。檔案盒統一使用由檔案管理部門監制的硬紙盒、會計檔案盒。
7.備考表
綜合管理的歸檔文件，備考表置于盒內文件材料之后，并填寫表內項目內容：
（1）盒內文件情況說明填寫盒內文件材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
（2）整理人：負責整理歸檔文件材料的人員姓名；
（3）檢查人：負責檢查歸檔文件材料整理質量的人員姓名；
（4）日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。
四、歸檔時間
當年財會檔案，在會計年度終了后可暫由財會室保管一年，期滿后的次年六月底前由財會室兼職檔案人員，編制檔案移交目錄一式二份送部門領導審核簽字后，連同檔案集中向檔案室移交。
財會類檔案歸檔范圍和保管期限表
第11篇 公司文書檔案管理辦法
公司文書檔案管理辦法
(六) 1 總則為進一步加強文書檔案的管理,規范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序,特制定本管理標準。2 適用范圍本標準適用于公司文書檔案管理。3 術語和定義文書檔案:是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的,由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。4 管理職責
4.1 文書檔案室管理部門為公司辦公室,具體由公司辦公室文秘科負責,并接受市主管機關業務指導。
4.2 .負責公司黨政文書,聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點,同時保證文書檔案的完整、保密和安全。
4.3 負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統計。5 管理活動、程序及要求
5.1 .文書檔案收集
5.1.1 文書檔案收集的范圍
5.1.1 .1上級來文及資料。
5.1.1 .2公司文件。
5.1.1 .3公司歷史檔案。
5.1.1 .4已撤消舊機構的檔案。
5.1.1 .5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。
5.1.1 .6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。
5.1.1 .7公司發生的重大事件及各項重要活動的音像資料。
5.1.2 文書檔案的收集
5.1.2 .1按照文書檔案收集范圍,收集與所保管檔案有關的資料。
5.1.2 .2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對,并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。
5.1.2 .3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求,并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的,文書檔案室有權拒收。
5.2 .立卷與歸檔
5.2.1 文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責,具體工作按文檔管理和上級業務規定執行。
5.2.2 需歸檔的音像檔案,要認真填寫說明,編號登記。每半年對文檔重新整理,時間在每年的1月份和7月份。
5.3 文書檔案的整理和保管
5.3.1 文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類,單獨保管。
5.3.2 文書檔案室在收集零散文件時,要認真區分,依照分類進行立卷。
5.3.3 文書檔案發現文件破損要及時修復或復制。
5.4 .文書檔案的統計和檢查
5.4.1 文書檔案室要設立文書檔案登記簿,檔案的借閱、返還及時登記、注銷,對檔案的收進及提出情況進行數量統計。
5.4.2 文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查,遇到特殊情況及時檢查,并及時上報檢查結果。
5.4.3 負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續。
5.5 .文書檔案的利用和借閱
5.5.1 文書檔案室所保管的檔案,原則上一律在閱文室調閱,需要查閱檔案時,由借閱單位提出借閱申請,經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。
5.5.2 復制檔案資料時,需經公司辦公室主任批準,方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數和印發范圍和用途,并由文書檔案室進行復印。
5.6 .文書檔案的鑒定和銷毀
5.6 .1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據檔案的政治、歷史,科學和現實價值確定其是否需要繼續保存,并將不需要繼續保存的檔案剔出銷毀。
5.6 .2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦,對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時,要經相關部門和人員具體核查,核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業發展部組成。
5.6 .3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷,編制銷毀清單,審查批準后對檔案進行銷毀,并由兩人或兩人以上監銷。檔案銷毀后,監銷人員在銷毀清單上簽名蓋章,同時標注檔案注銷的日期,保證不丟失,不漏銷。
第12篇 物業管理公司檔案管理辦法7
物業管理公司檔案管理辦法(七)
第一章總則
第一條為加強公司檔案管理工作,完整地保存和科學地管理公司檔案,充分發揮檔案在公司發展中的作用,根據國家有關檔案法律法規,結合公司實際情況,特制定此辦法。
第二條公司檔案包括公司在各項經濟活動中形成的全部檔案的總和,按保存時間分為永久保存(五十年以上)、長期保存(十六年至五十年)、和短期保存(十五年以下)。
第三條公司檔案管理遵循統一領導,集中管理的原則,由綜合部加強對公司檔案管理的領導,負責建立健全檔案工作制度,以達到檔案完整、準確、安全和有效利用的目的。
第二章檔案管理工作機構和管理員職責
第四條公司檔案管理由綜合部統一領導,由業務素質過硬,熱愛公司的專職人員擔任,同時其他各部門要設置兼職的檔案管理員。
第五條檔案管理人員基本職責:
一、認真貫徹集團公司有關的檔案管理制度;
二、忠于職守,嚴格執行檔案管理制度,維護檔案的完整與安全。
三、負責統一管理公司全部檔案(除公司另有管理規定的特殊資料外)。
四、負責建立健全公司檔案管理的工作方針、工作目標、工作程序。
第三章檔案的形成
第六條歸檔文件要求書寫工整,圖樣清晰,材料完整,能準確地反映公司本次活動的真實內容和整個過程。
第七條檔案材料必須遵循文件材料的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用。
第八條檔案管理員必須按集團公司檔案管理的有關制度和要求定期編制各類材料的歸檔范圍。
第九條各部門工作人員因公外出參觀學習等活動中帶回的材料要及時歸檔。
第十條各項經濟活動中形成的文件材料在次年5月份前必須完成歸檔,公司檔案管理員要督促各部門執行。
第四章檔案管理
第十一條公司檔案管理員必須對公司各部門移交的檔案按規定進行分類:
一、根據集團公司檔案分類編號的有關規定進行檔案分類編號,并要求保持一定的穩定性,不得隨意改動。
二、分類和編號要遵循材料的形成規律,要求為檔案的保管和利用提供方便。
三、公司各項經濟活動、技術性及財務等管理性文件,要按其文件內容分別歸入各類檔案中統一編號。
第十二條公司綜合部要根據需要編制案卷總目錄、全引目錄、專題目錄、分案目錄、底圖目錄等不同形式的檢索工具,并且進行檔案著錄工作,便于查找利用。
第十三條檔案保管要求:
一、對底圖保管必須采取平放或卷放,不允許折疊保管。
二、聲像檔案要統一分類編號,單獨存放。
三、實物檔案要統一編號集中保管。
第十四條經鑒定需要銷毀的檔案,要編制銷毀清冊,經批準后指派專人負責監銷,并由監銷人員在銷毀清冊上簽字。
第五章移交和利用
第十五條公司檔案室要按集團公司檔案有關規定及時向集團檔案室移交有關檔案。
第十六條公司檔案應簡化借閱程序,做到科學而不繁瑣,利于公司員工查閱檔案。
第十七條公司檔案原則上不借出,若特殊情況,須由檔案主管領導簽字,并進行登記,但不得超出三天。
第十八條公司檔案原則上不外借,僅供內部參閱。若情況特殊,經主管領導簽字同意,可借出復印件,原件概不外借。
第六章附則
第十九條本辦法自下發之日起執行,解釋權歸綜合部。
