第1篇 人事檔案管理規定辦法
人事檔案管理規定
第一條 為了實現人事檔案整理工作的規范化,便于檔案的保管和利用,根據《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關規定,特制訂本細則。
第二條 人事檔案的整理工作,是檔案建設的基礎工作之一。它是將收集起來的每個教工的檔案材料,進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷,并在此基礎上,不斷對檔案內容進行補充的工作。
第三條 人事檔案管理部門,均應按本細則和有關規定的要求,對所管理的人事檔案進行認真的整理。
第四條 整理人事檔案,須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。
第五條 整理人事檔案,事先要收集好人事檔案材料,并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。
第六條 整理人事檔案的人員,必須努力學習黨的人事工作方針、政策和檔案工作的專業知識,熟悉整理人事檔案的有關規定,掌握整理工作的基本方法和技能,認真負責地做好整理工作。
第七條 人事檔案材料的鑒別工作,是檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查,甄別材料的真偽,判定材料的保存價值,確定其是否歸入人事檔案的工作。
第八條 鑒別歸檔材料,必須根據中央有關文件的精神,以《條例》和《關于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規定》等有關規定為依據,嚴肅認真地進行。
第九條 鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點,具體問題具體分析,根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其保存價值,確定材料是否歸入檔案。
第十條 鑒別歸檔材料的具體做法:
(一)判定材料是否屬于本校的材料及應歸入人事檔案的內容。發現有同名異人、張冠李戴的,或不屬于人事檔案內容和重復多余的材料,應清理出來。對其中有保存價值的文件、資料,可交文書檔案或轉有關部門保存。不屬于人事檔案內容,比較重要的證件、文章等,組織不需要保存的,退給本人。無保存價值又不宜退回本人的,應登記報主管領導批準銷毀;
(二)審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應具備審查結論、調查報告、上級批復、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應具備處分決定(包括免予處分的決定)、調查報告、上級批復、個人檢討或對處分的意見等。
上述材料,屬于成套的,必須齊全;每份歸檔材料,必須完整。對頭尾不清、來源和時間不明的材料,要查清注明后再歸檔,凡是查不清楚或對象不明確的材料,不能歸檔;
(三)審查材料是否手續完備。凡規定需由組織蓋章的,要有組織蓋章。審查結論,處分決定、組織鑒定、民-主評議和組織考核中形成的綜合材料,應有本人的簽署意見或由組織注明經過本人見面。任免呈報表;須注明任免職務的批準機關、批注時間和文號。出國、出境審批表,須注明出去的任務、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求,手續不完備的檔案材料,須補辦完手續后再歸檔;
(四)鑒別中發現涉及干部政治歷史問題或其它重要問題,需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料,不能歸入人事檔案,應交有關組織處理;
(五)鑒別時,發現檔案中缺少的有關材料,要及時進行登記并收集補充。
第十一條 對歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關于正、副本十類內容的劃分進行分類。
第十二條 人事檔案正本, 由歷史地、全面地反映干部情況的材料構成。其內容分類:
第一類 履歷材料
干部履歷表(書)、簡歷表,干部、職工、教師、醫務人員、軍人、學生等各類人員登記表,干部簡要情況表,干部信息管理登記表,以“簡歷”為標題的個人材料(主要介紹不同時間學習,工作的地點、單位、任職情況),更改姓名、籍貫的證明材料等。干部履歷表和簡歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類。
第二類 自傳及屬于自傳性質的材料
自傳(自己寫的個人經歷),個人撰寫的簡歷材料(主要內容為:個人簡歷、家庭情況及社會關系)等。帶自傳的履歷材料或簡歷表,以自傳為主,歸第二類。
第三類 鑒定(含自我鑒定),考察、考核材料
1、 考核材料:干部年度考核表,專業技術人員年度考核表,考察材料,現實表現,領導干部年度考核量化測評表,參加形勢教育干部實績考核表,領導干部黨風廉政建設情況報告表,后備干部登記表,干部掛職鍛煉表,干部掛職推薦意見,干部掛職鍛煉總結及鑒定表,民-主評議綜合材料。
2、評語鑒定:高等學校招生政治思想品德考查(核)表,報考研究生思想政治情況表,學生操行評語,所有不帶學習成績、考試成績的鑒定(包括:學生、培訓、工作、出國、團員、黨員、軍人、“三講”、蹲點干部、少數民族干部、知青),各類人員評(鑒評表)等,黨員民-主鑒定表,干部年度考核表等。
3、審計報告:任期經濟責任審計報告、審計意見的材料、,離任審計表等。
第四類 學歷、學位、成績、培訓和專業技術等綜合材料
1、學歷材料:學生登記表(初中、高中),學生成績登記表,考生報名登記表,新學員審批審批登記表,選拔學生登記表,畢業生登記表,畢業生分配登記表,畢業生登記及鑒定表,畢業論文成績登記表,學員結業論文登記表,學籍登記表,研究生登記表,推薦上學意見書,同意推薦上學的證明,高考志愿書(申請報考書),退學證明,肄業材料,學生學年小結表,證明畢業時間的材料,中央黨校學員登記表,中央黨校學員黨性鍛煉思想小結,中央黨校學員學習小結,中央黨校學員黨性思想考評表,畢業(結業)證復印件,學歷證明,學位申請書,干部學歷學位認定情況登記表,所有帶學習成績、考試成績的鑒定,出國留學審查登記表,報考(申請)表,同意參加高考的證明,攻讀博士學位專家推薦書,定向(合同)培養高校學生合同書等。
2、專業技術材料:教師登記表,教師資格過渡申請表,教師任職資格申報表,醫務人員登記表,醫師資格認定申請審核表,技術(兼職)聘書(如經濟師、工程師、教授、會計師、指導教師等),專業技術職務聘任合同書,專業技術職務任職資格評審表,科學技術干部業務考績檔案,專業技術職務評審聘任呈報表,關于申請任職資格的報告,申報條件和任職資格檢查表,評審專業技術職務任職資格情況簡表,科學技術干部技術職稱評定表,技術干部定職、升職呈報表,專業技術職務任命書,專業技術職務復查考核表,思想政治工作人員專業職務申報表,思想政治工作人員職務任職資格申報表,科學技術成果鑒定證書等。
3、培訓材料:黨校輪訓培訓班學員考核表,崗位職務培訓,培訓學員學習考核登記表,學員考核登記表,干部進修登記表,培訓證明,預備役培訓,干部理論學習檔案卡片等。
4、科研成果:創造發明、著作及有重大影響的論文(如獲獎或在全國性報刊上發表的)等目錄。
第五類 政審材料
個人的說明材料(主要說明家庭情況及社會關系),家庭成員及社會關系登記表,軍婚證明,軍婚報告及批復,愛人(對象)情況登記表,對其家屬、親友調查情況的證明,招工政治審查表,入伍政治審查表,高等學?？忌螌彶楸?外出培訓人員審查表,學徒審查登記表,公開選拔和競爭上崗任職人員的資格審查表,知識青年上山下鄉參加工作期間的表現,知識青年上山下鄉證,更改(確認)年齡、工齡(參加工作時間)、民族、國籍、入伍時間的證明,“三齡一歷(即年齡、工齡和黨齡、學歷)”的審核表,干部在制止動-亂、平息*斗爭中的表現情況,在文-化-大-革-命期間的表現情況,家庭成員旁證材料,關于黨內職務情況的說明等。
第六類 黨團材料
入團志愿書,入團申請書,退團申請書,超齡離團登記表,入黨志愿書,入黨申請書(如有多份僅保留第一份和最后一份,其他材料歸入本人檔案的散材料中),轉正申請書,轉正的意見,入黨積極分子培訓考核表,發展黨員計劃審核登記表,民-主評議黨員登記表,黨員“雙學”活動登記表,1985年、1990年制的黨員重新登記表及申請,確認團齡、黨齡的相關材料,加入其他黨派的申請書、登記表及證明,由單位開具的黨、團材料丟失的證明(說明)等。
第七類 獎勵(包括科技和業務獎勵)材料
所有獎勵文件、獎狀的復印件、先進事跡材料,黨員民-主評議登記表(被評為優秀黨員的),得獎的著作登記單,獎學金審批表,通報表揚等。
第八類 干部違*紀、政紀、法律法規等材料
紀檢監察、公安、檢-察-院、法院等行政管理部門對個人的處分決定,上級批復,核定(調查)報告,本人的檢查,交待,對處分決定的意見,復查報告、決定、結論,免予、解除,撤銷處分的決定、意見、通知,通報批評材料,對個人的治安管理處罰決定書,不起訴決定書,刑事判決書,懲罰性民事判決書,計劃生育處罰決定等。
第九類 工資、任免、身份等方面的材料
1、干部工資、定級、待遇材料:工資檔案,工資審批表,晉升工資文件,浮動工資表,帶工資的任免表,轉正定級登記表(含無工資額的),因受獎勵晉升工資相關表格,工資關系轉移介紹信,職工考核升級審批表,工作變動登記表,各類津貼呈報審批表,待遇問題的審批表等。
2、干部任免材料:任職任免文,任免表,戰士提升職務,級別報告表,干部提升晉級報告表,軍官任免晉銜報告表(職務軍銜或警銜同時變動的任免表),工資待遇不變晉升職務,干部職務任(免)歸檔材料,選為與其主要工作相關的各委員會委員的登記表(如:共青團、政協、紀委等),對總會計師,總經濟師等的任免表等。考察材料、現實表現也可放在任免表的后面形成一系列的材料。
3 、干部因公出國(境)材料
因公出國人員審批表,因公出國人員備案表,初次出國人員審查表等。審查表與備案表只存備案表。
4、招工、軍警、代表等材料:
(1)招工材料:招收(新)工人登記表,就業人員審批表,招收新工人審批表,招收工人審查登記表,選調生錄用審批表,職工子女申請安排工作登記表,學徒工審查登記表,畢業生選留推薦表、同意推薦招工的證明,轉干審批表,“吸收錄用”干部審批表(登記表),吸收錄用教師表,高、初中畢業生和城鎮青年安置表,選拔錄用干部審批表,“以工代干”人員轉干審批表,組織對組織初具的證明由于其家庭原因請求安排工作的情況說明或證明等。
(2)軍警材料:入伍登記表,應征公民兵役役登記表,軍(警)官文職干部轉服預備役報告表,退伍軍人登記表,軍官轉業審批報告表,評定授予軍官軍銜報告表,法官、檢察官、警官等級變動審批(評定)表,轉業干部推薦表,軍用汽車駕駛執照申請表,車輛駕駛員年度審驗表(軍人)等。
(3)代表材料:各類代表大會代表登記表,當選與非主要工作(兼職工作)相關的各類組織委員的登記表(如:書畫協會,青年聯合會等)等。
(4)其它:公務員過渡審批表,公務員重新登記表(《公務員法》頒布后制定的),參照機關工作人員管理審批表,兼職聘書(職務),調動工作審批表,辭職申請書報告及審批表,任職責任合同書,勞動合同書或協議書等。
第十類 其他可供組織參考有保存價值的材料
體檢表(有殘疾),殘疾等級材料,各類通知書,家屬隨軍登記(報告)表,領導干部收入申報表,干部住房情況表,干部掛職鍛煉總結或小結,學習小結,自愿生一個孩子申請,獨生子女證申請登記表,各類函件(如:調動工作介紹信、報名介紹信),結婚報告(非軍人),共同培養協議書,工會入會申請,工會會員登記表,報到證,申請下基層的申請書,合同(協議)書,人事爭議仲裁裁決書,傷殘,工傷等級診斷書及有關材料,干部逝世后報紙報道的消息或訃告,悼詞(生平),非正常死亡的調查報告及有關情況的遺書等。
不能裝入干部檔案的材料:工作總結,生活小結,思想匯報,接轉材料交接單,工作證復印件,檔案整理復制責任卡,入黨誓詞,常住人員登記表(戶口本復印件),論文,各類試卷,學生證等。
可不裝入干部檔案的材料:檔案備考表(和文-革有關的說明須歸入檔案),述職報告(如有年度考核表配套的需歸入檔案),附有索取證明材料的函(如無索取證明材料的歸入檔案)。
第十三條 人事檔案副本內容,是由正本中以下類別主要材料的重復件或復制件構成:
第一類的近期履歷材料。
第三類的主要鑒定,教工考核材料。
第四類的學歷、學位,評聘專業技術職務的材料。
第五類的政治歷史情況的審查結論(包括甄別、復查結論)材料。
第七類的獎勵材料。
第八類的處分決定(包括甄別、復查結論)材料。
第九類的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。
其它類別多余的重要材料,也可歸入副本。
第十四條 內容交叉的材料,可根據材料的主要內容或用途確定類別。
(一)帶自傳的履歷或簡歷表,以自傳為主,歸第二類。
(二)履歷表和簡歷表有鑒定的,以履歷為主,歸第一類。
(三)有任免職務內容的登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料,以其主要用途為主,歸第九類。
(四)政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結論、調查報告、處分決定等材料,一律歸第八類;凡未給予處分,以政治歷史問題為主的,歸第五類,以違紀錯誤為主的歸第八類。
第十五條 每類人事檔案材料,都要根據材料內容的內在聯系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序,并在每份材料的右上角編上類號和順序號,在其右下角編寫頁數。
第十六條 檔案材料排序的基本方式:
第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第九類、第十類等七類材料按時間先后順序排列。
第五類材料:若形成一系列有結論性的證明材料的排列順序為結論或上級批復在前,其余材料按時間先后排列在后;若為單獨的證明說明材料則按時間先后排列。
第六類材料:首先是入團志愿書、入團申請書;其次是入黨志愿書、入黨申請書;黨員登記表可按時間先后依次排序。
第八類材料:上級批復,結論或處分決定,本人對結論或處分決定的意見,調查報告,證明材料,本人的檢查或交待材料等,其證明材料應根據每份材料所證明的主要問題相應集中排列。
第十七條 每卷人事檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄是整本干部人事檔案材料的索引,有了目錄就方便了干部人事檔案內容的查閱,起到了提綱挈領的作用。
(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式,逐份逐項地進行填寫。每大類的第一行填寫大類號及其名稱,大類號用漢字一至十表示。第二行開始按照各類別歸檔材料排列順序逐份用阿拉伯數字1、2、3、4……填寫;
(二)根據材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料,應擬定題目。材料的題目過長,可適當簡化。擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內容或性質特點。凡原材料題目不符合實際內容的,須另行擬定題目或在目錄上加以注明;
(三)“材料形成時間”,一般采用材料落款標明的最后時間。復制的檔案材料,采用原材料形成時間;
(四)填寫“材料份數”,以每份完整的材料為一份(包括附件),一般均為一份;材料頁數的計算,采用圖書編頁法,每面為一頁,印有頁碼的材料、表格,應如數填寫;
(五)內容排布:
①共十大類,每大類與大類之間間隔為四行;
②各大類材料中,若無該類檔案材料,其大類標題仍然保留,注意空足四行,再進入下一大類材料的輸入;
③第九類“工資任免等材料”分四小類,每小類與小類之間間隔為三行;
④第九類“工資任免等材料”中,若無哪小類材料,其標題不保留,注意空足三行,再進入下一小類材料的輸入;
⑤目錄輸入完畢后,將最后一頁空表行數補足滿頁,再進行打印。
⑥打印出來的目錄要工整、正確、清楚、美觀,不得有過于明顯的印黑、涂抹和皺褶。
第十八條 檔案材料載體變質或字跡退色不清時,須進行搶救。搶救材料,一般可采用修復、打印、抄寫、復印等方法。凡打印、抄寫的材料,必須認真細致、核對無誤,注明復制單位和日期。
第十九條 建立檔案副本的材料不夠時,可選擇正本中的材料進行復制,將復制件存副本,其原件必須存入正本。
第二十條 為便于裝訂、保管和利用,延長檔案材料的壽命,對一些紙張不規則、破損、卷角、折皺的材料,應進行技術加工。其主要方法:
(一)對超出16開(26cm×19cm)規格的檔案材料,在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下,可酌情進行裁剪。裁剪檔案材料要根據裁紙刀所標橫豎坐標裁切,做到橫平豎直,統一尺度,前后一致,保證檔案材料的規范。
裁切不能損壞檔案材料內容,檔案內容距離裁切右邊應有0.8-1.2厘米距離,包邊時檔案左邊應留出2-2.5厘米距離,防止打孔時損壞檔案材料。不能緊靠內容裁切或裁掉表格外框(包括表框外的字和與檔案材料內容無關的字跡)。
裁切筒子紙要根據內容折疊整齊,不能裁斷。對于超出16開規格且無法裁切的檔案材料,須進行折疊。折疊時,要根據材料的具體情況,采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。一般橫邊折疊折下邊,不折表頭,折疊邊離裁切邊要有1厘米的距離。折疊后的檔案材料,要保持整個案卷的平整,文字、照片不得損壞,便于展開閱讀。
(二)小于16開規格檔案材料,要用宣紙裱邊(注意宣紙不能太薄)。裱邊時橫邊補上不補下,遇到大量需要裱橫邊的材料可以隔頁裱邊,豎邊必須補齊。裱邊要粘牢,同時不能把下一頁粘住。
(三)對于破損、卷角、折皺的檔案材料,要進行裱糊。裱糊用的襯紙,必須采用白紙。漿糊要按照水和漿糊2:1的比例調制,涂抹時注意適量,不能過多或過少。
(四)材料包邊不能把檔案內容粘住,并把原來的裝訂孔包在白邊里。一般材料紙張厚7頁左右包一本,紙張薄的10頁左右包一本。包邊紙一般為b5復印紙,(也可采用硬度適中的紙)并按照寬5厘米-5.5厘米的標準裁成長條。
(五)編寫頁碼和編號,須擦掉以前的編號,新編號字體要美觀整潔,不要過大。頁碼的位置在檔案的右下角,距離下邊和右邊0.5厘米,編號的位置在檔案的右上角,距離上邊和右邊0.5厘米。
(六)檔案上原有的分類角須剪掉并用宣紙補齊,有些不干凈的也須剪掉重新補齊。整理時要按照類別插入分類角。分類角貼在白紙的右上方,與紙的右上角完全重疊,貼分類角的紙必須是黃底紅字的角標紙。
(七)獎勵登記表、學生成績冊、畢業證書、學位證書、獎狀等需折疊的材料,裱背后裝入檔案,粘貼時注意做到便于從左向右翻閱。如果材料過大應折疊,一般為折下邊和右邊。
(八)鉛筆標注在檔案上的無關的字跡一律擦除。
(九)整理過程中產生的重復件和多余件,根據類別、時間排序,按標準裁剪和裝訂后,要在每份材料上注明為重復件或多余件并裝入本人檔案。
(十)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘等金屬品,以防止氧化生銹損毀材料。
(十一)對于裁切后的整卷干部檔案要求做到四面整齊。
第二十一條 每個教工的檔案材料,必須裝訂成卷。裝訂后的檔案,目錄在卷首,材料排列順序與目錄相符;卷面整潔,全卷整齊、平坦,裝訂結實實用,具體做法:
(一)將目錄與材料核對無誤;
(二)把全卷材料理齊。材料條件好的應做到四面整齊,條件較差的,以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;
(三)在材料左側豎直打上統一裝訂孔?？拙嘁幐駪稀稐l例》附件一的規定;
(四)一律使用《條例》附件一規定的標準人事檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不規范的簡化字。
第二十二條 人事檔案整理裝訂成卷后,必須進行認真細致的檢查,經驗收合格后,方能入庫。
第二十三條 人事檔案整理工作人員必須認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部檔案工作的有關規定,嚴格遵守安全保密制度,保守黨和國家的秘密。
(一)在整理檔案時,嚴禁吸煙,以確保檔案的安全;
(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料;
(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規定剔出的檔案材料,須進行登記,經主管領導審查批準后分別情況予以處理。
(四)在整理檔案過程中,要加強對檔案材料的管理,防止丟失檔案材料和泄露人事檔案內容。
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第2篇 人事檔案管理辦法
第一條 員工檔案內容
(一) 應聘人員面試評價表、新員工聲明、試用合同。
(二) 員工登記表、身份證、學歷證、學位證、外語等級證書、各種資料證以及其他相關證件的復印件。
(三) 員工檔案照片。
(四) 員工轉正申請表、試用員工登記表、聲明、勞動合同。
(五) 員工異動申請表、異動交接手續。
(六) 其他反映員工信息的材料。
第二條 存檔要求
(一)公司員工內部檔案應及時、全面地收集到人力資源部統一保管;各部門應主動將平時形成的應歸檔材料及時送交人力資源部保管;駐外機構在當地招聘的人員須建立詳細的人事資料存檔備查。并將所聘人員的主要個人資料整理匯總后(原件)交公司人力資源部存檔。
(二)人力資源部對收集的歸檔材料按規定進行整理、裝訂并按員工順序號進行存放保管。為確保檔案的準確,每半年對內部檔案進行檢查、核對,同時不定期查看,做到防蛀、防潮。每年年底清理當年離職員工檔案,并將離職員工檔案移交公司檔案館保存。(具體保管要求按照公司《檔案管理制度》執行)
第三條 檔案借閱
(一)查閱、借閱員工檔案的人員須是部門經理及以上管理人員,且只能查、借其下屬的檔案。
(二)查閱、借閱員工檔案的人員須填寫《檔案查閱(借閱)登記薄》。
(三)檔案借出時間不超過5 個工作日。查閱、借閱檔案者負有保密義務和保管責任。
第四條 附則
(一)本制度由公司規章制度編審委員會起草并修訂,經公司職代會討論并通過,自2010 年 1 月 1 日總經理簽發公布之日起正式實施。(二)須制作運用的管理表單有《檔案查閱(借閱)登記薄》(執行部門可據實調配)。
(三)本制度由人力資源部負責執行,最終解釋權歸公司人力資源部。
第3篇 x大學物業公司人事檔案管理辦法
第一條 為加強和規范員工檔案管理,依據《中華人民共和國檔案法》和《企業職工檔案管理工作規定》及《干部檔案工作條例》,制定本細則。
第二條 員工的檔案由人力資源部檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。
第三條 員工失蹤或死亡后滿三年,其檔案應移交當地勞動行政部門保存。對國家和公司有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由公司檔案管理員按規定向有關檔案館移交。
第四條 人事檔案管理員的職責
(一)保管員工檔案;
(二)及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;
(三)辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉遞手續;
(四)登記員工工作、工資、獎懲情況;
(五)為領導和有關部門提供員工的情況;
(六)做好員工檔案的安全、保密、保護工作;
(七)定期向有關部門移交檔案;
(八)辦理其它有關事項。
第五條 人事檔案的內容及分類歸檔
(一)本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表;
(二)本人經歷、家庭情況、社會關系、成長歷史等自傳材料;
(三)本人自我鑒定,組織鑒定材料;對員工的考察、考核、評價材料;
(四)政治歷史審查及甄別復查材料;
(五)員工參入黨、團、工會等材料;
(六)獎勵(包括科技和業務)及各種先進事跡材料;
(七)入伍、退伍、辭退職、出國等材料;
(八)處分、取消處分的材料;
(九)任免、工資、職稱等材料;
(十)學歷和評定的技能等材料;
(十一)其它有較大價值的可供參考的材料。
第六條 人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業職工檔案管理工作規定》的規定辦理。
第七條 人事檔案的收集、保管和銷毀
一、調動和錄用入公司的員工,應在辦理手續前調閱檔案,在其報到一個月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。
二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。
三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
四、人事檔案材料統一使用十六開規格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。
五、按規定需要銷毀檔案材料時,必須經部門負責人、分管領導批準,并編制銷毀清冊。
六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
七、人事檔案材料應分類,整理裝訂成冊后方能入卷存檔,不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。
八、檔案應分類編號后存放,編號應與員工編號統一,防止重名重姓員工材料入檔交叉,制檢索目錄,以便查找。
第八條 人事檔案的利用和傳遞
一、外單位來公司查閱檔案時,必須持蓋有公章的單位介紹信,經分管領導批準后,方可查閱。
二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時,應由部門出具證明,由人力資源部負責人批準后方可查閱。
三、公司級領導、人力資源部可不經審批查閱員工檔案。
四、建立檔案查閱登記制度,對查閱職工檔案的情況做好記錄。
五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時,應提交報告,分管領導批準,嚴格履行登記手續。
六、任何人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。
七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
八、員工被任免中層以上職務,應在任免職務后一個月內移交其檔案。
九、員工調動、辭職,解除勞動合同或被開除、辭退等,已辦理離公司手續者,應在一個月內將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。
十、轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取,并履行登記手續,不準郵寄或交本人自帶。
十一、對轉出的檔案,必須按統一規定的“員工檔案轉遞通知單”的項目登記,并密封包裝,加蓋公章和經辦人印章。
第九條 新接收檔案,檔案材料不全,可不予接收。接收檔案后,應將基本檔案資料錄入計算機內。員工調出,檔案材料轉出時,應從計算機內注銷員工基本檔案情況。
第十條 本細則未盡事宜按《企業職工檔案管理工作規定》和《干部檔案工作條例》辦理。
第十一條 本管理細則由公司人力資源部負責解釋。
第4篇 企業人事檔案管理規定辦法
檔案管理 亦稱檔案工作,是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱,也是國家檔案事業最基本的組成部分,來看小編為大家整理的關于某公司人事檔案管理辦法范本:
某公司人事檔案管理辦法:
人事檔案管理辦法
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理,有效的保守機密;同時為了維護人事檔案的完整,防止材料損壞,便于高效、有序的利用檔案資料,特制定本管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案:個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議。
2、員工培訓檔案:培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案:將員工績效考核相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案:員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關系,死亡等情形。
三、檔案相關規定
1、基礎管理
1.1原則:分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。
1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查,如有虛假,可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔,按在職人員、離職人員進行整理,并及時登記于《入職員工人事檔案登記》(見附件一)《離職員工人事檔案登記》(見附件二),并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號,人事檔案原則上是永久保存。
1.4當在職員工的基本資料有變動時(如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等),應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔,原件當場查驗。
1.5調動和錄用入公司的員工,應在辦理手續前調閱檔案。
在其報到新崗位前,對調入或新建立的檔案都應登記。
1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性,歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。
材料須經審批蓋章和本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查,另外存檔,檔案保存原則上三年后方可銷毀(高管及核心人員保留該員工離崗8年止)。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放,一個員工一個編號,防止重名重姓員工檔案交叉,制電子目錄,以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密,保密檔案禁止查閱,只能在檔案室閱覽,不得外借;非保密級檔案因工作需要查、借閱,須填寫《查、借閱人事檔案單》(附件三),經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案,下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部(除特殊情況可延長),對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記,并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記(附件三)。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容,如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容,違反者視情節嚴重,予以懲處。
4、檔案的銷毀
4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷毀期時,由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》(附表五),經行政人力資源部經理批準后銷毀。
4.3經批準銷毀的人事檔案,人力資源部須認真核對,將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔,登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批準后,由人力資源部實施,修訂和廢止亦同。
人力資源部
第5篇 國家人事檔案管理規定辦法
國家人事檔案管理規定【1】
第一章 總 則
第一條 為進一步加強流動人員人事檔案的管理,維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務體系,促進人才合理流動,根據《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關法律、法規,制定本規定。
第二條 本規定所稱流動人員人事檔案是指:
(一)辭職或被辭退的機關工作人員、企事業單位專業技術人員和管理人員人事檔案;
(二)與用人單位解除勞動全同或聘用合同的專業技術人員和管理人員的人事檔案;
(三)待業的大中專畢業生的人事檔案;
(四)自費出國留學人員的人事檔案;
(五)外商投資企業、鄉鎮企業、區企業、民營科技企業、私營企業等非國有企業聘用的專業技術人員和管理人員的人事檔案;
(六)外國企業常駐代表機構的中方雇員的人事檔案;
(七)其它流動人員的人事檔案。
第三條 流動人員人事檔案管理遵循'集體統一,歸口管理'的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監督和指導。
第二章 流動人員人事檔案管理機構
第四條 流動人員人事檔案管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構(以下簡稱人才流動服務機構),其它任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴禁個人保管他人人事檔案。
第五條 跨地區流動的流動人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動服務機構管理,也可由其現工作單位所在地的人才流動服務機構管理。
第六條 尚未建立人才流動服務機構的地區,流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。
第七條 人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作,認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作,經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。
第三章 流動人員人事檔案的轉遞
第八條 人才流動服務機構憑符合國家有關政策規定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調檔函,原單位按到調檔函十五天內,將流動人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動服務機構。
轉遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉出。人才流動服務機構經審核無誤后,及時將檔案轉遞通知單回執退回原單位。人才流動服務機構發現轉來的檔案材料不齊全或不清楚的,應要求原單位補齊或查清楚。
第九條 流動人員人事檔案轉遞,應通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。對流動人員本人自帶的人事檔案,人才流動服務機構不得接收。
第十條 人才流動服務機構接管流動人員人事檔案,須由流動人員或現所在單位辦理委托存檔手續。人才流動服務機構應與流動人員或其現所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內容。
第十一條 人才流動服務機構開具的轉檔手續,與機關、國有企事業單位開具的轉檔手續具有相同效力。機關、國有企事業單位必須憑人才流動服務機構開具的轉檔手續,方可接收流動人員人事檔案。 第四章 流動人員人事檔案的收集、整理與利用
第十二條 人才流動服務機構應加強與流動人員及其現所在工作單位的聯系,做好流動人員檔案材料的收集工作,不斷充實流動人員人事檔案的內容。收集的材料,必須經過認真的鑒別。需經單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。
第十三條 人才流動服務機構應按照干部檔案整理工作的有關規定,認真做好流動人員檔案材料的整理工作。在整理檔案過程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造流動人員人事檔案材料。
第十四條 人才流動服務機構應按照《干部檔案工作條例》中的有關規定,建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項。
(一)查閱流動人員人事檔案應辦理審批手續。查閱單位應申明查閱理由,管檔單位根據規定和需要確定需提供的檔案材料。
(二)查閱單位應派*黨員到人才流動服務機構查閱流動人員人事檔案。對不符合規定條件的,人才流動服務機構可根據實際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關情況。
(三)人才流動服務機構對高級專業技術人員和涉及國家秘密的流動人員人事檔案要嚴格保管,嚴格查閱手續。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閱檔案必須嚴格遵守保密規定和閱檔規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。
第四章 流動人員人事檔案的保管
第十五條 人才流動服務機構應具備管理流動人員人事檔案的物質條件,建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房,配備鐵質的檔案柜;經常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術,逐步實現檔案管理的現代化。
第十六條 建立健全流動人員人事檔案管理的內部規章制度,加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實行目標管理,不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質量。
第十七條 流動人員人事檔案管理應由專人負責。檔案管理人員必須是黨性強、作風正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業知識的共產黨員。 第六章 監督與處罰
第十八條 對違反本規定有下列情形的,由黨委組織部門和政府人事行政部門會同有關部門進行處理:
(一)擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人;
(二)擅自涂改檔案內容或偽造檔案材料的;
(三)擅自向外公布、泄露檔案內容的;
(四)在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作中,出現違反本規定行為,造成嚴重后果的。 對前款所列情形負有責任的單位或直接責任者,要視情節輕重,給予批評教育或黨紀、政紀處分;觸犯法律的,要依法追究責任。
第五章 附 則
第十九條 人才流動服務機構管理流動人員人事檔案,應本著'服務為主,適當收費'的原則,按照有關規定收取服務費,但不得以贏利為目的。
第二十條 各省、自治區、直轄市可根據本規定制定實施辦法或工作細則,并報人事部備案。
第二十一條 本規定由人事部負責解釋。
第二十二條 本規定自頒布之日起施行。
人事檔案管理辦法
第一章 基本原則
第一條 為了提高檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,更好地為我公司各項工作服務,根據*中央組織部、國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》(組通字[1991]13號),特制定本辦法。
第二條 人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分,也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。
第三條 人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策,在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料,是人力資源管理與開發的重要依據,是反映個人成長歷史的憑證和依據,應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。
第四條 在人事檔案管理工作中,必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度,嚴密保管,確保檔案的完整與安全。
第二章 體制、任務和人事檔案干部
第五條 人事檔案是企業檔案的一個組成部分,集中納入人力資源處統一管理,業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。
第六條 人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度,負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條 人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、*思想,堅持四項基本原則,作風正派,責任心強,刻苦鉆研業務,不斷提高政治、業務素質,努力做好本職工作。
第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。
第九條 公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔,員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條 收集的人事檔案材料,必須經過認真的鑒別,屬于歸檔的材料應真實準確,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。
第十一條 不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經過鑒別,可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記,并報請人力資源處負責人審查批準,由專人負責監銷。
第十二條 人事檔案材料,須統一使用十六開規格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。
第四章 人事檔案的管理和利用
第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管,并按有關部門的規定收取管理費。
第十四條 對人事檔案應建立登記和統計制度,建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案,做到檔號與檔案名冊編號一致,發現問題及時解決。嚴格執行保密制度,確保檔案的絕對安全和準確無誤。
第十五條 根據安全保密,便于查找的原則,人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的,具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房,配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔,整齊和適宜的溫濕度。
第十六條 檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作,干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《干部檔案整理工作細則》和有關規定執行。
第十七條 嚴禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。
第十八條 做好檔案管理的各項基礎工作,編制檢索工具,逐步實現人事檔案的現代化管理,便于提供利用。
第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證,必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章,方能有效。
第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續,有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。
第五章 檔案的轉遞
第二十一條 人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,一般介紹不予辦理。
第二十二條 如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案,必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室,由人事檔案室統一轉遞。檔案轉出后,逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回,以防丟失。
第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動,干部職務變動而及時調整,公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后,人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功,如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案,最多不超過三個月。
第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起,按有關部門的收費規定收取檔案保管費。
第二十五條 公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作,學生分配單位有變化時應及時通知檔案室,以使檔案能正確投遞。
人事檔案材料收集歸檔范圍
1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉業部門審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續聘審批表,退職材料。
3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。
4、黨代表大會、人代會、政協會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。
6、評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表,專業技術職務考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表,組織審查報告,上級批復以及所依據的證明材料。
8、黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。民主評議黨員登記表,優秀黨員事跡及審批材料。
認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料,*材料,取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。
10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。
11、各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。
15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。
16、學生學籍變動記錄材料。
17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。
18、畢業學生體檢表。
19、其他可供組織參考有保存價值的材料。
干部人事檔案管理條例【2】
1、查(借)閱人員必須是2名*-黨員,持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》,不得憑借“調查證明材料介紹信”和其它聯系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門,應根據規定,確定是否提供和提借什么材料,并對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內容。
5、查閱人員要愛護干部人事檔案,嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經檔案主管部門同意不得復制干部人事檔案材料,不允許把檔案內容抄在筆記本上。摘錄的材料要細致核對,經檔案主管部門簽署意見蓋公章后,方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要(干部死亡、辦理退休允許借一次)須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續辦理(必須是正科級單位政工人員),并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管,不得交無關人員翻閱,不得轉借,不得復制,限期歸還。(最多不超過15天)
二、干部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設備,熟悉機器性能,按程序規范操作。
2、充分發揮《干部人事檔案管理信息系統》的功能,建立完整的檔案信息數據庫,利用該系統完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和“四統一”管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據采集信息并及時維護,確保信息內容的準確、完整和新鮮。
4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次,并做好有關資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理信息要及時備份,并登記備份的時間和主要內容。
6、不得隨意使用外來磁盤,確需要使用時要進行病毒檢查,防止機器故障造成信息的損壞或丟失。
7、未經批準不得提供、復制干部信息,無關人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析,為領導決策提供服務。
三、干部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規定》,經常通過有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料,充實檔案內容。
2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的,或者是組織上審定認可的材料,未經組織同意,個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉業干部,都應填寫“干部履歷表”和“干部自傳”,審核后,補充進干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個月內,將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內容。
7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續。
四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部檔案材料必須根據中組部的有關規定進行認真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚,對象明確,手續完備。
3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。凡銷毀材料,必須詳細登記,并報主管負責人審查批準。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料,必須經過復制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
五、干部人事檔案轉遞制度
1、轉遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、縣及相當于縣經上的黨委組織、人事部門,可以直接轉遞干部人事檔案。
3、轉出的檔案必須完整齊全,并按規定經過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出。
4、干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取,不準郵寄或交干部本人自帶。
5、轉遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉遞通知單”,辦理登記手續。
6、接受單位收到檔案后,應認真核對,并在“干部人事檔案轉遞通知單”的回執上簽名蓋章,立即退回。逾期一個月未退回,轉出單位要查詢,以防丟失。
7、干部人事檔案應隨著干部的工作調動或職務的變動及時轉遞,避免人檔分離。
8、凡是轉出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封,并加蓋機密章。
六、干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對,一般每半年核對一次,發現問題,及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時,要嚴格檢查,經核對無誤后,方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對,發現差錯,及時糾正。
4、轉出和接受干部人事檔案時,應將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料,應檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續完備。
6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。
七、干部人事檔案保管保密制度
1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門,應設立專用檔案庫房(室),配置鐵質檔案柜,妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經常檢查,保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房(室)和檔案柜,應明確專人管理。管理人員工作變動時,必須辦理好交接手續。
5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關人員談論泄露有關干部人事檔案的內容。
8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙處理或銷毀。
八、送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監察、教育培訓、審計、統-戰等部門,應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門,應在材料形成的一個月內,主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人,不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門,應與各有關部門建立聯系制度,保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門,對未能按時遞交檔案材料的部門,應主動與有關部門聯系。
6、發現遞交歸檔的材料,不符合歸檔要求的,及時通知有關部門補送或補辦手續。
干部人事檔案管理人員職責
1、按照干部管理權限,保管應管干部的人事檔案,為國家積累檔案史料;
2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉遞;
4、登記干部職務、工資的變動情況;
5、為有關部門提供干部的情況;
6、做好干部人事檔案的安全保密、保護工作;
7、調查研究干部人事檔案工作情況,制定規章制度,搞好干部人事檔案的業務建設和宏觀業務指導;
8、推廣、應用干部人事檔案現代化管理技術;
9、定期向檔案管(室)移交死亡干部的檔案;
10、辦理其他有關事項。
第6篇 流動人員人事檔案管理規定辦法
流動人員人事檔案管理暫行規定
第一章總則
第一條 為進一步加強流動人員人事檔案的管理,維護人事檔案的真實性、嚴肅性、完善人才流動社會化服務體系,促進人才合理流動,根據《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》及有關法律、法規,制定本規定。
第二條 本規定所稱流動人員人事檔案是指:
(一)辭職或被辭退的機關工作人員、企事業單位專業技術人員和管理人員的人事檔案;
(二)與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業技術人員和管理人員的人事檔案;
(三)待業的大中專畢業生的人事檔案;
(四)自費出國留學人員的人事檔案;
(五)外商投資企業、鄉鎮企業、區街企業、民營科技企業、私營企業等非國有企業聘用的的專業技術人員和管理人員的人事檔案;
(六)外國企業常駐代表機構的中方雇員的人事檔案;
(七)其它流動人員的人事檔案。
第三條 流動人員人事檔案管理遵循“集中統一,歸口管理”的原則,接愛同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監督和指導。
第二章流動人員人事檔案管理機構
第四條 流動人員人事檔案管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門所屬的人才流動服務機構(以下簡稱人才流動服務機構),其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案;嚴禁個人保管他人人事檔案。
第五條 跨地區流動人員人事檔案,可由其戶籍所在地的人才流動服務機構管理,也可其現工作單位所在地的人才流動服務機構管理。
第六條 尚未建立人才流動服務機構的地區,流動人員人事檔案仍由原人事管理單位管理。
第七條 人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作,認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作,經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。
第三章流動人員人事檔案的轉遞
第八條 人才流動服務機構憑符合國家有關政策規定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調檔函,原單位接到調檔函十五天內,將流動人員人事檔案隨檔案轉遞必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉出。
人才流動服務機構經審核無誤后,及時將檔案轉遞通知單回執退回原單位。
人才流動服務機構發現轉來的檔案材料不齊全或不清楚的,應要求原單位補齊或查清楚。
第九條 流動人員人事檔案轉遞,應通過機要交通或專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。
對流動人員本人自帶的人事檔案,人才流動服務機構不得接收。
第十條 人才流動服務機構管理流動人員人事檔案,須由流動人員或其現所在單位辦理委托存檔手續。
人才流動服務機構應與流動人員或其現所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權利、義務等內容。
第十一條 人才流動服務機構開具的轉檔手續,與機關、國有企事單位開具的轉檔手續具有相同的效力。
機關、國有企事業單位必須憑人才流動服務機構開具的轉檔手續,方可接收流動人員人事檔案。
第四章流動人員人事檔案的收集、整理與利用
第十二條 人才流動服務機構應加強與流動人員及其現所在的工作單位的聯系,做好流動人員檔案材料的收集工作,不斷充實流動人員人事檔案的內容。
收集的材料,必須經過認真的鑒別。
需經單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方能歸入檔案。
第十三條 人才流動服務機構應按照干部檔案整理工作的有關規定,認真做好流動人員檔案材料的整理工作。
在整理檔案過程中,要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內容,不得擅自涂改、抽取、銷毀或流動人員人事檔案材料。
第十四條 人才流動服務機構應按照《干部檔案工作條例》中的有關規定,建立健全流動人員人事檔案查閱、借閱工作制度和注意事項。
(一)查閱流動人員人事檔案應辦理審批手續。
查閱單位應申明查閱單理由,管檔單位根據規定和需要確定需提供的檔案材料。
(二)查閱單位應*黨員到人才流動服務機構查閱流動人員人事檔案。
對不符合規定條件的,人才流動服務機構可根據實際情況向查閱單位介紹被查閱人的有關情況。
(三)人才流動服務機構對高級專來技術人員和涉及國家秘密的流動人員人事檔案要嚴格保管,嚴格查閱手續。
(四)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閱檔案必須嚴格守保密規定和閱檔規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料,查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。
第五章流動人員人事檔案的保管
第十五條 人才流動服務機構應具備管理流動人員人事檔案的物質條件,建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房,配備鐵質的檔案柜;經常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施;檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。
要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術,逐步實現檔案管理的現代化。
第十六條 建立健全流動人員人事檔案管理的內部規章制度,加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究,實行目標管理,不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質量。
第十七條 流動人員人事檔案管理應由專人負責。
檔案管理人員必須是黨性強、作風正、忠于職守、具有一定的檔案管理專業知識的共產黨員。
第六章監督與處罰
第十八條 對違反本規定有下列情形的,由黨委組織部門會同有關部門進行處理:
(一) 擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人:
(二) 擅自涂改檔案內容或造檔案材料的:
(三) 擅自向外公布、泄露檔案內容的:
(四) 在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作中,出現違反本規定行為,造成嚴重后果的。
對前款所列情形負有責任的單位或直接責任者,現視情節輕重,給批評教育或黨紀、政紀處分;違犯法律的,要依法追究責任。
第七章附則
第十九條 人才流動服務機構管理流動人員人事檔案,應本著“服務為主,適當收費”的原則,按照有關規定收取服務費,但不得以蠃利為目的。
第二十條 各省、自冶區、直轄市可根據本規定制定實施辦法或工作細則,并報人事部備案。
第二十一條 本規定由人事部負責解釋。
第二十二條 本規定自頒布之日起施行。
*中央組織部、人事部《關于加強流動人員人事檔案管理工作的通知》(人調發[1989]11號)和《關于進一步加強流動人員人事檔案管理的補充通知》(人調發[1989]11號)同時停止。
第7篇 人事檔案管理辦法范本
人事檔案管理辦法
第一章 基本原則
第一條 為了提高檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,更好地為我公司各項工作服務,根據*中央組織部、國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》(組通字[1991]13號),特制定本辦法。
第二條 人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分,也是企業檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。
第三條 人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策,在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料,是人力資源管理與開發的重要依據,是反映個人成長歷史的憑證和依據,應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。
第四條 在人事檔案管理工作中,必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度,嚴密保管,確保檔案的完整與安全。
第二章 體制、任務和人事檔案干部
第五條 人事檔案是企業檔案的一個組成部分,集中納入人力資源處統一管理,業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。
第六條 人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度,負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第8篇 干部人事檔案管理辦法范例
干部人事檔案管理辦法
為加強我局干部人事檔案管理工作,提高檔案業務科學管理水平,有效地保護和利用干部人事檔案,更好地為干部工作服務,根據《出入境檢驗檢疫系統干部人事檔案管理辦法》,結合我局實際情況,制定本辦法。
一、我局干部人事檔案工作由人事科負責,管理人員必須是政治可靠、作風正派、責任心強的*正式黨員。
二、干部人事檔案管理部門的主要職責:
(一)保管干部人事檔案,積累檔案材料:
(二)收集、鑒別和整理干部人事檔案材料:
(三)辦理干部人事檔案的查閱、借閱和轉遞:
(四)登記干部職務、工資變動情況:
(五)為有關部門提供干部情況:
(六)做好干部人事檔案的安全、保密、保護工作:
(七)調查研究干部人事檔案工作情況,制定規章制度,搞好干部人事檔案的業務建設和業務指導:
(八)推廣、應用干部人事檔案現代化建設管理技術:
(九)辦理其他有關事項。
三、干部人事檔案的內容和分類
干部人事檔案是出入境檢驗檢疫系統人事部門按照相館黨的干部政策,在培養、選撥和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料,是歷史地、全面地考察了解和正確選撥使用干部的重要依據,是國家檔案的重要組成部分。
其內容和分類如下:
第一類履歷材料
第二類自傳材料
第三類鑒定、考核、考察材料
第四類學歷和評聘專業技術職務材料(包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、審批材料等)
第五類 政治歷史情況的審查材料:
第六類 參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料:
第七類獎勵材料(包括表彰獎勵活動中形成的有關材料)
第八類處分材料(包括紀律檢查、監察、法院和行政管理等部門工作中形成的有關材料)
第九類錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及參加各種代表會的代表登記表等材料:
第十類其他可供組織上參考的材料。
四、干部檔案管理范圍應與干部管理范圍相一致。其保管范圍如下:
(一)干部(科級以下)檔案正本,由本局保管,副處級以上干部建立檔案副本。
(二)干部辭職、退職、自動離職、被辭退(解聘)后,未就業的,其檔案仍由本局保管;另就業的,其檔案轉至有關的組織、人事部門保管,不具備保管條件的,裝人事部門所屬的人才流動服務中心保管。
(三)干部被開除公職后,未就業的,其檔案由本局保管;另就業的,其檔案轉至有關的人事部門保管。凡通過勞動部門就業的,其檔案由有關的勞動部門保管。
(四)干部出國不歸、失蹤、逃亡以后,其檔案由本局保管。
(五)干部死亡以后,按照《干部檔案工作條例》規定保管:
(六)干部退(離)休以后,檔案仍由本局保管。
五、干部檔案的收集、臨別及歸檔按規定執行。收集的材料必須經過認真鑒別。歸檔材料應真實、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續完備。需經組織審查蓋章或本人簽字的,蓋章簽字后方能歸入干部檔案。歸檔材料均按《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷,做到認真鑒別,分類準確,編排有序、編號、目錄清楚,裝訂整齊。
六、干部檔案應統一按國家檔案案卷標準規格制作。檔案材料按時間、內容、層次不同排序。編號歸檔材料統一保管,設專用庫房,按《庫房管理制度》做好管理工作。
七、干部檔案的保管原則應是安全保密、便于查找,建立登記和統計制度,嚴禁任何個人私自保存他人的檔案。對利用檔案材料營私舞弊的,應視情節輕重,予以嚴肅處理。對違反《檔案法》、《保密法》的,要依法處理。
八、因工作需要查閱和借用干部檔案,須遵守下列規定:
(一)查閱單位應填寫《查閱干部人事檔案審批表》,按照查閱干部人事檔案的規定辦理審批手續。不得憑借調查證明材料介紹信查閱干部人事檔案:
(二)人事科應根據規定,確定是否提供和提供什么材料:
(三)凡查閱干部人事檔案,利用單位應派*黨員到人事科查閱:
(四)檔案一般不外借。對必須借出使用時,要說明理由,經過主管領導批準,要嚴格履行登記手續,限期借還,不得轉借他人:
(五)任何個人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案:
(六)查閱檔案,必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容,違反者按有關規定給予處分以致追究刑事責任。
(七)借用、查閱檔案的單位和個人,不得擅自拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的,必須經主管領導審批,獲準后才能復制(拍攝)。復制的材料必須加蓋公章,否則無效。
九、干部調動或職務變動后應及時將檔案轉給新的單位。轉遞檔案應遵守下列規定:
(一)干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取,不準郵寄或交干部本人自帶;
(二)轉出的檔案必須完整齊全,并按規定經過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出:
(三)轉遞檔案必須按統一規定的《干部人事檔案轉遞通知單》詳細登記,嚴密包封:
(四)收到的檔案,經核對無誤后,應在回執上簽名蓋章立即返回。逾期一個月未返回,應催問,以防丟失
第9篇 國企人事檔案管理規定辦法
國企人事檔案管理規定
第一章 總則
第二章 文件材料的形成與歸檔
第三章 檔案管理
第四章 檔案信息開發利用
第五章 檔案管理體制
第六章 附則
第一章 總則
第一條 根據國務院關于加強企業管理和改善檔案工作的要求,為進一步加強企業檔案工作,更好地為企業提高經濟效益服務,特制定本規定。
第二條 企業檔案是企業在各項活動中形成的全部檔案的總和。
其構成是以科學技術檔案為主體,包括計劃統計、經營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛生和黨、政、工、團工作等方面檔案。
第三條 企業檔案工作是企業管理基礎工作的組成部分,是維護企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。
第四條 企業檔案工作要堅持集中統一的管理原則。
第二章 文件材料的形成與歸檔
第五條 企業要根據國家法規和有關部門的規定,制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。
文件材料的運轉要遵循計劃、生產(施工)、技術、經營、等項工作(以下簡稱生產活動)和文書處理的程序。
第六條 企業生產(施工)活動中形成的科技文件材料(含縮微膠片,照片,錄音、錄像和計算機磁帶等,以下同)由產品試制、科研課題和工程項目負責人指定有關人員負責積累、整理后歸檔。
各項管理工作中形成的文件材料,由各職能部門按其業務范圍,指定有關人員負責積累、整理后歸檔。
第七條 企業文件材料歸檔的基本要求:
1、歸檔的文件材料必須完整。
2、歸檔的文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。
3、歸檔的文件材料必須層次分明,符合其形成規律。
第八條 企業必須編制文件材料的歸檔范圍。
企業文件材料的歸檔范圍主要有以下幾方面:
1、產品生產方面。
有產品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件,原材料檢驗、產品生產過程和生產調度工作中形成的各種文件材料等。
2、經營銷售方面。
有企業經營決策和經銷管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料,市場經濟信息,廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。
3、設備儀器方面。
有設備儀器的圖樣和技術文件,設備儀器安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料,設備儀器的運行、維修記錄,設備改進、改裝和報廢的文件材料等。
4、技術管理方面。
有質量管理、技術引進、技術改造和標準、計量、能源、環保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。
5、計劃統計方面。
有各種計劃、統計報表和計劃管理、統計分析活動中形成的各種文件材料。
6、物資供應方面。
有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。
7、勞動工資方面。
有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。
8、財務管理方面。
有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。
9、教育培訓方面。
有干部、職工教育和技術培訓的文件、教材等。
10、黨、政、工、團工作方面。
有企業黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛工作中的各種文件材料,企業行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。
11、科學技術研究方面和工程建設方面,按有關規定執行。
12、其他方面。
第九條 歸檔時間1、產品試制、課題研究、基建工程或其他技術項目,在任務完成后或告一段落時,要將應歸檔的文件材料組成保管單位,由項目負責人審定后,向檔案部門歸檔。
2、各項管理工作中形成的文件材料,在第二年上半年內,要將應歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負責人審定后,向檔案部門歸檔。
第十條 企業各類文件材料一般歸檔一式一份,比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數。
第十一條 企業文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產、技術、經營等各項管理程序;列入生產、科研、基建和經營等各項活動的工作計劃;列入企業有關部門的職責范圍和有關人員崗位責任制。
第十二條 企業產品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗收,必須有檔案部門參加。
文件材料不完整、不準確,不系統,不能進行鑒定、驗收。
第十三條 企業產品和工程創優、科研成果評獎,歸檔的文件材料是否完整、準確、系統要作為一項考核內容,檔案部門不簽署意見不得申報成果。
第十四條 企業新購置重要設備儀器和引進項目的文件材料到貨時,有關專業部門應會同檔案部門檢查驗收文件材料;并及時歸檔。
第十五條 企業工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議,收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規定,及時向檔案部門歸檔。
第十六條 企業檔案部門要對企業文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督、檢查。
第三章 檔案管理
第十七條 企業要建立健全各項檔案管理制度,列入企業的經濟責任制體系,并制定嚴格的考核和獎懲辦法。
第十八條 檔案分類1、根據國家和有關部門檔案分類編號的規定,編制企業檔案分類編號辦法。
2、分類編號要遵循文件材料的形成規律,并且要便于保管和提供利用。
3、企業生產、技術等管理性文件要按其文件內容分別歸入生產、科研、基建、設備等類中統一編號。
4、常用的分類方法有:
(1)按產品型號分類;
(2)按設備型號分類;
(3)按科研課題分類;
(4)按工程項目分類;
(5)按專業性質分類;
(6)按組織機構分類;
(7)按時間分類;
第十九條 檔案編目與編制檢索工具1、要編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。
2、要根據需要編制檔案檢索工具,并且進行檔案著錄工作,著錄方法按照國家標準gb3792.5─85《檔案著錄規則》執行。
第二十條 檔案保管1、接收檔案必須認真驗收,并辦理接交手續。
2、存放檔案必須有專用柜、架,排架方法要科學和便于查找。
3、底圖除修改、送曬外,不得外借。
修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充等情況。
底圖存放以平放為宜。
4、縮微膠片、照片、磁帶等的保管:
(1)存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內。
縮微母片和拷貝片應分別存放;
(2)膠片庫房應設置在沒有臭氧、氧化氮、硫化氫、二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段。
庫房內應設有防火和空氣調節設施,溫度、濕度應符合規定的要求。
5、要定期進行庫藏檔案的清理核對工作,做到帳、物相符。
對破損或載體變質的檔案,要及時進行修補和復制。
庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷帳卡時,要查明原因,保存依據。
6、檔案庫房的一般要求:
(1)保存檔案必須有專門的庫房,并且具備良好的衛生環境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施;
(2)檔案庫房建設要列入企業基本建設計劃,庫房建筑設計按照《檔案館建筑設計規范》執行。
第二十一條 圖紙的修改、補充1、修改已歸檔的圖紙要有經過領導批準的圖紙修改、補充通知單。
2、修改內容較小時,可直接在圖畫“杠改”、“刮改”或者發送“變更通知單”,采用“杠改”、“刮改”時應在修改處標注“修改標記”。
3、修改內容較多時,應另出新圖代替,原來圖紙作廢。
新圖列入原圖紙目錄,并且注明所代替的原圖圖號。
作廢的圖紙應注明新圖的編號,根據需要另行保管。
4、整個保管單位內圖紙作廢,由新圖代替時,應重新編制保管單位,并且注明原保管單位編號。
原保管單位標注新保管單位的編號后,根據需要另行保管。
第二十二條 檔案鑒定1、企業要根據國家和有關部門的規定,編制檔案保管期限表,檔案保管期限分永久、長期、短期三種。
確定保管期限的基本原則是:
(1)對企業有長遠利用價值的檔案應永久保存;
(2)對企業在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;
(3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
2、鑒定工作要組織由企業領導、專業技術人員和檔案人員參加的鑒定小組,直接對檔案進行鑒定。
每次鑒定要寫出鑒定報告,在保管單位備考表中注明鑒定意見,由小組負責人簽名,并且注明鑒定日期。
3、鑒定工作應該定期進行,具體由企業根據實際需要確定。
4、檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管單位質量達到標準規定,鑒定中發現檔案不準確、不完整,企業應及時責成有關部門和人員負責修改、補充。
5、銷毀檔案必須嚴格掌握,慎重從事,銷毀前要造具清冊,提出銷毀報告,經企業領導審批,并報送有關檔案管理機關備案。
銷毀檔案時要嚴格執行保密規定。
第二十三條 檔案統計1、企業檔案管理要建立健全統計工作,統計數據以原始記錄為依據,做到準確、可靠。
2、檔案統計主要有檔案管理基本情況統計,檔案數量統計,檔案提供利用及其效果的統計等。
第二十四條 檔案管理現代化1、企業檔案管理現代化是企業現代化管理的組成部分,要列入企業現代化管理的整體計劃中統籌考慮。
2、企業檔案部門要應用現代管理方法。
有條件的大中型企業要逐步應用以電子計算機為主,包括縮微技術和先進的監控裝置、通訊設施和辦公自動化等現代管理手段。
第二十五條 檔案管理經費按照財政部、國家檔案局(1980)財企字第629號文《關于企業檔案庫房建設和購置設備所需費用如何列支的規定》執行。
第二十六條 企業要按照國家有關規定向有關檔案館移交有關檔案或復制件。
第二十七條 企業破產以后,除設備檔案、基建檔案等隨同實物移交外,其余檔案應向有關檔案館移交。
第四章 檔案信息開發利用
第二十八條 企業檔案信息開發利用是企業檔案管理的一項重要內容,開發工作主要是指對生產、技術和經營管理的檔案信息開發。
檔案信息開發利用要重點服務于改善企業經營管理、提高產品質量、降低物質消耗和增加經濟效益等方面。
第二十九條 企業檔案信息開發利用的幾種形式1、在企業內部實行檔案開架閱覽。
2、編制并交流檔案目錄。
3、對檔案進行加工整理,匯編專題資料或編制產品、科研成果、基建工程簡介、文摘和數據手冊、圖表手冊、市場信息、用戶反映、國內外同行業生產情況介紹等。
第三十條 企業檔案開發與提供利用,必須嚴格執行保密制度。
第三十一條 對于積極主動開發與提供利用檔案,為發展企業生產、提高產品質量、降低物質消耗和增加經濟效益等做出貢獻的人員,企業應給予表揚和獎勵。
獎勵辦法按國家有關規定執行。
第五章 檔案管理體制
第三十二條 企業檔案管理涉及生產活動和黨、政群等各個部門,應由一位副廠長(副經理)分工領導,并且列入企業領導議事日程,作為考核企業領導人政績的一部分。
第三十三條 要加強和充實企業檔案管理機構,集中統一管理企業檔案工作。
有條件的大型企業要建立企業檔案館或企業檔案資料信息中心。
第三十四條 企業檔案部門是企業檔案、資料的貯存基地和利用中心,負責統籌、協調、組織、管理企業的檔案、資料工作。
第三十五條 檔案管理人員1、企業要配備適應檔案、資料工作需要的專職檔案人員,并且應有一定數量的專業技術人員。
2、大中型企業檔案部門的主要負責人應具備中級以上專業技術職務的學識水平和工作能力。
3、企業檔案管理人員享有專業技術管理人員待遇,按工程技術專業或檔案專業技術職務聘任。
第六章 附則
第三十六條 企業黨、政、工、團檔案管理按照*中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《機關檔案工作條例》的有關規定執行。
第三十七條 企業會計檔案管理按照財政部和國家檔案局制發的《會計檔案管理辦法》的有關規定執行。
第三十八條 企業人事檔案管理按照*中央組織部的有關規定執行。
第三十九條 集體企業、鄉鎮企業可參照本規定執行。
第四十條 本規定由國家檔案局負責解釋。
第四十一條 本規定自發布之日起執行。
國家檔案局、 國家經委、 國家計
第10篇 油品調運分公司人事檔案管理辦法
工貿油品調運分公司人事檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為了提高zz石油(集團)工貿有限公司油品調運分公司(以下簡稱“油品調運分公 司”或“公司”)檔案管理水平,有效地保護和利用人事檔案,使其更好地為企業改革發展 服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《z省檔案管理條例》、《干部檔案工作條例》和 工貿公司有關規定,特制定本辦法。
第二條 本辦法適用于公司機關各部門及各駐站。
第三條 本辦法中的人事檔案指企業人力資源等有關部門在工作中形成的記載個人經歷、政 治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料,是人力 資源管理與開發、反映個人成長歷史的憑證和依據。
第四條 人事檔案工作實行統一領導、分級管理的原則,管理時要注意維護檔案完整與安全 ,便于企業各方面的利用。任何部門和個人不得私自保存、擅自銷毀或據為己有。
第二章 組織機構及職責
第五條 人事檔案是由公司綜合辦公室統一管理,業務工作接受上級有關業務部門的監督。
第六條 綜合辦公室的主要人事檔案管理職責是:
(一)貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策;
(二)建立健全公司人事檔案工作規章制度;
(三)負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供公司各級員工的人事檔案;
第三章 歸檔
第七條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,綜合辦公室應收集公司員工的工 作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反 映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。
第八條 歸檔要求:
(一)收集的人事檔案材料,必須經過認真的鑒別,做到真實準確,完整齊全,文字清楚, 對象明確,手續完備、具有保存價值。需經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章簽字后方 能歸入人事檔案。
(二)人事檔案歸檔材料必須統一使用十六開規格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或 紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。
(三)凡需銷毀的材料必須詳細登記,并經人力資源部負責人和主管領導審查批準,由專人 負責監銷。
(四)不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔。
(五)檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規格應按照統一的標準進行制作與裝訂,以便于查 找。
第九條 公司要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由綜合辦公室人事干事、組織干 事負責收集各部門的歸檔材料。
第四章 管理和利用
第十條 人事檔案管理人員對人事檔案材料按在職/退休、干部/職工檔案進行分類、編號、 排架。對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管,并按規定收取管理費。
第十一條 建立人事檔案登記和統計制度以及各類檔案名冊,每半年做一次檢查核對,做到 檔案號與檔案名冊編號一致,發現問題及時解決。
第十二條 根據安全保密,便于查找的原則,人事檔案應嚴密科學地保管;人事檔案管理人 員應嚴格執行保密制度,不得泄露檔案內容,確保檔案的絕對安全和準確無誤。
第十三條 凡需利用本單位人事檔案的,必須由綜合辦公室上報主管領導,經審批后方可進 行;應妥善保存重要、珍貴的檔案,用復制品代替原件提供利用。
第五章 檔案的傳遞
第十四條 員工在公司工作期間形成的各類材料必須在調離公司前全部歸檔后再做檔案移交 。
第十五條 對人事檔案的接收、移交必須嚴格履行相關手續,做好登記與審批工作,留存雙 方交接單備查。
第十六條 人事檔案應通過機要交通渠道傳遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。如外 單位派專人提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,否則不予辦理。
第十七條 收到接收單位調檔函后,必須經綜合辦公室負責人同意簽署意見方可轉出。檔案 轉出后,應聯系確認檔案是否轉到,并收取對方回執以防丟失。
第六章 附則
第十八條 本辦法由綜合辦公室負責解釋和修訂。
第十九條 本辦法未盡事宜,按國家相關法律法規和集團公司、工貿公司相關規定執行。
第二十條 本辦法自頒布之日起施行。
附件:
人事檔案材料收集歸檔范圍
1.員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免 呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批 表,軍隊轉業部門審批表等。
2.錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續聘審批表,退職材料。
3.出國出境人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。
4.黨代會、人代會、政協會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登 記表和委員的簡歷表、政績材料。
5.辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。
6.評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表,專業技術職務考績 材料以及聘任專業技術職務的審批表。
7.員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表, 組織審查報告,上級批復以及所依據的證明材料。
8.黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員 登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料,民主評議黨員工作中形成的組織 意見。民主評議黨員登記表,優秀黨員事跡及審批材料。認定為不合格黨員被勸退或除名的 主要事實依據材料和審批材料,*材料,取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申 請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。
9.干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材 料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。
10.表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。
11.各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12.員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13.體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14.辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。
15.高等教育
、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學 習成績登記表、畢業登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。
16.學生學籍變動記錄材料。
17.學生在校期間每學年的思想品德評定表。
18.畢業學生體檢表。
第11篇 人事檔案室管理規定辦法
檔案管理 亦稱檔案工作,是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱,也是國家檔案事業最基本的組成部分,來看小編為大家整理的關于人事檔案室管理規定:
人事檔案管理辦法
第一章 基本原則
第一條 為了提高檔案管理水平,有效地保護和利用檔案,更好地為我公司各項工作服務,根據*中央組織部、國家檔案局發布的《干部檔案工作條例》(組通字[1991]13號),特制定本辦法。
第二條 人事檔案工作是企業組織人事工作的重要組成部分,也是企業檔案工作的重要組成部分。
它是為貫徹執行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能,知人善任,歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。
第三條 人事檔案是企業人事管理等有關部門按照黨的政策,在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料,是人力資源管理與開發的重要依據,是反映個人成長歷史的憑證和依據,應由公司人力資源處人事檔案室集中統一管理。
第四條 在人事檔案管理工作中,必須嚴格貫徹執行黨和國家的有關檔案保密的法規和制度,嚴密保管,確保檔案的完整與安全。
第二章 體制、任務和人事檔案干部
第五條 人事檔案是企業檔案的一個組成部分,集中納入人力資源處統一管理,業務工作接受公司黨委領導和上級有關業務部門的檢查指導。
第六條 人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業人事檔案工作規章制度,負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。
第七條 人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、*思想,堅持四項基本原則,作風正派,責任心強,刻苦鉆研業務,不斷提高政治、業務素質,努力做好本職工作。
第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求
第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌,人事檔案室要經常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料,充實檔案內容。
具體收集歸檔范圍見附件。
第九條 公司各級黨委(總支)、各廠、各處室(科室)要建立主動送交人事檔案材料的工作制度,并由各單位黨委(總支)的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔,員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。
第十條 收集的人事檔案材料,必須經過認真的鑒別,屬于歸檔的材料應真實準確,完整齊全,文字清楚,對象明確,手續完備、具有保存價值。
需經組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。
第十一條 不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經過鑒別,可分別情況予以處理。
凡銷毀材料必須詳細登記,并報請人力資源處負責人審查批準,由專人負責監銷。
第十二條 人事檔案材料,須統一使用十六開規格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。
第四章 人事檔案的管理和利用
第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規定進行整理,并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。
人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管,并按有關部門的規定收取管理費。
第十四條 對人事檔案應建立登記和統計制度,建立各類檔案名冊。
每半年檢查核對一次檔案,做到檔號與檔案名冊編號一致,發現問題及時解決。
嚴格執行保密制度,確保檔案的絕對安全和準確無誤。
第十五條 根據安全保密,便于查找的原則,人事檔案應嚴密科學地保管。
檔案庫房應是堅固的,具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房,配置鐵質檔案柜。
庫房內應保持清潔,整齊和適宜的溫濕度。
第十六條 檔案卷皮,目錄和檔案袋的樣式、規格按標準制作,干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發的《干部檔案整理工作細則》和有關規定執行。
第十七條 嚴禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。
不得在電話里泄露檔案內容。
第十八條 做好檔案管理的各項基礎工作,編制檢索工具,逐步實現人事檔案的現代化管理,便于提供利用。
第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證,必須由人事檔案室辦理。
有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章,方能有效。
第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續,有案可查。
查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。
第五章 檔案的轉遞
第二十一條 人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送,不準郵寄或交本人自帶。
如外單位派專人來提取,必須持人事或組織部門出具的介紹信,一般介紹不予辦理。
第二十二條 如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案,必須經人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。
有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室,由人事檔案室統一轉遞。
檔案轉出后,逾期一個月未見對方退回回執應寫信催回,以防丟失。
第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動,干部職務變動而及時調整,公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。
因商調而轉出檔案后,人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功,如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案,最多不超過三個月。
第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起,按有關部門的收費規定收取檔案保管費。
第二十五條 公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作,學生分配單位有變化時應及時通知檔案室,以使檔案能正確投遞。
附件
人事檔案材料收集歸檔范圍
1、員工調配、任免、考察考核等工作中形成的各種登記表(如職工履歷表、登記表),任免呈報表(包括上報的考察材料),鑒定、民主評議和組織考核形成的綜合材料,離退休審批表,軍隊轉業部門審批表等。
2、錄用和聘用工作中形成的錄用和聘用審批表,政審材料,續聘審批表,退職材料。
3、出國出鏡人員審批表、登記表及在外表現情況的鑒定材料。
4、、人代會、政協會議的工、青、婦等群眾團體代表會以及民主黨派代表會的代表登記表和委員的簡歷表、政績材料。
5、辦理工資、待遇工作中形成的審批表和解決待遇問題和審批材料。
6、評聘專業技術職務(職稱)工作中形成的專業技術人員任職資格申報表,專業技術職務考績材料以及聘任專業技術職務的審批表。
7、員工更改姓名、民族、年齡、入黨入團時參加革命工作時間等過程中形成的個人申請表,組織審查報告,上級批復以及所依據的證明材料。
8、黨團組織建設中形成的入黨志愿書(1-2份系統的)和轉正申請書、自傳、政審材料、黨員登記表、不予登記的決定、組織審批意見及所依據的材料,民主評議黨員工作中形成的組織意見。
民主評議黨員登記表,優秀黨員事跡及審批材料。
認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據材料和審批材料,*材料,取消預備黨員資格的組織意見;入團志愿書、申請書、團員登記表、退團材料;加入民主黨派的材料。
9、干部審查工作中形成的調查報告、結論、上級批復、個人結論的意見、檢查交待、旁證材料;甄別復查結論、調查報告、批復及有關的主要依據材料。
10、表彰獎勵活動中形成的各種先進人物登記表、審批表、先進模范事跡。
11、各種處分決定、調查報告、上級批復、本人交待及旁證材料、刑事判決書。
12、員工的創造發明、科研成果、著作、譯著和有重大影響的論文等目錄。
13、體格檢查中確診有殘疾的體檢表及工傷致殘確定殘廢等級的材料。
14、辦理喪事活動中形成的悼詞、訃告;非正常死亡的調查報告。
15、高等教育、國民教育、成人教育和干部進修、培訓工作中形成的學生(學員)登記表、學習成績登記表、畢業登記表,授于學位的材料,學歷證明書,學習鑒定材料。
16、學生學籍變動記錄材料。
17、學生在校期間每學年的思想品德評定表。
18、畢業學生體檢表。
19、其他可供組織參考有保存價值的材料。
第12篇 附屬中學人事檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為進一步加強我校人事檔案管理，提高科學管理水平，及時地收集、整理和有效地保護利用人事檔案，使之更好地為我校的教學、教育和黨政管理服務。依據*中央組織部和國家檔案局聯合頒發的《干部檔案工作條例》、*中央組織部《關于干部人事檔案材料收集歸檔規定》，結合我校實際，制定本辦法。
第二條 人事檔案是學校辦公室按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用（聘用）干部等工作中，記載干部個人經歷、政治思想、品德作風，業務能力、工作表現、工作實績和成績貢獻等內容所形成的文件材料，是歷史地全面地考察了解我校教職工的重要依據，是為貫徹黨的選賢舉能、知人善用的用人政策服務的。
第三條 人事檔案管理包括檔案材料的歸檔范圍及要求，檔案的整理、保管與保護，檔案的提供和利用，檔案的轉遞和檔案管理人員職責的確定等內容在內的全部人事檔案工作，它是檔案工作的重要組成部分。
第四條 我校的人事檔案工作由檔案室統一管理，負責維護檔案的完整和安全，業務上接受上級檔案行政管理部門和黨委的監督和指導。
第五條 人事檔案設置專職、專責、專庫保管，嚴格貫徹執行《中華人民共和國檔案法》和《國家保密法》。
第二章 檔案材料的歸檔范圍
第六條 對國家規定應立卷歸檔的人事檔案材料，必須在形成正式材料后一個月內，送交檔案室歸檔，集中管理，其歸檔材料的范圍如下：
(一)干部（工人）履歷表、教職工登記表、任免呈報表、畢業鑒定表、考察和考核等工作中形成的各類人員登記表、離退休人員審批表。
(二)組織鑒定材料：組織審定、考察和考績材料等工作中形成的各類人員登記表和人員調動鑒定材料；組織審定考察以及年度（或學年度）考核登記表。
(三)更改姓名、民族、出生日期、國籍和參加革命工作時間等過程中形成的個人申請、組織審批、上級批復以及所依據的證明材料。
(四)國民教育、成人教育（大中專）、黨校及各種短期業務培訓學習中形成的學生（學員）登記表、考生登記表、學習成績表、畢業生登記表、畢業生鑒定表、授予學位的材料、學歷證明書；培訓結業成績登記表、學習鑒定、學員思想小結（結業）、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。
(五)評審（考試）專業技術職稱（資格）和聘任專業技術職務工作中形成的有關材料：專業技術職務任職資格評審表、申報表等材料。
(六)辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉正定級審批表、各項工資變動審批表，登記表、提職晉級和獎勵工資審批表、享受專家特殊津貼的呈報表、解決各種待遇問題的批復等材料。
(七)錄用、聘用教職工工作中形成的審批表、合同書、協議書，政審考核材料、續聘審批表、解聘和辭職審批材料。
(八)辦理出國（出境）人員審批表、備案表；在國外、境外表現情況或鑒定材料；出國、出境審批表(要注明出去和返回的時間及出去的目的)。
(九)各種表彰、獎勵材料：勞動模范、先進工作者、有突出貢獻者、優秀專家、國家科技進步獎、優秀黨、團員審批（呈報）表、先進事跡材料、校級通報表揚等材料。
(十)學校紀律檢查、監察和行政管理工作中行形成的處分決定或記過材料、學校通報批評材料；撤消處分的有關材料等。
(十一)入團、入黨志愿書、申請書和轉正申請書；綜合性政審材料及有關的證明、考察材料；自傳、黨員登記表；民主評議黨員登記表、優秀黨員事跡及組織審批材料、取消預備黨員資格的組織意見；參加入民主黨派的有關材料。
(十二)學校組織布置填寫的履歷表、自傳、組織鑒定和自我鑒定材料。
(十三)教職工取得?？膭撛彀l明、重大科研成果、著作或譯著、有重大影響的論文等目錄。
(十四)其他可供組織參考有保存價值的材料。
第三章 歸檔要求
第七條 歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。送交的材料必須完整齊全、真實，文字清楚，結論、對象明確，手續完備，并寫明承辦單位及時間的正式文件材料。凡規定應由組織審查蓋章的，須有組織蓋章。規定要同本人見面的材料，一般應有本人的簽字（本人見面后未簽字的，可由組織注明）。任免呈報表（包括上報的考察材料）和錄用審批表，必須注明批準的機關名稱、時間和文號。教職工在校工作期間學習所獲得的學歷、學位相關材料，以及評定專業技術任職資格方面的材料，應是報考前經學校備案或經學校同意送評的方可收錄。
第八條 凡歸檔材料須按要求使用辦公用紙、不褪色的純黑墨水書寫（或打?。Ｒ宦刹坏檬褂勉U筆、圓珠筆、紅色及純藍墨水和復寫紙書寫。
第九條 凡歸檔的材料一律用原件，不得采用復印件代替原件存檔。特殊情況存入復印件的，應在復印件上注明原件所在單位，并加蓋公章。
第十條 凡需歸檔的材料，一律由學校檔案室負責審定。其他單位和個人均不得任意將不該歸檔的材料歸檔。
第十一條 送交的歸檔材料不齊全或不清楚的，送交材料單位或個人應按規定補齊整理到符合要求后再歸檔。
第十二條 各單位應主動將平時形成的歸檔材料及時送交檔案室存檔，以保證人事檔案材料的完整性、及時性和便于提供利用。
第十三條 教職工辭職、退職、自動離職、被辭退（解聘）、開除后另就業的，其檔案轉到有關的組織、人事部門保管；不具備保管條件的單位，應轉人事部門所屬的職業介紹服務中心保管。在本校重新就業的，其檔案仍由我校保管。
第十四條 教職工被開除公職后未就業的，其檔案仍由我校保管，另就業的，其檔案轉有關的人事勞動部門保管。
第十五條 出國出境不歸，失蹤或逃亡人員的檔案仍由我校代為保管。
第十六條 學校教職工去世以后，其檔案在人事檔案庫繼續保管5年，5年后轉出人事檔案庫單獨存放,保管期限為永久。
第四章 檔案的整理、保管與保護
第十八條 檔案室設立人事檔案室，由人事檔案室專門負責整理、保管、保護人事檔案。
第十九條 整理人事檔案，須熟知黨的干部、人才、人事政策、熟知檔案工作專業知識，熟知檔案管理有關規定，掌握修復、打印、抄寫、壓平、剪裁、糊表等檔案整理工作的方法和技能，做到收集完整，鑒別準確、整理有序、保管安全，便于利用。
第二十條 人事檔案的卷皮、目錄和檔案盒（袋）的樣式 、規格、按國家統一的標準制作。
第二十一條 檔案室應根據安全保密、便于查找的原則，對人事檔案進行科學地保管。要建立嚴格的登記和統計制度，每年全面檢查核實一次，發現問題及時解決。
第二十二條 嚴禁任何個人保存他人檔案。對利用人事檔案材料營私舞弊的，應視情節輕重，予以嚴肅處理，對違犯《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》的，依法處理。
第五章 檔案的提供和利用
第二十三條 因工作需要（如考察、任免、調動、政治審查、組織處理、確定參加工作時間、入黨、出國、職稱待遇等）查閱或借用人事檔案，須遵守下列規定：
（一）校外單位來借閱人事檔案時，須持本單位組織（或人事）等部門出具的介紹信，并經學校辦公室的主要負責人簽署意見，分管校長批準后，方能提供查閱。
（二）查閱檔案應在檔案室進行，檔案一般不外借。如確因工作需要，必須借出時，校內部門，需由借閱部門主要負責人簽署意見；校外部門，須由校內部門派人向檔案室借出，同時負責催還；借閱檔案要嚴格履行登記手續，限期歸還，不得擅自轉借他人。
（三）凡查閱干部檔案，利用部門應派*黨員干部到檔案室查閱；非黨人員不能查閱黨員檔案；群眾不能借閱檔案；下級人員借閱上級人員檔案時，必須由利用部門主要領導出示手續；任何人不得查閱或借用本人及其親屬的檔案。
（四）查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈畫、抽取、撤換檔案材料。查閱者不得泄漏或擅自向外公布檔案內容，違犯者要視情節輕重，予以批評教育，直至處分。屬于假公濟私者，按違犯《檔案法》處理。
（五）借用、查閱檔案的部門或個人，不得擅自拍攝復制檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示學校辦公室審查批準后才能復制（拍攝）。
第六章 檔案的轉遞
第二十四條 檔案的轉遞須遵守以下規定：
(一)因工作調動或辭職時，檔案管理部門應及時將檔案轉出。檔案轉出一律通過機要發出或派專人轉遞，嚴禁個人攜帶。不準郵寄。
(二)轉遞檔案必須按統一規定的“檔案轉遞通知單”的項目詳細登記，嚴密包封。轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出；對轉出的檔案，應索要回執，逾期一個月未見回執者，轉出部門應催問查實，防止丟失。
(三)離校人員的檔案一經寄出，有關單位如再發現缺少歸檔的單項材料，原則上應由形成該材料的單位負責補辦寄發，必要時檔案室予以配合。
第七章 檔案管理人員職責
第二十五條 教職工人事檔案管理工作人員，必須忠于職守、堅持原則，熟悉業務、掌握政策、認真鑒別、嚴格把關、保守機密，積極主動、認真負責地做好教職工人事檔案的收集歸檔工作。
第二十六條 從本校實際出發，加強日常管理工作，健全有關規章制度，有針對性地采取各種技術措施和辦法，盡可能消除可能影響檔案損壞的不利因素，延長檔案壽命和保護好檔案的安全。
第二十七條 做好經常性的收集、整理、檢查核對和歸檔工作，保管好全校教職工的人事檔案材料。
第二十八條 積極開展檔案保管、利用和保護技術等業務研究，促進教職工人事檔案工作制度化、規范化和科學管理水平的提高，逐步創造條件實現人事檔案管理現代化。
第二十九條 本規定自公布之日起執行。
