第1篇 員工檔案管理制度范例
公司的各員工檔案也分為員工的入職檔案,培訓和工作業績檔案等方面,對于這些員工檔案進行管理,一定要制定怎樣的管理制度呢以下提供的員工檔案管理制度的資料,可供參考。
員工檔案分為原始檔案和業績、培訓檔案。
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業錄用的具有本市城鎮戶口的員工,其原始資料由本企業調入、保管。
2、凡本企業錄用的具有城鎮常住戶口的員工,自簽訂勞動合同試用期滿后,按本企業調檔要求,將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的,本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料,未經批準不調檔者或逾期未調檔者企業有權與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規定:
⑴查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》,經主管領導審批后,由人資行政部統一辦理,其它任何部門無權查閱員工原始檔案。
⑵查閱員工原始人事檔案所獲資料,由人資行政部統一保存或使用后統一銷毀。
⑶員工存檔卡由人資行政部負責統一保管,員工離職辦理完畢各種手續后,退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。
⑷非本企業人員查閱原始檔案,原則上不予辦理,政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案,按原始人事檔案查閱審批程序,人資行政部協調辦理。
⑸員工在本企業工作期間,如有些情況需存入其原始人事檔案中,需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》,經主管領導審批后,由人資行政部辦理。
5、員工業績、培訓檔案:
員工業績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料,包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的復印件,員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
⑴人資行政部負責員工的培訓、業績檔案的整理歸檔及日常管理。
⑵員工培訓、業績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下(不含主管級)培訓、業績檔由人事文員管理。
⑶部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業績檔案。
⑷員工培訓、業績檔案按國家有關檔案管理規定記入員工的人事檔案。
⑸員工離職后,員工的培訓、業績檔案由人資行政部留存作為備查。
第2篇 s公司派遣員工檔案管理制度
某公司派遣員工檔案管理制度
為進一步健全我單位規章制度,維護單位及派遣員工的合法權益,避免糾紛產生,促進企業健康發展,結合實際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對勞務派遣員工的聘用及管理,請各部門相互配合,嚴格執行。
一、基本原則
公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統一領導、歸口管理的基本原則,檔案管理機構對派遣員工的全部檔案實施綜合管理。
二、根本要求
檔案經手及管理部門要維護檔案的完整與安全,便于公司對檔案的有效利用。
1.檔案的完整:一方面,從數量上,要保證檔案的齊全配套,不使應該集中保存的檔案缺文短頁,雜亂無章;另一方面,從質量上,也就是從系統性方面,要維護檔案的有機聯系,嚴防對檔案人為地割裂分散,或者零亂堆砌。
2.檔案的安全:一方面,從檔案的物質安全上說,要努力采取科學措施,對派遣員工的檔案進行很好的管理和保護,力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;另一方面,要加強保密工作,嚴防檔案的丟失和失密、泄密現象的發生。
三、派遣員工個人檔案的形成
嚴格遵守派遣員工的招錄流程,并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個人提交的文件材料歸入派遣員工個人檔案,編號歸檔。檔案材料根據不同應聘崗位的要求包括以下項目:
1.應聘登記表;
2.筆試成績表及面試評價表;
3.體測表;
4.體檢表;
5.培訓登記表;
6.考核登記表;
7.社會保險個人信息采集表;
8.派遣員工告知書;
9.無犯罪記錄證明(聲明);
10.個人承諾書;
11.勞動合同及補充協議原件;
12.派遣員工手冊簽收憑證(公司聯);
13.個人身份信息、學歷證書、資格證書、職稱證明等材料復印件;
14.員工離職相關材料;
15.解除(終止)合同證明;
16.其他與派遣員工聘用招錄有關的書面文件。
四、檔案管理
1.管理部門
派遣員工檔案歸口人力資源部(綜合辦公室),歸入人事檔案類別,與公司其他檔案分類編輯,統一管理。
2.歸口管理
2.1.歸檔前,要對歸檔材料進行鑒別,按照材料的屬性、內容、編號確定其歸檔的具體位置。
2.2.歸檔時要對材料的真實性進行鑒別后方可歸檔。
2.3.及時將新材料歸入檔案中。
3.檔案的查(借)閱
3.1.查(借)閱派遣員工檔案須經公司分管領導審核批準后方可,特殊情況下須經董事長審批,并進行借閱登記。
3.2.使用人因入黨、學歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的,由檔案管理人員向證明人核實情況后,可以出具證明材料。
3.3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長時間為一周,若借閱人未按規定及時歸還所借檔案,檔案管理人要及時催還,必要時為其續辦延長借閱手續,并要求到期歸還。
3.4.檔案管理員在出借檔案時要核實檔案材料,并在檔案歸還時核對材料是否完整或損壞,如發現材料損壞或丟失應及時向分管領導匯報。
4.檔案的保存和銷毀
4.1.檔案管理人員不得對檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀,并且嚴格保密,不得擴散。
4.2.檔案管理員要定期對檔案進行檢查,防治霉變、蟲蛀,防火、防水、防盜。
4.3.檔案原則上永久保存,對于已辭(退)職派遣員工的個人檔案,原則上自離職之日起3年后方可銷毀,銷毀時須經公司領導批準,并做好銷毀記錄。
五、制度生效
1.本檔案管理制度自即日起開始實施,在實施過程中應結合實際情況不斷進行完善,重新編輯或編制補充文件附于本文件之后。
2.《派遣員工檔案借閱申請單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷毀申請單》作為本文件附件。
第3篇 工作責任制度：員工檔案管理
員工檔案管理工作責任制度
(1)員工的入職、獎懲、請假、辭職表、勞動合同等《11份附件》文件必須保存二年以上。
(2)以上文件由人力資源部根據入職月份按系統或部門分類裝入文件袋歸檔,歸檔后統一存放在財務部資料房,未經人力資源部、財務部經理一致同意,任何人不得查閱或借出。;
(3)人力資源部對涉及薪資保密、員工個人保密信息等內容嚴格履行保密義務。
第4篇 員工人事檔案管理制度
員工人事檔案管理制度
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。
3.4 集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）復印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關系時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對并在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件后，如被盜、遺失、或水災火災之后；對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之后，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則并且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計并填寫《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計信息要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新并填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內容。
六、相關支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準確、編號規范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
第5篇 員工職業健康檔案管理制度
1員工職業健康檔案由行政部具體負責建立并專人統一管理,并定期對檔案的管理進行檢查。
2員工職業健康檔案的內容包括：員工的職業史、既往史和職業病危害接觸史、職業健康體檢結果報告和復查結果報告、健康體檢綜合分析及處理情況報告、職業病診療等有關個人健康資料。
3職業病觀察對象和職業禁忌癥處理意見書。
4職業病診斷檔案的內容包括：職業病診斷證明書、職業病診斷過程記錄、臨床檢查與實驗室檢驗等結果報告單、現場調查筆錄及分析評價報告、用人單位和勞動者提供的診斷用所有資料。
5相應作業場所職業病危害因素監測結果。
第6篇 車集煤礦員工:安全檔案管理制度
車集煤礦員工安全檔案管理制度
第一條 為了更準確、詳細掌握職工信息、安全狀況,更好地排查出安全管理的重點人員,不斷提升職工綜合素質,同時為職工評先、職務晉升及考核提供依據,特制定本制度,建立全礦職工安全檔案,并進行集中統一管理。
第二條 經管科每月分單位向安檢科提供全礦所有人員的基本信息(人員情況變更的要注明),包括姓名、年齡、性別、民族、身份證號碼、參加工作時間、工種等。
第三條 安檢科統一制定員工安全檔案格式,對全礦員工安全檔案進行統一管理。
第四條 安檢科在信息站建立事故、“三違”、隱患、不規范登記記錄本,各級管理人員將日常查處的“三違”、隱患、不規范行為等情況在安檢科信息站設立的記錄本上進行詳細登記,安檢科把登記的問題納入當天安全考核。
第五條 安檢科每天在礦早調度會上通報當天員工發生“三違”、隱患、不規范及處理情況。
第六條 安檢科信息站根據在早調度會通過的處理決定,將員工出現的事故、“三違”、隱患、不規范等情況在員工個人安全檔案臺賬上分單位進行登記。
第七條 各單位、科室及時將專業檢查、隱患排查及事故追查中有關員工安全檔案所需相關資料及時報送到安檢科,以便統計建檔,安檢科及時完善修訂檔案管理的相關內容。
第八條 員工安全檔案及相關資料由安檢科指定專人負責管理,電子版做好備份。檔案建立必須及時、完整、準確,不得隨意更改、嚴禁弄虛作假。
第九條 需要向其他科室或單位提供有關員工安全檔案資料時,必須經安檢科科長同意,特殊情況需請示分管礦領導。
第十條 因員工安全檔案管理不善,對員工利益或者有關單位造成損失的,根據影響情況,對責任人罰款200元~1000元,情節嚴重的給予行政或紀律處分。
第十一條 本制度自下發之日起執行。車礦字[2022]54號文件同時廢止。
第7篇 員工人事檔案管理制度范本
第一條人事檔案的內容。
員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括:
1.記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化進程的履歷,自傳材料;
2.員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑒別和評價,對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料;
3.對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料;
4.記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料;
5.記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。
第二條人事檔案保密規定。
公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴格保密,不得擅自向外擴散。
第三條員工個人情況變更規定。
1.員工進入公司后,由員工本人填寫《員工登記表》,其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等項目。
2.項目內容如有變化,員工應以書面方式及時準確地向人事部報告,以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正,確保人事部掌握正確無誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數據,并為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數據的分析,了解公司人員結構的變動情況,為制定公司人力資源發展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用,充分發揮員工檔案材料的作用,為公司人力資源的規范化管理奠定扎實的基礎。
